Alfresco meets SAP
Feb 27, 2009 | by admin | 0 Comments

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Alfresco und SAP- passt das wirklich zusammen? Die Antwort ist: „Ja – it’s possible!“ Als Open-Source-ECM-System im Jahr 2005 gestartet, blickt Alfresco auf eine erfolgreiche Historie zurück, denn wie im amerikanischen als auch europäischen Raum ist Alfresco mit seinem Produkt erfolgreich.

SAP als weltweit führender ERP Hersteller aus Walldorf hat mit seinen Anwendungen von SAP R/2 (Hostorientiert) über SAP R/3 bis zum heutigen SAP ERP eine umfassende Lösungssuite für – fast alle – betriebswirtschaftlichen Belange. Nur die Ablage von prozessrelevanten Dokumenten hat SAP – obwohl viel Technologie im SAP ERP vorhanden – nie hinreichend gelöst. Nicht umsonst ist Deutschland einer der größten Märkte für ECM Anbieter, die auch i.d.R. eine SAP Integration anbieten. Die Idee: Basierend auf unseren Erfahrungen und technischem Know-how mit Alfresco, ergänzt um die OEM-Lösung eines unserer Partnerunternehmen, eine Schnittstelle zwischen SAP ERP und Afresco zu schaffen.

Die Lösung: Alfresco als Content Repository für SAP ERP
Die Systeme sind vorhanden, wie erfolgt die Verbindung dieser unterschiedlichen Welten? SAP ERP bietet hier eine standardisierte Schnittstelle namens SAP ArchiveLink. Das entsprechende Pendant seitens Alfresco wurde von fme erstellt.

Was ist SAP ArchiveLink?
SAP ArchiveLink ist eine in die Basiskomponente des SAP-Systems integrierte Kommunikationsschnittstelle zwischen den Anwendungskomponenten und externen Komponenten (Ablagesysteme oder allgemeine Desktopapplikationen). Im Regelfall wird im Kontext der ArchiveLink-Schnittstelle die Verbindung von Archivierungs- oder Dokumentenmanagementsystemen zum SAP System adressiert. Zu SAP ArchiveLink gehören die folgenden Schnittstellen:

  • Benutzerschnittstelle
  • Schnittstelle zu den Anwendungskomponenten von SAP
  • Schnittstelle zu externen Komponenten

Der fme ArchiveLink Adapter
Basierend auf dem KGS SAPALink Framework wurde von fme ein Adapter zur Verbindung von Alfresco und SAP entwickelt.

Das KGS SAPALink Framework in Form des KGS Content Servers und dem OLE DMS Frontend vermittelt zwischen dem SAP ERP inkl. SAP-GUI und kapselt damit den größten Teil der Archivelink-Schnittstelle. Als OEM Produkt wird der KGS SAPALink Framework von vielen etablierten Archiv- und DM-Systemanbietern eingesetzt.

Der fme ArchiveLink Adapter setzt auf dem KGS SAPALink Framework auf und stellt auf diesem Weg die Verbindung zum Alfresco System her. Alfresco kann somit als Content Repository in SAP eingerichtet werden.

Folgenden grundlegenden Funktionen werden vom fme ArchiveLink Adapter unterstützt:

  • Ablegen und Abrufen von Dokumenten und Komponenten
  • Ablegen und Abrufen von Drucklisten
  • Ablegen und Abrufen von ADK-Dateien
  • Löschen von Dokumenten und Komponenten aus SAP heraus
  • Übertragung zusätzlicher Metadaten von SAP nach Alfresco
  • Abfragen der Metadaten aus Alfresco von SAP

Besonderes Merkmal dieser Lösung ist die Möglichkeit zur Replikation von Metadaten aus dem SAP-System nach Alfresco. Diese Funktionalität gehört nicht zum normalen Funktionsumfang der SAP ArchiveLink Schnittstelle.

Warum?
SAP ArchiveLink ermöglicht die automatische Verarbeitung und Integration von Geschäftsdokumenten in den Verarbeitungsprozess. Die abgelegten Dokumente werden mit Geschäftsobjekten verknüpft und hierdurch direkt aus dem Vorgang und den Anwendungen aufrufbar. Es ermöglicht die physikalische und automatische Ablage von Geschäftsdokumenten auf externen Content Management Systemen wie Alfresco. In den Standard SAP Core Komponenten ist ArchiveLink sehr breit integriert. Viele Standardszenarios wie z.B. der komplette Einkaufs- und Verkaufsvorgang in der Unternehmung werden mit allen ein- und ausgehenden Business Dokumenten im Standard voreingestellt ausgeliefert und müssen nur durch Customizing des jeweiligen Szenarios aktiviert werden.

Erst die Integration eines Content Management Systems über die ArchiveLink Schnittstelle, wie für Alfresco von fme bereitgestellt, ermöglicht einen gesteuerte Aufbewahrung von Dokumenten, die Überwachung von Aufbewahrungsfristen und eine revisionskonforme Ablage dieser Dokumente.

Als Erweiterung zu den klassischen ArchiveLink Funktionalitäten die SAP bietet, besitzt die Implementierung der fme AG eine optionale Funktionalität zur Replikation von Metadaten aus dem SAP System. Durch diese Erweiterung können beliebige beschreibende Daten wie Kundenname und -nummern, Auftrags-, Bestellnummer etc. zu den – in Alfresco – abgelgten Dokumenten hinzugefügt werden.

Hierdurch kann der Nutzerkreis erheblich erweitert werden. Die normalerweise bestehende Restriktion das Dokumente, die im Kontext von SAP abgelegt wurden, nur über SAP recherchiert werden können entfällt. Die – in den Dokumenten enthaltenen Informationen – können so an vielen Stellen im Unternehmen genutzt werden, welche normalerweise nicht zum SAP Nutzerkreis zählen bzw. aus lizenzpolitischen Gründen nicht mit einem SAP Benutzer ausgestattet werden.

Darüber hinausgehend ermöglich die Anreichung der Dokumente um geschäftsrelevante Informationen eine weiterführende Form der strukturierten Darstellung – ein Abbildung z.B. in klassischer Aktensicht oder einer dynamischen Zusammenstellung nach fachlichen Vorgaben.

In Zukunft wird auch die von SAP definierte, erweiterte WebDAV-Schnittstelle BC-ILM 2.0 unterstützt. So können beispielsweise SAP-Archivdaten ergänzt mit einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist direkt im Speichersystem abgelegt werden. Dieses selbst stellt sicher, dass die Daten innerhalb der gesetzten Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden können und nach Ablauf dieser Frist automatisch gelöscht werden.