Jun 19, 2009 | by admin | 0 Comments

15_dokumentenmanagementkIn vielen ECM-Einführungsprojekten wird die Frage diskutiert, ob und wenn ja welche der vorhandenen Bestandsdokumente in das neue System übernommen werden sollen. Sicher ist, dass ein leeres System keine Akzeptanz beim Nutzer findet. Also unbedingt füllen, wenn es genutzt werden soll. Manuelles Füllen durch die einzelnen Mitarbeiter dauert meist sehr lange, bindet viele Kräfte und nach einer gewissen Zeit gibt es keinen klaren Überblick, welche Dokumente migriert sind und welche nicht.

Das Einspielen elektronischer Dokumente geht am besten über spezielle Tools, wie zum Beispiel das migration-center oder eigens erstellte Importprogramme vom Fileserver in das entsprechende ECM-System.

 

Übernahmen von Papierdokumenten im großen Stil stehen auf einem anderen Blatt. Das Scannen ist meist aufwändig und kann je nach Vorgehen auch kostspielig werden. Alte Unterlagen müssen angefasst, bewertet, aufbereitet werden.

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