Viele unserer Kunden nutzen SAP als ERP-System und sehen sich mit unterschiedlichen Herausforderungen im Bereich SAP-Dokumentenmanagement konfrontiert. Um sie bei der Lösungsfindung zu unterstützen, nutzen wir Synergien mit unserem Partner advandedsolution,  insbesondere in den Bereichen der Integration moderner ECM-Systeme sowie der SAP-Archivierung über ArchiveLink und CMIS.  

In der Welt von SAP spielt die Archivierung von Dokumenten eine zentrale Rolle, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und Geschäftsdaten effizient zu verwalten. Über viele Jahre hinweg war ArchiveLink die Standardtechnologie, um SAP-Daten mit externen Archivsystemen zu verbinden. Doch mit dem Wechsel zur Cloud und der Einführung von S/4HANA stellt sich zunehmend die Frage, ob ArchiveLink den Anforderungen der Zukunft noch gerecht wird. Hier kommt CMIS (Content Management Interoperability Services) ins Spiel – eine moderne, offene Schnittstelle, die in bestimmten Szenarien ArchiveLink ersetzt. Dieser Blogartikel beleuchtet, wann und warum CMIS im SAP-Umfeld genutzt wird, wo die Unterschiede zu ArchiveLink liegen, und wie eine Migration von ArchiveLink zu CMIS abläuft. 

Wofür wird CMIS im SAP-Umfeld genutzt?

SAP hat CMIS als moderne Schnittstelle eingeführt, um den neuen Anforderungen an die Dokumentenarchivierung in der Cloud gerecht zu werden. Insbesondere im Kontext der SAP Public Cloud ist CMIS mittlerweile die Standardtechnologie. CMIS ermöglicht es, SAP-Dokumente nahtlos in externe ECM- oder DMS-Systeme zu integrieren. Die Schnittstelle wurde entwickelt, um die Flexibilität und Skalierbarkeit von Cloud-Lösungen zu unterstützen und SAP-Anwendern eine herstellerunabhängige Integration von Dokumentenarchiven zu bieten. 

CMIS wird besonders in den folgenden Szenarien im SAP-Umfeld genutzt. 

• Archivierung in der Cloud: In der SAP Public Cloud ist ArchiveLink nicht mehr verfügbar, sodass Unternehmen gezwungen sind, auf CMIS umzusteigen. Die Schnittstelle bietet umfangreiche Metadaten-Unterstützung und ermöglicht es, Dokumente auch über SAP hinaus in verschiedenen Systemen zu nutzen. 
• Integration mit modernen ECM-Systemen: CMIS erleichtert die Integration mit führenden ECM-Systemen wie Alfresco, SharePoint oder OpenText und bietet eine zukunftssichere Lösung für Unternehmen zur Verwaltung ihrer SAP-Daten in der Cloud. 

Unterschiede zwischen ArchiveLink und CMIS

ArchiveLink ist die traditionelle Methode, um SAP-Systeme mit externen Archiven zu verbinden. Es handelt sich um eine proprietäre SAP-Schnittstelle, die speziell für die revisionssichere Ablage und den Abruf von Dokumenten entwickelt wurde. Mit ArchiveLink werden SAP-Daten wie Bestellungen, Rechnungen, Verträge, Logistikdokumente und Unterlagen aus der Instandhaltung archiviert und SAP-intern verknüpft. 

 ArchiveLink arbeitet eng mit On-Premise-Archiven zusammen und ist tief in die SAP-Prozesse integriert. 

Im Gegensatz dazu bietet CMIS eine offenere, standardisierte Lösung für die Archivierung von Dokumenten. Während ArchiveLink eng an die SAP-Systeme gebunden ist, erlaubt CMIS eine herstellerunabhängige Integration und unterstützt eine größere Anzahl an ECM-Systemen. Außerdem ist CMIS vollständig Cloud fähig und wurde speziell entwickelt, um die Anforderungen der modernen Cloud-Architektur zu erfüllen. 

Zusammengefasst:

• ArchiveLink: Proprietäre, SAP-eigene Lösung, ideal für On-Premise-Architekturen. 
• CMIS: Offene, standardisierte Schnittstelle, Cloud fähig und zukunftssicher für hybride und Cloud-Umgebungen. 

Wann muss man CMIS verwenden?

In der SAP Public Cloud ist CMIS die einzige verfügbare Schnittstelle für die Dokumentenarchivierung. Unternehmen, die auf eine Cloud-First-Strategie setzen oder bereits S/4HANA in der Cloud nutzen, sind auf CMIS angewiesen. Auch in hybriden Szenarien, bei denen sowohl Cloud- als auch On-Premise-Lösungen zum Einsatz kommen, ist CMIS die bevorzugte Wahl, da es eine größere Flexibilität und Integration bietet. 

