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Bezwinge das Chaos: Dokumentenstrategie mit Microsoft 365 optimieren

von Dennis Gräff |
07. Oktober 2024 |
Collaboration & Modern Workplace (M365) | Content Migration (Services)

In der heutigen digitalen Arbeitswelt ist ein effizientes Dokumentenmanagement entscheidend für den Unternehmenserfolg. Microsoft SharePoint kann mehr als nur Kollaboration und bietet das Potenzial, das zentrale Dokumentenmanagementsystem in Unternehmen zu sein. Der Schlüssel liegt in der richtigen Strategie und der gezielten Migration von Dokumenten. Dieser Beitrag beleuchtet die Notwendigkeit von Migrationen, die verschiedenen Migrationswege und -strategien sowie die Herausforderungen und Lösungen, die bei der Umsetzung auftreten können. Best Practices und ein erprobtes Vorgehensmodell bieten eine Orientierung für Unternehmen, die ihre Dokumentenstrategie optimieren möchten.

Einleitung

In der digitalen Arbeitswelt von heute ist effizientes Dokumentenmanagement für Unternehmen jeder Größe von zentraler Bedeutung. Microsoft SharePoint hat sich als mächtige Plattform etabliert, die weit mehr kann, als nur die Zusammenarbeit in Teams zu erleichtern. Oftmals wird SharePoint lediglich als Werkzeug zur Kollaboration genutzt, dabei hat es Potenzial, das Herzstück für das gesamte Dokumentenmanagement eines Unternehmens sein. Um die vielfältigen Möglichkeiten von SharePoint voll auszuschöpfen, bedarf es einer durchdachten Content-Strategie. Diese Strategie definiert, welche Regeln für verschiedene Arten von Dokumenten in den unterschiedlichen Phasen ihres Lebenszyklus gelten. Eine solche Planung ermöglicht nicht nur die Umsetzung von Compliance-Vorgaben, sondern auch die Ablösung veralteter Systeme und die nahtlose Integration in die Microsoft 365-Umgebung. Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, SharePoint von alten oder obsoleten Dokumenten zu entlasten. Diese sollten entweder gelöscht oder archiviert werden, um die Plattform zu optimieren und Nutzer nicht mit unnötigen Informationen zu belasten. So wird die Suche effizienter und moderne Technologien wie Copilot sind effektiver einsetzbar. Durch die richtige Nutzung von SharePoint in Kombination mit einer klaren Strategie steigern Unternehmen nicht nur ihre Effizienz und Produktivität, sondern rüsten sich auch für die Zukunft. Es ist an der Zeit, die Herausforderungen und Chancen dieser mächtigen Plattform zu erkennen und zu nutzen. Ein zentraler Bestandteil der effektiven Nutzung von SharePoint ist die Migration von Dokumenten. Ob es darum geht, bestehende Inhalte aus anderen Systemen zu integrieren, überflüssige Dokumente aus SharePoint heraus zu verlagern, oder innerhalb von SharePoint die Struktur neu zu organisieren: Eine strategische Migration ist entscheidend. Sie stellt sicher, dass alle Inhalte optimal verwaltet und genutzt werden. Im Folgenden beleuchten wir die verschiedenen Motivationen und Wege für Dokumentenmigrationen, identifizieren Herausforderungen und zeigen Lösungsansätze auf.

Warum Migrationen notwendig sind

Die Migration von Dokumenten ist aus mehreren Gründen unerlässlich. Einer der Hauptgründe ist die Umsetzung einer umfassenden Content-Strategie, die sicherstellt, dass Dokumente effizient organisiert und verwaltet werden, um die Geschäftsziele zu unterstützen. Die Ablösung veralteter File- oder Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und die Überführung bestehender Use Cases nach SharePoint ermöglicht es Unternehmen, von den erweiterten Funktionen und der nahtlosen Integration von SharePoint und Microsoft 365 zu profitieren. Auch Compliance-Vorgaben erfordern häufig eine Migration, um sicherzustellen, dass alle Dokumente den rechtlichen Anforderungen entsprechen. Zudem ist die Entlastung des Systems von alten oder obsoleten Dokumenten sinnvoll, indem diese entweder gelöscht oder in Archive verschoben werden. Das optimiert die Benutzeroberfläche und Performance und belastet Mitarbeiter nicht durch unnötige Informationen. Nicht mehr benötigte, aber dennoch aufbewahrungspflichtige Dokumente lassen sich in einen separaten Bereich verschieben. Dies verbessert die Effizienz von SharePoint, indem die Suche und Tools wie Microsoft Copilot so konfiguriert werden, dass sie nur relevante Inhalte durchsuchen. Fusionen und Übernahmen machen es oft erforderlich, Dokumentenbestände eines zugekauften Unternehmens zu integrieren oder die Dokumente eines verkauften Unternehmensteils herauszulösen. Dies stellt die nahtlose Weiterführung von Geschäftsprozessen sicher. Darüber hinaus bieten Migrationen Chance zur Optimierung von Arbeitsabläufen, zur Modernisierung veralteter Technologien und der Verbesserung der Datensicherheit. Sie tragen zur Reduzierung von Kosten bei und steigern die Benutzerakzeptanz und -zufriedenheit. Schließlich bieten sie die nötige Skalierbarkeit, um das Wachstum des Unternehmens zu unterstützen und den ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente zu ermöglichen.

