BoxWorks – Aus der Sicht eines Life Sciences Beraters
Okt 15, 2018 | by Manuela Bernhardt | 0 Comments

Box Works

Ende August konnte ich an der BoxWorks-Konferenz in San Francisco mit dem Titel „The Future of Work“ teilnehmen. Ich muss zugeben, ich war dort mit nur wenig Vorkenntnissen angereist und hatte die Erfahrungen einer langjährigen Documentum-Beraterin im Gepäck.

Lassen Sie mich zunächst die wichtigsten Punkte kurz zusammenfassen:

Box Feed (erhältlich als Beta)
Boxfeeds ermöglichen es Ihnen, einen Stream von Aktivitäten für die freigegebenen Ordner zu erhalten, auf die der Benutzer zugreifen kann. Dies ist eine nützliche Kollaborationsfunktion, da Sie die Inhalte Ihrer Mitarbeiter direkt im Stream sehen können. Diese Funktion fehlte bisher und Box liefert nun eine erste Iteration mit der Möglichkeit, die Dokumente zu kommentieren.

Activity Streams und empfohlene Apps (2019)
Mit dieser Funktion protokolliert Box nun wie Inhalte in andere Cloud-Systeme übertragen werden, sodass die Mitarbeiter alle Schritte verfolgen können, die mit dem Dokument unterwegs stattgefunden haben. Wenn Sie beispielsweise ein Box-Dokument zu einem bestimmten Konto in Salesforce hinzufügen und es anschließend mit DocuSign signieren, sehen Box-Benutzer diese Aktionen als Aktivitäten mit der Option, direkt auf den Inhalt oder die zugehörige Aktivität innerhalb dieser Anwendungen zuzugreifen. Auch hier ist eine Integration kundenspezifischer Anwendungen möglich.

Box- Automation (2019)
Box Automation ist eine Workflow / Regel-Engine, die es Geschäftsanwendern ermöglicht, Dokument-bezogene Prozesse direkt innerhalb der Box-Plattform zu automatisieren. Mit dieser neuen Funktion gibt es viele Möglichkeiten, von einfachen Workflow-Genehmigungen bis hin zu etwas komplexeren Prozessen. Es stehen ausgewaehlte Ereignisse zur Verfügung, die einen Bearbeitungsprozess Ihrer Dokumente auslösen können, und es besteht die Möglichkeit, aus einer Reihe von möglichen Aktionen auszuwählen. Es sind derzeit einige Mockups verfügbar, aber bisher noch keine Beta-Version.

Box für GSuite (erhältlich als Beta)
Box ist einer der ersten Cloud-Anbieter, der die Integration in die drei großen Content Creation/Editing-Plattformen ermöglicht. Es ist nun tief in Microsoft Office 365, in Apple IWork und mit dieser neuesten Version jetzt auch in GSuite integriert, sodass Benutzer ihre bevorzugte Plattform für die Dokumentbearbeitung auswählen können.

Box Skills / Box Custom Skills
Box Skills ermöglicht es Ihnen, Dateiinhalte zu analysieren und zu verarbeiten. Es besteht aus einem UI-Teil zur Anzeige von Metadaten und ermöglicht es Service Providern, eigene Skills zu erstellen. Benutzerdefinierte Skills können Informationen aus Audio-, Bild- und Videodateien extrahieren. Zum Ende des Jahres soll ein SDK zur Verfügung gestellt werden, das es ermöglicht, zusätzliche Informationen als Qualifikationsdaten zu extrahieren und einzubinden, die dann für Metadaten und das Abrufen von Inhalten verwendet werden können.

Box Shield (Ende 2018)
Box verbessert weiterhin die Sicherheitsplattform mit dem neuen Box Shield. So können Sie beispielsweise das Herunterladen von Inhalten mit einer bestimmten Klassifizierung verhindern, indem Sie beispielsweise einstellen können, dass nur eine bestimmte Gruppe von Benutzern auf das Dokument zugreifen kann. Es kann weiterhin auch Downloads einer großen Anzahl von Ordnern und Dokumenten auf einmal erkennen und einen Alarm auslösen. Oder es erkennt einen Anmeldeversuch aus einem anderen Land.

Weitere Produktverbesserungen
Box hat die Möglichkeit integriert, 2FA für externe Benutzer zu aktivieren. Dies ist für größere Unternehmen sehr wichtig, um eine höhere Sicherheit zu gewährleisten.

