»Ich möchte 15.000 Dokumente migrieren – was kostet mich das?«
Okt 26, 2018 | by Larissa Gräff | 0 Comments

Ich möchte 15.000 Dokumente migrieren – was kostet mich das?

Kennen Sie diese Sätze, die in jedem Berufsbild einfach dazu gehören?
»Sind die Brötchen auch frisch?« – »Aber wirklich nur die Spitzen schneiden.« – »Ist der Platz am Fenster noch frei?« oder auch »Ich möchte 15.000 Dokumente migrieren – was kostet mich das?«
Den letzten Satz habe ich in den vergangenen sechs Jahren sehr oft gehört und zähle ihn definitiv zu meinen Top drei.

 

»Migrationen sind doch nicht so kompliziert«

Als ich bei fme startete, hatte ich ehrlich gesagt keine Ahnung von Migrationen. Okay – Dokumente werden von A nach B geschoben. Die User machen einfach da weiter, wo sie am Vortag aufgehört haben. So schwer kann das ja nicht sein?!? Und wir haben dafür sogar unser fme Produkt, das migration-center. Das macht alles automatisch und neben ein paar Lizenzen brauche ich nichts, um mit meinem neuen System durchzustarten. Da kann ja nichts mehr schiefgehen. Oder etwa doch?

Je tiefer die Einblicke werden, desto eher begreift man, dass es doch gar nicht so sehr um das einfache »Verschieben«, sondern vor allem um die Sicherung aller wichtigen Informationen geht. Es ist nicht damit getan, einem Tool zu sagen »Führe die Migration durch.«, wenn die Daten auch weiterhin in einem verwertbaren Zustand für die User zur Verfügung stehen sollen.

 

»Migrationen? Dafür haben wir kein Budget eingeplant«

Die Migration ist häufig das ungeliebte Stiefkind in einem Projekt. In vielen Unternehmen wird es als »notwendiges Übel« angesehen. Wenn Budget dafür eingeplant ist, dann teilweise völlig unter dem, was realistisch ist.
So kommt es immer wieder vor, dass ich in Kundengesprächen auf Migrationen angesprochen werde: »Frau Gräff – ich habe hier in meinem Altsystem 15.000 Dokumente. Was kostet mich denn die Migration?«. Die beste Antwort hieraus ist leider »Es kommt drauf an.« – die Standardwaffe der Vertriebler :), doch genauso ist es…

Es gibt so viele offene Punkte, die mir in diesem Moment durch den Kopf gehen:

  • Wie sehen die Altdaten aus? Können wir einen Auszug aus dem Altsystem bekommen?
  • Wie sieht das Zielsystem aus? Ist es bereits fertig gestellt oder vielleicht noch in der Entwicklung?
  • Wann soll das System produktiv genutzt werden – wann sollen die Daten zur Verfügung stehen?
  • Handelt es sich um ein validiertes System?
  • Sind die Daten in dem alten System homogen oder eher heterogen?
  • Ist eine 24/7 Verfügbarkeit der Quell- und Zielsysteme bei der Migration zu gewährleisten?
  •  …

An dieser Stelle wird bereits deutlich: Die Anzahl der Dokumente, die es zu migrieren gilt, spielt keine primäre Rolle in dem Prozess der Migration.

Zurück im Büro stelle ich bei meinen Beratungskollegen DEN Satz in den Raum, der viele Fragezeichen nach sich zieht: »Ich habe eine Anfrage für eine Migration von 15.000 Dokumenten.« An dieser Stelle atmen sie kurz durch und löchern mich schließlich mit Fragen, die ich dann bereits teilweise beantworten kann.

Die erste Rückfrage, die ich den Kunden daher immer stelle, ist die nach der Migrationsstrecke. Von wo nach wo wollen Sie denn überhaupt migrieren? Dies gibt bereits einen sehr kleinen Einblick in die Komplexität. Das zweite und fast noch wichtigere Kriterium ist die Datenqualität – wie sehen Ihre Daten im Altsystem aus? Informationen darüber erarbeiten sich unsere Migrationsexperten in einem ersten Vorprojekt oder PoC (Proof of Concept).

Weiterhin relevant sind Informationen zum Nachweis zu Validierung als auch die zu migrierenden Objektklassen. Sie merken – für eine erste Einschätzung ist die Anzahl der Dokumente schlicht nicht relevant – ob wir das implementierende Regelwerk zur Migration für 1.000 oder 10.000 Dokumente schreiben hat zwar einen Einfluss auf die Migrationsdauer, jedoch nur sehr geringfügig auf die entstehenden Kosten.

Im nächsten Schritt gehen wir in die direkte Kommunikation und schlagen einen gemeinsamen Expertentermin vor, bei dem in die Details geschaut wird. Als Kunde werden Sie auch hier gelöchert mit Fragen – Ihr Input ist die Grundlage für das weitere gemeinsame Vorgehen. An dieser Stelle kommt nun auch zum ersten Mal unser migration-center ins Gespräch.