Migrationswege und Strategien

Es gibt drei grundlegende Strategien für die Migration von Dokumenten: in den SharePoint hinein, aus dem SharePoint heraus und innerhalb des SharePoint. Diese Migrationswege unterscheiden sich grundlegend in ihren Anforderungen und Zielen.

  • In den SharePoint Online hinein: Bei diesem Weg werden Dokumente aus anderen Systemen oder Plattformen in SharePoint integriert. Dies ist oft Teil der Umsetzung einer globalen Content-Strategie, bei der bestehende Dokumentenmanagementsysteme abgelöst und durch SharePoint ersetzt werden. Hierbei ist eine gründliche Analyse der bestehenden Systeme erforderlich, um eine nahtlose Integration zu gewährleisten.
  • Aus SharePoint heraus: In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, Dokumente aus SharePoint zu exportieren. Dies betrifft häufig sehr alte Dokumente, die archiviert werden müssen, um die Plattform zu entlasten und die Benutzeroberfläche übersichtlich zu halten. Dabei sind Compliance-Vorgaben und Aufbewahrungspflichten zu berücksichtigen.
  • Innerhalb des SharePoint: Die Restrukturierung oder Reorganisation von Dokumenten innerhalb von SharePoint ist oft notwendig, um interne Abläufe zu optimieren. Dies kommt z.B. bei Unternehmensumstrukturierungen oder der Anpassung an neue Compliance-Anforderungen vor.

Für jede dieser Migrationsarten sind spezifische Strategien erforderlich. Eine gründliche Analyse und Planung sind entscheidend, um die passenden Werkzeuge und Technologien auszuwählen. Pilotprojekte helfen, potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren und anzupassen. Die Datenbereinigung vor der Migration ist ebenfalls ein wichtiger Schritt, um den Prozess zu optimieren. Darüber hinaus sollten Benutzer umfassend geschult und der Migrationsprozess klar kommuniziert werden, um die Akzeptanz zu fördern. Eine kontinuierliche Optimierung der Prozesse nach der Migration stellt sicher, dass langfristige Ziele erreicht werden.

Herausforderungen bei der Migration

Die Migration von Dokumenten zu und von SharePoint stellt Unternehmen vor eine Vielzahl von Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Komplexe Verzeichnis- und Berechtigungsstrukturen: Die Übertragung von Berechtigungen aus Quellsystemen wie Fileshare oder DMS nach SharePoint ist technisch möglich, aber oft nicht empfehlenswert. Stattdessen sollten Berechtigungen neu definiert werden, idealerweise auf Ebene der Dokumentenbibliotheken, insbesondere bei Teams-Sites mit M365-Gruppen. Metadaten und Datenmapping: In vielen Quellsystemen fehlen die notwendigen Metadaten für ein effektives Datenmapping. Dies erfordert eine sorgfältige Planung, um die Dokumentenstruktur an die Anforderungen von SharePoint anzupassen und eine nahtlose Integration zu ermöglichen. Datenvolumen und technische Kapazitäten: Große Datenmengen können zu Herausforderungen hinsichtlich Netzwerkbandbreite, Throttling und Ausfallzeiten führen. Zudem unterstützt SharePoint nicht alle Dateiformate vollständig, was manchmal zu Kompatibilitätsproblemen führt. Sicherheits- und Datenschutzbedenken: Der Schutz sensibler Daten ist während und nach der Migration von entscheidender Bedeutung. Aktualisierte Sicherheitsrichtlinien müssen implementiert werden, um den Schutz der Daten zu gewährleisten. Benutzerakzeptanz und Change Management: Um die Akzeptanz neuer Systeme zu fördern, sind effektive Schulungen und klare Kommunikation erforderlich. Ein gut durchdachtes Change-Management-Programm erleichtert den Übergang erleichtern und stellt sicher, dass die Benutzer die neuen Prozesse verstehen und anwenden. Inkompatibilitäten und Systemintegration: Wenn bei der Migration Inkompatibilitäten mit bestehenden Systemen auftreten, müssen diese durch geeignete Integrationslösungen und eine schrittweise Migration adressiert werden. Dies hilft, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Kostenkontrolle und Datenkapazität: Sofern bei der Migration durch den Bedarf an zusätzlichem Speicherplatz oder Lizenzen zusätzliche Kosten entstehen, ist eine sorgfältige Kostenkontrolle notwendig, um das Budget einzuhalten und Effizienz zu gewährleisten. Datenintegrität und -konsistenz: Testmigrationen und Datenvalidierung sind entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt und vollständig migriert werden. Das gewährleistet die Integrität und Konsistenz der Daten. Verantwortlichkeiten und Fachkenntnisse: Klare Verantwortlichkeiten sind entscheidend, da die IT-Abteilung oft die spezifischen Datenanforderungen nicht kennt und der Fachbereich möglicherweise die Migrationswerkzeuge nicht bedienen kann. Eine enge Zusammenarbeit und klare Kommunikation sind hier unerlässlich.