Dies alles sind großartige Funktionen und Erweiterungen. Sie schaffen eine globale Kollaborations- und Arbeitsplattform, die Aktivitäten und Systeme, die für die Benutzer von täglicher Bedeutung sind, miteinander verbindet.

Aber wie passt das in die Core Life Sciences Prozesse?

Auf der Konferenz gab es ein separates Programm mit mehreren Life Sciences Sessions, die einen guten Einblick in die aktuelle Situation gewährt haben.

Einer der großen Punkte war das Anfang des Jahres veröffentlichte GxP Validierungspaket für Box ( > Box GxP Validierung).
Dieses Servicepaket verwandelt jede Box-Instanz in eine validierte Plattform, die validierte Content Management-Anwendungen bereitstellen kann. Während bisher bereits unregulierte Prozesse unterstützt wurden, ermöglicht dies nun zusätzlich die Abdeckung regulierter Prozesse.

Konkret umfasst dieses Paket die folgenden Aspekte:

  • Audit – Qualitätsmanagementsystem: Box QMS-Dokumentation und SOPs, die auf den Standards GAMP5 und ISO9001 basieren.
  • Validierung – Validation Accelerator Pack (VAP): Dokumentation des Validierungslebenszyklus und Tools, um die Box-Instanz GxP-konform zu machen.
  • Aufrechterhaltung – PermanenteTests: Tägliche automatisierte Testberichte über fast 150 Tests der Box-Funktionalitäten auf der API-Ebene; erstellt tägliche Berichte für Kunden und Audits.

 

Dies ist definitiv ein guter Ausgangspunkt für eine stärkere Nutzung der Plattform in der Life Sciences-Industrie, wird aber nur in Kombination mit den soliden regulierten Dokumentenmanagement-Funktionen von Wert sein. In diesem Zusammenhang ist die Botschaft von Box klar: Box bietet eine gehostete Core-Plattform, aber Branchenanwendungen die durch erweiterte Funktionalitäten zusätzlichen Geschäftswert schaffen, liegen in den Händen der Kunden und Box-Technologiepartner.

Im Vergleich zu den OpenText Documentum Content Management Funktionen gibt es noch einige Lücken, wie z.B. die Verwaltung von verschiedenen Dokumentformaten (Renditions, insbesondere PDF-Formate) oder die Verwaltung von virtuellen Dokumenten und Beziehungen zwischen Dokumenten. Aber mit Hilfe von API und Web Services ist das Spektrum der möglichen Implementierungen (und ggf. „Workarounds“) umfangreich und hochgradig erweiterbar.

Zusätzliche Vorteile mit geringerem Aufwand können durch einfaches Hinzufügen von Box Funktionen zu den Core-Anwendungen erreicht werden. Sei es als Veröffentlichungsplattform für Effektive Dokumente, als Kollaborationsplattform für interne In-Progress-Dokumente , aber auch für den Austausch mit externen Partnern (durch die Nutzung von Integrationen mit Kerngeschäftsanwendungen). Oder sei es durch die Nutzung des Skills-Frameworks, um eine Klassifizierung von Dokumenten vor der eigentlichen Verarbeitung innerhalb Ihrer Kernanwendung zu ermöglichen (und dadurch Ihre Geschäftsanwender von einigen dieser Klassifizierungsaufgaben zu entlasten). Mehrere der Anbieter auf der Konferenz, die in die Life Sciences Industrie eingebunden sind, haben diese Art von Integrationen diskutiert und demonstriert, um den Wert ihrer bereits bestehenden Anwendungen zu steigern.

Insgesamt bietet Box eine Vielzahl von Funktionen und schafft eine weitgehend integrierte Arbeitsumgebung für die Benutzer – eine Grundlage für die „Zukunft der Arbeit“. Sie ersetzt bisher nicht eine funktionsreiche, regulierte Content Management Plattform wie OpenText Documentum, bietet aber eine hervorragende Plattform für die Integration von Geschäftsanwendungen.

Wir freuen uns, unsere Kunden, die diese Plattform nutzen, unterstützen zu können. Unser erster Schwerpunkt liegt auf der Migration von Dokumenten, und wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass im vierten Quartal eine Erweiterung unseres Box-Importers für das ( > migration-center) verfügbar sein wird, mit neuen Schlüsselfunktionen wie benutzerdefinierten Metadaten, Versionierung und Dokument-Berechtigungen.