Der Verwaltungs- und Arbeitsaufwand zur Bearbeitung und Archivierung von papierbasierten Personal­unterlagen ist nicht nur in großen Unternehmen beträchtlich. Personalakten umfassen oft mehrere hundert Seiten und wachsen durch Nachweise und Weiterbildungszertifikate täglich. Sie benötigen viel Platz, liegen meist zentral an einer Stelle, sind damit nicht da, wo sie benötigt werden und können nicht von mehreren Personen gleichzeitig eingesehen oder bearbeitet werden.

Die digitale Personalakte ersetzt komplett den Personal-Aktenordner mit allen Mitarbeiterunterlagen. Ihre Personalakten sind stets für alle berechtigten Mitarbeiter von jeder Stelle aus zugreifbar. Das verringert Ihre Postumlaufzeiten und spart wertvolle Arbeitszeit.

Von der Bewerbung über den Anstellungsvertrag, die Zeugnisse, Verdienstnachweise u.v.m. bis hin zu Austrittspapieren und Rentenunterlagen werden alle Informationen elektronisch im pdf-Format aufbewahrt. Dadurch ist das Recherchieren, Anzeigen, Sortieren und Drucken von Personaldokumenten durch autorisierte Mitarbeiter problemlos möglich. Ferner sind Ihre Dokumente besser vor Missbrauch geschützt. Durch bestmögliche Verschlüsselung und ein sehr strenges Rechtesystem ist die Sicherheit der vertraulichen Daten gewährleistet. Eine hohe Systemverfügbarkeit und geringe Reaktionszeiten sorgen für eine große Akzeptanz bei den Nutzern.

Funktionen der digitalen Personalakte

• Neuanlage einer Personalakte z. Bsp. durch Übernahme erster Unterlagen aus Bewerbersystemen
• Scannen neuer Papierdokumente und Vergabe von Attributen
• Erfassung der Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen (E-Mail, Office-Dokumente, etc.)
• Suche nach Dokumenten über Attribute
• Wiedervorlage von Dokumenten über den normalen E-Mail-Postkorb
• Automatische Prozesse bei Änderung, Austritt u.ä.
• Bearbeiten und Verwalten von Dokumenten auf Attributsebene
• u.v.m.

Bei der Planung und Umsetzung einer Lösung für eine digitale Personalakte stehen wir Ihnen in allen Projektphasen kompetent zur Seite.

Profitieren Sie von unserer umfangreichen Projekterfahrung ob Planung und Durchführung der Bestandsübernahme oder Realisierung bis zum Roll-out der kompletten Lösung mit und ohne SAP-Einbindung. Sprechen Sie uns an, wir freuen uns auf Ihre individuelle Herausforderung!