Die systematische Erfassung von Informationen wie Arbeitszeiten, Wartungsprotokollen und Maschinenzuständen in Systemen wie SAP bildet bei der Instandhaltung von Anlagen und Maschinen die Grundlage für eine lückenlose Dokumentation und präzise Auswertungen. Diese Daten sind nicht nur essenziell für die Optimierung von Wartungsprozessen, sondern auch für die Planung und Nachverfolgung zukünftiger Maßnahmen. 

Eine effiziente und fehlerfreie Datenerfassung minimiert die Fehlerquote, reduziert den Aufwand für manuelle Korrekturen, und verbessert die Basis für datengetriebene Entscheidungen. Doch in der Praxis gestaltet sich diese Aufgabe oft schwierig. 

Herausforderungen in der alltäglichen Datenerfassung 

Im hektischen Arbeitsalltag der Instandhaltung stehen Fachkräfte unter hohem Druck, ihre Aufgaben schnell und effektiv abzuschließen. Dabei kommt es häufig zu Problemen wie: 

• Zeitaufwändige und manuelle Eingabe: Die Eingabe von Daten in Systeme wie SAP ist oft ein manueller und umständlicher Prozess, der wertvolle Arbeitszeit beansprucht. 
• Fehleranfälligkeit: Unter Zeitdruck werden Daten unvollständig, verspätet oder fehlerhaft erfasst. Dies führt zu lückenhafter Dokumentation und erschwert die Nachverfolgung von Instandhaltungsmaßnahmen. 
• Datensilos: Informationen liegen verstreut in verschiedenen Systemen oder Formaten vor, was den Zugriff und die Nutzung für Analysen und Planungen behindert. 

Die Folgen sind weitreichend: Fehlende oder ungenaue Daten können zu ineffizienter Ressourcenplanung, erhöhten Wartungskosten und einer geringeren Anlagenverfügbarkeit führen. 

Wie moderne Technologien durch Automatisierung unterstützen

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, bieten Technologien wie KI, Input Management und ECM effektive Lösungen. 

Automatisierung der Dateneingabe 

Automatisierte Systeme und KI-gestützte Technologien reduzieren die manuelle Eingabe erheblich. Beispielsweise erfassen mobile Anwendungen mit Sprach- oder Texterkennung Daten direkt vor Ort und übertragen diese automatisch in Systeme wie SAP. Dies spart Zeit und erhöht die Genauigkeit. 

Echtzeiterfassung durch IoT und Sensorik 

Durch die Integration von IoT-Sensoren werden Daten wie Maschinenzustände kontinuierlich und in Echtzeit erfasst. Dies ermöglicht eine automatisierte und präzise Übertragung in Instandhaltungssysteme und deren Überwachung. 

Intelligentes Input Management 

Mit modernen Input-Management-Lösungen lassen sich unterschiedliche Datenquellen – von Wartungsprotokollen bis hin zu manuell erfassten Arbeitszeiten – automatisch klassifizieren und in die entsprechenden Systeme integrieren. Dies beschleunigt den Prozess und sorgt für eine einheitliche Datenbasis. 

Optimierung der Arbeitsprozesse durch Enterprise Content Management 

ECM-Systeme leisten einen entscheidenden Beitrag zur Optimierung der Instandhaltungsprozesse durch: 

• Zentralisierung von Informationen: Wartungsprotokolle, Maschinenhistorien und Arbeitsberichte werden zentral und strukturiert verwaltet. 
• Förderung von Zusammenarbeit: Alle relevanten Abteilungen und Fachkräfte haben Zugriff auf dieselbe Datenbasis, was die Koordination und Nachverfolgung verbessert. 
• Automatisierte Workflows: Für Routineaufgaben wie das Erstellen von Berichten oder das Nachfassen bei offenen Maßnahmen. 

Fazit: Digitalisierung als Lösungsweg 

Die Herausforderungen in der Datenerfassung, wie zeitaufwändige Eingaben und fehlerhafte Dokumentation, werden durch den Einsatz moderner Technologien deutlich reduziert. KI, Input Management und ECM-Systeme bieten innovative Ansätze, um die Effizienz bei der Instandhaltung von Maschinen und Anlagen zu steigern und die Grundlage für eine nachhaltige Optimierung sowie die Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit zu schaffen.