 

»Das migration-center deckt doch das alles sicher ab, oder?«

Das fme Produkt wurde von unseren Mitarbeitern in den letzten 14 Jahren kontinuierlich weiterentwickelt und hat sich seither weltweit am Markt etabliert. Eine globale Supportorganisation unterstützt unsere Kunden täglich. fme migration-center ist mittlerweile auf der ganzen Welt vertreten.

Das migration-center bietet eine Reihe von Funktionalitäten, die es erlauben, große Datenmengen basierend auf einem definierten Transformationsprozess von A nach B zu schieben. Eine leistungsstarke Datenbank in unserem Core speichert Informationen zu Dokumenten, Ordnern, Quell- und Ziel-Metadaten und einiges mehr. Je nach Umgebung sind wir damit in der Lage, Ihre Daten hoch performant von A nach B zu bewegen.

Ein wichtiger Punkt für unsere Kunden im Life Science Umfeld ist die Fähigkeit, mit Migrationen im validierten Umfeld umzugehen. Hierfür sind wir ebenfalls bestens gerüstet.
Sie möchten mehr wissen? Schauen Sie gerne auf unserer > migration-center Webseite vorbei.

Wenn wir mit Ihnen über das Tool sprechen, haben wir hierzu noch eine Reihe nützlicher Hinweise parat, die der Projektleiter vor Projektstart kennen sollte. So empfehlen wir z. B. Nutzerstrukturen und Rechte nicht 1:1 zu übernehmen, da die alten Strukturen meist den aktuellen Anforderungen des Unternehmens nicht mehr gerecht werden. Kunden sollten sich besonders hier die Frage stellen, ob nicht ggf. Verbesserungspotenzial besteht und eine neue Struktur die Anforderungen besser abbilden würde. Ähnlich verhält es sich bei der Informationsqualität der Metadaten, auch hier besteht häufig Handlungsbedarf.

 

»Wir können ja auch mit einem leeren System starten«

Nachdem der Kunde sich nun allen Fragen gestellt und die Informationen dazu erhalten hat, kommt bei ihm häufig der Gedanke auf, dass eine Migration vielleicht doch gar nicht so notwendig sei. An dieser Stelle stockt uns häufig der Atem – mit einem leeren System starten? Davon raten wir dringend ab, um die Akzeptanz bei den Nutzern nicht zu gefährden. Bisher sind wir an dieser Stelle häufig auf Verständnis gestoßen – stellen Sie sich vor, Sie haben lange Zeit ein neues System gebaut und schließlich eingeführt und am Ende nutzen Ihre User es ganz einfach nicht?!?

Wir empfehlen als folgenden Schritt gerne einen Piloten oder Proof of Concept. Hier werfen wir gemeinsam mit Ihnen nochmal einen genaueren Blick auf die Daten und definieren Datensets für eine Testmigration. Hierfür werden bereits Migrationsregeln erstellt, anhand derer die Migration durchgeführt wird. Dieses Vorgehen ist erprobt und hat bereits eine Vielzahl von Vorteilen:

  • Die Abschätzungen für ein Migrationsprojekt sind in jedem Fall besser machbar, da wir mehr Grundwissen haben. Viele Kunden fragen Festpreise an – diese können wir bei Migrationen ganz ohne PoC in der Regel nicht anbieten, da wir die Umgebungen nicht kennen.
  • Sie als Kunde sehen direkt Ergebnisse und können sich ein Bild von der anstehenden Migration machen.
  • Die Migrationsregeln können wiederverwendet werden – d. h. die Investition, die hier getätigt wird, ist im Folgeprojekt noch immer nutzbar.

Während des gesamten Prozesses sind Sie unser wichtigster Inputgeber. Wir unterstützen Sie mit einer technisch einwandfreien Migration, jedoch ist es wichtig, dass Sie uns sagen, wie die Daten im Zielsystem aussehen sollen. Das Mappen von Metadaten ist hier ein Punkt, den wir bei Ihnen anfragen werden. Sie sind also fest in die Migration involviert und erhalten regelmäßige Informationen dazu. Der iterative Prozess funktioniert nur gemeinsam.

 

»Wann können Sie loslegen?«

Meine Lieblingsfrage :). Wenn das Vorgehen Ihnen zusagt, versuchen wir alles möglich zu machen, um unsere Verfügbarkeit Ihrem Projektplan anzupassen. Für einen PoC stellen wir Ihnen auch gerne eine Testlizenz für das migration-center zur Verfügung und unterstützen Sie mit erfahrenen Migrationsspezialisten, sodass Sie gut vorbereitet in das Rollout-Projekt starten können.

Und mit all diesen Hintergrundinformationen gebe ich Ihnen auch sehr gerne eine Preisauskunft über die Migration von 15.000 Dokumenten.

Wir freuen uns > von Ihnen zu hören