Bestandsarchiv: Dokumente im großen Stil übernehmen/scannen oder im Papierarchiv lassen?
Jun 19, 2009 | by admin | 0 Comments

15_dokumentenmanagementkIn vielen ECM-Einführungsprojekten wird die Frage diskutiert, ob und wenn ja welche der vorhandenen Bestandsdokumente in das neue System übernommen werden sollen. Sicher ist, dass ein leeres System keine Akzeptanz beim Nutzer findet. Also unbedingt füllen, wenn es genutzt werden soll. Manuelles Füllen durch die einzelnen Mitarbeiter dauert meist sehr lange, bindet viele Kräfte und nach einer gewissen Zeit gibt es keinen klaren Überblick, welche Dokumente migriert sind und welche nicht.

Das Einspielen elektronischer Dokumente geht am besten über spezielle Tools, wie zum Beispiel das migration-center oder eigens erstellte Importprogramme vom Fileserver in das entsprechende ECM-System.

 

Übernahmen von Papierdokumenten im großen Stil stehen auf einem anderen Blatt. Das Scannen ist meist aufwändig und kann je nach Vorgehen auch kostspielig werden. Alte Unterlagen müssen angefasst, bewertet, aufbereitet werden.

Rechnungen in Ordnern abgelegt, die aus gesetzlichen Gründen 10 Jahre aufbewahrt werden müssen und selten zugegriffen werden, belässt man am besten wie sie sind, zumindest sofern der Platz nicht benötigt wird. Neue Rechnungen werden ab einem Stichtag in das System übernommen und das Papierarchiv läuft über die folgenden zehn Jahre aus.

 

Das Scannen lohnt sich jedoch, wenn die Unterlagen

  • häufig zugegriffen werden und
  • die Digitalisierung von Unterlagen einen notwendigen, dezentralen, raschen Zugriff auf die Dokumente ermöglichen soll

Ein Beispiel für den zweiten Fall ist die Übernahme von Anlagendokumentationen, die stets elektronisch im Zugriff sein sollen, um Reparaturen vor Ort durchführen zu können. Ein anderes Beispiel: Personalakten. Bei einer geringen Fluktuation sind Akten evtl. länger als 40 Jahre im Unternehmen, damit gibt es dann parallele Akten in Papier (Bestand) und elektronische Akten (neue Mitarbeiter, neue Dokumente). Das ist sehr aufwändig zu handhaben. Diese Akten sollten eingescannt werden, um die Vorteile der elektronischen Akte auszuschöpfen.

Sind Dokumente jedoch sehr selten im Zugriff ist eine weitere Möglichkeit, die Dokumente an einen Dienstleister zu übergeben. Der katalogisiert sie und stellt sie in Papierform sicher in einen speziellen Archivraum. Dieser sollte bezüglich Wasser- oder Feuerschaden abgesichert sein. Bei Bedarf wird dann die einzelne Akte geliefert als Papierdokument, per Fax oder gescannt und als elektronisches Dokument überstellt, evtl. per E-Mail, wo auch immer sie benötigt wird.

 

Sicher lohnt es sich in jedem Fall, die entsprechende Kosten-/Nutzen-Rechnung aufzustellen und gegebenenfalls eine gemischte Lösung anzustreben. Es sollten aber immer alle möglichen Alternativen berechnet und durchdacht werden. Das Auslagern der Papierdokumente an einen Dienstleister gehört sicher zu diesen Alternativen dazu.