Zudem sollten Unternehmen CMIS verwenden, wenn sie mit modernen ECM-Systemen arbeiten, die auf offenen Standards basieren. CMIS bietet erweiterte Funktionen wie die Verwaltung von Metadaten und die Integration in komplexe Workflows, die über das hinausgehen, was ArchiveLink leistet. 

Wann kann ArchiveLink weiterhin genutzt werden?

Trotz der zunehmenden Bedeutung von CMIS bleibt ArchiveLink weiterhin eine sinnvolle Lösung, insbesondere für Unternehmen, die eine reine On-Premise-Strategie verfolgen und ihre bestehende Archivierungsinfrastruktur beibehalten möchten. Solange ArchiveLink in Ihrer IT-Landschaft funktioniert und keine umfassenden Cloud- oder Hybrid-Szenarien geplant sind, kann ArchiveLink weiterhin effizient genutzt werden. Auch in Szenarien, in denen bestehende Archivbestände nicht migriert werden sollen, spielt ArchiveLink eine Rolle. Viele Unternehmen verwenden eine Proxy-Lösung, bei der ArchiveLink für Altdaten weiterhin verwendet wird, während neue Dokumente – ob aus der Logistik oder der Instandhaltung – über CMIS archiviert werden. Dies ermöglicht eine schrittweise Umstellung und vermeidet große Migrationsprojekte.

Wie geht man vor, um ein ArchiveLink-Archiv nach CMIS zu migrieren?

Die Migration von ArchiveLink zu CMIS erfordert eine sorgfältige Planung und Durchführung. Der Prozess lässt sich in mehrere Schritte unterteilen: 

1.  Analyse der bestehenden Archive: Zu Beginn muss eine Bestandsaufnahme der aktuellen ArchiveLink-Daten erfolgen. Es ist wichtig zu verstehen, welche Dokumente archiviert wurden, wie sie strukturiert sind und welche Metadaten benötigt werden. 

2.  Auswahl des neuen CMIS-basierten ECM-Systems: Je nach Unternehmensanforderungen sollte ein ECM-System ausgewählt werden, das CMIS unterstützt und eine nahtlose Integration mit SAP ermöglicht. 

3. Datenmigration: Die eigentliche Migration umfasst das Übertragen der Dokumente und Metadaten aus dem ArchiveLink-Archiv in das neue CMIS-basierte System. Dabei müssen die bestehenden Verknüpfungen zu SAP-Daten erhalten bleiben. Es gibt spezialisierte Tools, die diesen Prozess unterstützen. 

4. Testen und Validieren: Vor dem produktiven Einsatz des neuen Systems sind umfassende Tests durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt migriert wurden und alle Dokumente wie gewünscht verfügbar sind. 

5. Endanwenderschulung: Durch die Umstellung auf CMIS ändert sich auch die Art und Weise, wie Nutzer auf archivierte Dokumente zugreifen. Deshalb ist eine Schulung der Anwender notwendig, um den reibungslosen Übergang zu gewährleisten. 

Fazit 

Mit der Einführung von CMIS hat SAP eine zukunftssichere Lösung geschaffen, die speziell für die Anforderungen der Cloud-Archivierung entwickelt wurde. ArchiveLink bleibt zwar für viele On-Premise-Szenarien relevant, wird jedoch langfristig durch CMIS ersetzt, vor allem in Cloud-basierten Architekturen wie der SAP Public Cloud oder hybriden Umgebungen. Unternehmen, die sich für den Umstieg auf S/4HANA und die Cloud entscheiden, sollten daher frühzeitig prüfen, wie sie ihre Archivierungsstrategie anpassen und ArchiveLink-Archive auf CMIS migrieren. 

Weiterführende Informationen: 

• SAP ArchiveLink – Überblick und Funktionen:
  SAP ArchiveLink Overview
• SAP CMIS (Content Management Interoperability Services)
  SAP CMIS Integration Overview

Zum Hintergrund der Partnerschaft 

Die advancedsolution GmbH aus Hamburg ist ein etabliertes Beratungshaus, das Unternehmen jeder Größe bei der Optimierung und Implementierung von SAP-Prozessen und maßgeschneiderten Lösungen unterstützt. Im Oktober 2024 wurde die individuell entwickelte CMIS-Lösung durch SAP offiziell zertifiziert. 

Die Zusammenarbeit im Bereich Dokumentenmanagement in SAP-Prozessen mit der advancedsolution ergänzt schon seit einigen Jahren das fme Portfolio. Die Kombination aus der SAP-Expertise von advcancedsolution und der ECM-Kompetenz der fme bietet ein starkes Fundament, um innovative Lösungen für das Handling von Dokumenten innerhalb von SAP zu entwickeln. Dabei werden sowohl On-Premise- als auch Cloud-basierte Systeme abgedeckt.
In gemeinsamen Projekten ist es Ziel der Partnerschaft, die Effizienz unserer Kunden in ihren Dokumentenbasierten Prozessen zu steigern und ihnen zu helfen, sich zukunftssicher aufzustellen.