Um den hohen Anforderungen der globalen Lieferketten gerecht zu werden, steht die Logistikbranche vor der Herausforderung, Prozesse effizient und transparent zu gestalten. Unternehmen müssen nicht nur den Transport und die Lagerung von Waren optimieren, sondern auch die Verwaltung und den Zugriff auf dokumentarische Prozesse – wie Zollabwicklungen oder Frachtbriefe – effizienter steuern. Deshalb sind Workflows in der Logistik von entscheidender Bedeutung: sie automatisieren diese Abläufe und minimieren Fehlerquellen.
Mögliche Workflows in der Logistik
1. Auftragsbearbeitung: Sobald eine Bestellung eingegangen ist, muss sie innerhalb des Unternehmens an die relevanten Abteilungen, wie Lager oder Versand, weitergeleitet werden. Automatisierte Workflows sorgen für eine reibungslose Weiterleitung ohne Verzögerung und mit allen notwendigen Informationen.
2. Zollabwicklung: Besonders in internationalen Lieferketten spielen Zollformulare und Import-Export-Dokumentationen eine wichtige Rolle. Ein Workflow, der diese Unterlagen automatisch an die zuständigen Behörden weiterleitet, spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für eine reibungslose Abwicklung.
3. Lagerbestandsverwaltung: Automatisierte Workflows überwachen die Bestände und lösen bei Unterschreitung eines bestimmten Niveaus automatisch Nachbestellungen aus, was die Bestandsführung optimiert.
4. Rückverfolgbarkeit: Workflows gewährleisten die Rückverfolgbarkeit von Produkten innerhalb der Lieferkette. Bei Problemen mit einer Lieferung lassen sich alle relevanten Dokumente und Prozesse schnell einsehen.
So lassen sich Workflows automatisieren
OpenText Extended ECM (xECM) bietet eine leistungsstarke Lösung zur Verwaltung von Inhalten und Prozessen in der Logistik. Es integriert Inhalte direkt in Geschäftsprozesse, wodurch die Effizienz und Transparenz steigt. Einige typische Anwendungsfälle von xECM in der Logistik sind:
1. Automatisierung von Dokumentenflüssen: Mit OpenText xECM lassen sich wichtige Dokumente wie Lieferscheine, Rechnungen und Frachtbriefe nahtlos in bestehende ERP-Systeme integrieren. Diese Dokumente werden automatisch den richtigen Prozessen zugeordnet und genehmigt.
2. Einhaltung von Vorschriften: Logistikunternehmen müssen eine Vielzahl von regulatorischen Anforderungen erfüllen, z.B. im Zoll- oder Gefahrgutbereich. xECM ermöglicht es, Dokumente revisionssicher zu archivieren und die Einhaltung dieser Vorschriften durch automatisierte Workflows zu gewährleisten.
3. Kollaboration über die gesamte Lieferkette hinweg: Mit xECM haben alle Beteiligten in der Lieferkette – vom Hersteller bis zum Kunden – den Echtzeitzugriff auf dieselben Informationen, was die Zusammenarbeit erheblich vereinfacht.
4. Automatisierung von Genehmigungsprozessen: In der Logistikbranche müssen zahlreiche Genehmigungen eingeholt werden, sei es für Lieferungen, Zollabwicklungen oder Zahlungen. Mit xECM lassen sich diese Genehmigungsprozesse durch automatisierte Workflows beschleunigen, indem sie automatisiert an die zuständigen Personen weitergeleitet werden.
Integrieren Sie Input- und Output-Management in Workflows
Ein entscheidender Bestandteil der Workflows in OpenText xECM ist das Input- und Output-Management.
- Input-Management stellt sicher, dass alle relevanten Dokumente und Informationen – ob in Papierform oder digital – in das System eingespeist und den richtigen Prozessen zugeordnet werden.
- Output-Management sorgt dafür, dass alle notwendigen Dokumente wie Frachtbriefe, Zolldokumente oder Rechnungen automatisch an externe Partner, Behörden oder Kunden versendet werden.
Mit dem Thema Input und Output-Management beschäftigen wir uns in Kürze hier auf diesem Blog – schauen Sie gerne demnächst wieder vorbei!
Fazit
Die Logistikbranche steht vor der Aufgabe, Prozesse digital und effizient zu gestalten. Dabei spielen automatisierte Workflows eine zentrale Rolle. Mit Tools wie OpenText xECM integrieren Unternehmen dokumentarische und regulatorische Anforderungen optimal in ihre bestehenden Prozesse und automatisieren sie. Durch das Input- und Output-Management lässt sich dabei insbesondere die Verarbeitung von Dokumenten und die Kommunikation mit externen Partnern effizienter gestalten. So steigern Sie die Transparenz und Effizienz in der Lieferkette maßgeblich.
Stehen auch Sie vor der Herausforderung, Ihre noch papierbasierten Prozesse in der Logistik zu digitalisieren, oder haben Sie Fragen dazu? Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf! Laden Sie unseren Leitfaden zur papierlosen, digitalen Logistik herunter und entdecken Sie, wie Sie Prozesse optimieren, Kosten senken und Effizienz steigern können.
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