Dezentrale SAP Rechnungsfreigabeprozesse in SharePoint
Aug 24, 2010 | by admin | 0 Comments

Den meisten mittelständischen und großen Unternehmen sind die Probleme bei der traditionellen Rechnungsverarbeitung bekannt.

  • Hohe manuelle Erfassungs- und Verarbeitungskosten
  • Hohe Fehleranfälligkeit
  • Lange Durchlaufzeiten
  • Dokumentenverlust

Aus diesen Gründen wurde in den letzten Jahren viel Geld investiert, um die Rechnungsverarbeitung durch elektronische Prozesse in SAP abzubilden. Besonders häufig treffen wir auf die folgenden drei Varianten:

  • Archivierung ohne OCR und Workflow
    (Spätes Ablegen mit Barcode)
  • Archivierung ohne OCR aber mit Workflow
    (Ablegen für spätere Erfassung)
  • Verarbeitung mit OCR und mit Workflow

Wie man erkennen kann, sind diese Implementierungen aus dem Bedarf nach einer Veränderung entstanden. Unternehmen haben damit begonnen den Rechnungsverarbeitungsprozess Schritt für Schritt elektronisch abzubilden und abhängig von der Durchdringung trifft man auf diese verschiedenen Evolutionsstufen. Bei der Rechnungsverarbeitung mit OCR und Workflowunterstützung ergeben sich zahlreiche Vorteile zur Steigerung der Prozessqualität, -geschwindigkeit und -flexibilität. Mit Hilfe des SAP Business Workflow werden alle Aktivitäten von der Validierung der OCR Daten über die Vorerfassung bis zur Buchung und Zahlung gesteuert. Folglich werden alle Arbeitsschritte in SAP durchgeführt und obwohl eine Vielzahl der Prozessbeteiligten nur selten Zugriff auf SAP benötigen, fallen für diese Anwender Lizenzkosten an. Am häufigsten ist dies bei der Rechnungsfreigabe der Fall. Aus diesem Grund bieten einige Hersteller von Rechnungseingangslösungen sogenannte SAP Webflow Zusatzlösungen an.

Kann das nicht auch SharePoint? Das haben wir doch ohnehin im Haus.

Die SharePoint Technologien (2010 und auch 2007) eignen sich hervorragend, um diese Aufgabe zu übernehmen. Die Verlagerung des Rechnungsfreigabeprozesses für einen bestimmten Personenkreis von SAP nach SharePoint zielt zwar eindeutig auf die Einsparung von Lizenzkosten ab, jedoch hat die Praxis gezeigt, dass sich dadurch auch weitere Vorteile wie höhere Prozessqualität, höhere Prozessdurchlaufgeschwindigkeiten (Skonto) und Beseitigung von Produktivitätshürden (Vertreterregelungen) ergeben. Zudem werden Synergien genutzt indem SharePoint als Lösungsplattform für weitere Services im Unternehmen verwendet wird.

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