Jan 27, 2011 | by adoerks | 0 Comments

Anforderungen an eine E-Mail Management Lösung

Nahezu jedes Unternehmen kommuniziert in der heutigen Zeit über das Medium E-Mail. Alle denkbaren Dokumentarten werden auf dem elektronischen Postweg sowohl unternehmensintern als auch zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht. Diese Praxis bietet enorme wirtschaftliche Vorteile, allerdings birgt sie auch Risiken, denn die gesetzlichen Vorschriften, u.a. aus dem Handels- und Steuerrecht oder dem Datenschutzrecht gelten selbstverständlich auch für das E-Mail-Format. Zum Beispiel wurde im Jahr 2004 ein Manager einer Großbank zu 18 Monaten Haft verurteilt, weil er per E-Mail Mitarbeiter dazu aufgefordert hatte, aufbewahrungspflichtige Unterlagen zu vernichten. Unternehmen werden nach dem Gesetz verpflichtet, Inhalte von E-Mails entsprechend der jeweils gültigen Aufbewahrungsfristen einerseits aufzubewahren und andererseits, beispielsweise im Zuge einer Steuerprüfung, unverzüglich vorlegen zu können. Darüber hinaus sind Unternehmen gut beraten, rechtsrelevante Inhalte von E-Mails aus Eigeninteresse aufzubewahren, um im Fall eines Rechtsstreits eine lückenlose Dokumentation der Geschäftsprozesse vorlegen zu können. Die genannten Anforderungen stellen viele Unternehmen vor eine enorme Hürde, da die wenigsten mit dem Einzug des Mediums E-Mail die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Erfüllung der Anforderungen in die Geschäftsprozesse eingeführt haben.

Der Einsatz von EMC SourceOne hilft Unternehmen dabei, die Anforderungen an das E-Mail Management zu erfüllen. Ein Großkunde der fme AG legt beispielweise den Anforderungsschwerpunkt im Thema E-Mail Management auf das stringente Löschen von E-Mails nach Ablauf einer definierten Aufbewahrungsfrist, um auf eDiscovery Fälle vorbereitet zu sein. Die Konzeption und Umsetzung für nahezu 100.000 Postfächer verlangt eine stringente Projektplanung und ein durchdachtes Rolloutkonzept sowie eine exakte Konfiguration von EMC SourceOne.

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Jan 6, 2011 | by admin | 0 Comments

Wie mache ich mein DMS rechtssicher?

Gesetze und Regularien verpflichten, Dokumente (Dokumentationen) nach bestimmten Vorgaben aufzubewahren. Geschäftsführer und Vorstände haften bei Verstößen persönlich und gesamtschuldnerisch. Hinzu kommt das Eigeninteresse des Unternehmens, bestimmte Geschäftsdokumente und Unternehmenswissen organisiert abzulegen und auch gezielt unter Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben. Rechtskonformes Dokumentationsmanagement bezeichnet die effektive Steuerung zur sicheren Aufbewahrung und die kontrollierte Vernichtung von Dokumenten und Dokumentationen über den gesamten Lebenszyklus. Die Technologie ermöglicht auf diese Weise von der Collaboration-Phase über die Dokumentenmanagement-Phase, die Records Management-Phase bis in die Archiv-Phase den kontrollierten Umgang mit Unternehmensinformationen. Nicht mehr notwendige Dokumente können so kontrolliert vernichtet werden.

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