Aller Anfang ist schwer oder Wie beginnt man, ein ECM-System einzuführen?
Jul 22, 2009 | by admin | 0 Comments

Schon die Frage nach dem Auslöser oder den Auslösern bringt vielfältige Antworten. Neben dem Anspruch, Kosten zu sparen, stehen oft noch folgende beispielhafte Argumente an:

  • Haben wir wirklich noch alle Dokumente, die wir bei Behörden vorlegen müssen?
  • Können wir nicht Spreu von Weizen in unserem Datenbestand trennen?
  • Wir wollen umziehen. Müssen wir das ganze Papier mitnehmen?

Die wahren Auslöser findet man bei genauerem Hinsehen jedoch in ganz konkreten Sorgen und Problemen einzelner Abteilungen, in denen die Mitarbeiter ihre Ergebnisse nicht erreichen, weil die lästigen Arbeiten mit dem Papier die Zeit fressen. Besonders in Stoßzeiten bleiben Vorgänge liegen, Kunden sind verärgert und die Mitarbeiter frustriert. Wenn heute noch elektronisch erzeugte Dokumente ausgedruckt, gefaxt und abgeheftet und beim Fax-Empfänger wieder abgeheftet werden, dann hat das mit Effektivität wenig zu tun.Nun fordern Fachabteilungen zur Lösung ihrer Probleme ganz konkrete Anwendungen wie z.B.

  • Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung
  • Vertragsmanagement
  • Verwaltung von Versuchsberichten
  • Zeichnungsverwaltung
  • Elektronische Personalakten

Sie verstehen darunter ganz konkrete Projekte, in deren Ergebnis sie eine ganz konkrete Lösung für diese Probleme bekommen (… was leider oft impliziert, dass sie Aspekte wie Wiederverwendbarkeit, Standardisierung, Betriebskosten nicht sofort im Fokus haben).

Sie wenden sich an die IT und sagen: Baut mir meine Lösung.

Die IT bekommt diese Anfragen immer öfter und aus vielen Bereichen der Unternehmen. Sie muss dafür sorgen, dass sie die Vielfalt der Anwendungen beherrscht (oder reduziert, wenn sie sie nicht mehr beherrscht) und dass Aufwand und Kosten mit dem oft schmalen Budget abgedeckt werden können.

Sie möchte Standardisierung, Wiederverwendung und zuverlässige und leicht wartbare Anwendungen. Sie wird also versuchen, die Anforderungen der unterschiedlichen Abteilungen zusammen zu fassen und für ähnliche Anforderungen jeweils nur eine Lösung herzustellen und zu betreiben. Da auch hier die Vielfalt der Lösungsansätze noch hoch ist, wird sie versuchen, wiederverwendbare Bausteine zu definieren, aus denen sie diese Lösungen herstellt. Hier kommt der leider sehr stark strapazierte Begriff der Services ins Spiel, der jedoch den Kern sehr gut trifft. Solche Services (hier konkret ECM-Services wie Archivierung, Aktenverwaltung, Freigaben mit 4-Augen-Prinzip, …) vereinfachen die IT-Landschaft und helfen, Kosten zu sparen. Nicht nur, weil Aufwand bei der Erstellung gespart wird, sondern vor allem im Betrieb reduziert sich die Komplexität.

Und hier beginnt die Strategie!

Der Strategie hat die Aufgabe, den Wunsch der Fachabteilung nach einer Lösung (Projekt) mit dem Wunsch der IT nach Standardisierung und Wiederverwendung (Services) in Einklang zu bringen. Und dazu bedarf es eines unternehmensweiten Blicks.

Für fast alle typischen Anforderungen an die Verwaltung von Dokumenten und Content gibt es gute Referenzlösungen, mit denen die Anwender zufrieden sind und effektiver arbeiten können als vorher. Und das auch von fast jedem Anbieter.

Damit ist gesagt, dass die Konzepte gut sind und die Technik heute durchaus schon tun kann, was sie soll. Das Neue ist nun, zukünftige Lösungen gedanklich wieder auseinander zu nehmen und in Services aufzuteilen, diese mit Hilfe der Hersteller umzusetzen und so schrittweise „Enterprise“ Content Management  aufzubauen und effizient zu betreiben.

Der Weg zu unternehmensweiten ECM-Services beginnt also leider mit der größten Hürde am Anfang. Aber wer diese übersprungen hat, ist auf dem richtigen Weg.

Ein strategischer Blick und bereichsübergreifende Planung helfen dabei.