Lösungen und Werkzeuge

Bei der Migration von Dokumenten ist der Einsatz eines geeigneten Migrationswerkzeugs entscheidend, um den Prozess effizient und fehlerfrei zu gestalten. Im Vergleich zu Eigenentwicklungen, Skripten oder gar manuellen Migrationen bieten spezialisierte Tools zahlreiche Vorteile. Sie sind meist zuverlässiger, einfacher zu handhaben und bieten erweiterte Funktionen zur Datenvalidierung und Fehlerbehebung. Es gibt eine Vielzahl von Werkzeugen, die für unterschiedliche Migrationswege geeignet sind. Microsoft stellt einige grundlegende Tools bereit, wie das Microsoft SharePoint Migration Tool (SPMT) und den OneDrive Sync Client. Diese Werkzeuge sind besonders für einfachere Migrationsszenarien geeignet und bieten eine solide Basis für die Integration von Dokumenten in SharePoint. Darüber hinaus gibt es zahlreiche Drittanbieter-Tools, die oft einen erweiterten Funktionsumfang bieten. Diese sind in der Regel auf die Migration in SharePoint spezialisiert und unterstützen häufig nur einfache Quellsysteme, wie Netzlaufwerke oder andere Dateisysteme. Ein weiteres leistungsstarkes Tool ist das fme migration-center. Es ermöglicht komplexe Migrationen zwischen einer Vielzahl unterschiedlicher Quell- und Zielsysteme und unterstützt alle drei Migrationswege: in SharePoint hinein, aus SharePoint heraus und innerhalb von SharePoint. Dank seiner Vielseitigkeit und Leistungsfähigkeit deckt das fme migration-center auch anspruchsvolle Migrationsanforderungen ab. Die Auswahl des passenden Migrationswerkzeugs sollte jedoch nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Sie sollte auf den spezifischen Migrationsanforderungen basieren und eine sorgfältige Evaluierung oder Proof-Of-Concepts umfassen. Eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse ist ebenfalls unerlässlich, um sicherzustellen, dass das gewählte Werkzeug den langfristigen Anforderungen des Unternehmens gerecht wird. Obwohl dieser Prozess unter Umständen zeitaufwändig ist, zahlt er sich durch eine effizientere und reibungslosere Migration aus.

Best Practices und Vorgehensmodell

In den zahlreichen Migrationsprojekten, die wir erfolgreich abgeschlossen haben, konnten wir wertvolle Erfahrungen sammeln und ein effektives Vorgehensmodell entwickeln. Dieses Modell bildet die Grundlage für alle unsere Migrationsprojekte und gewährleistet eine effiziente und reibungslose Durchführung. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Migration liegt in der sorgfältigen Planung. Eine gründliche Analyse der Daten und Dokumente im Quellsystem ist unerlässlich. Viele dieser Systeme sind über Jahre und Jahrzehnte gewachsen und haben komplexe Strukturen entwickelt, die oft nicht mehr vollständig bekannt sind. Dabei entstehen häufig Inkonsistenzen, die vor der Migration identifiziert und behoben werden müssen. Erfahrungen und Best Practices:

  1. Umfassende Datenanalyse: Eine gründliche Analyse der Quellsysteme ist entscheidend, um die vorhandenen Strukturen, Datenvolumina und potenzielle Probleme zu identifizieren. Dadurch lassen sich notwendige Anpassungen vor der Migration planen.
  2. Aufräumen und Optimieren: Eine Migration bietet die ideale Gelegenheit, bestehende Strukturen zu überdenken und zu optimieren. Dies kann bereits im Quellsystem geschehen oder während der Migration, indem veraltete oder doppelte Dokumente entfernt werden.
  3. Einsatz moderner Werkzeuge: Moderne Migrationswerkzeuge bieten die Möglichkeit, neue Strukturen auf Basis der aktuellen Content-Strategie und Compliance-Regeln direkt umzusetzen. Auf diese Weise überführt man Dokumente effizient in unterschiedliche Zielsysteme oder Strukturen.
  4. Iterative Testmigrationen: Die Durchführung von Testmigrationen identifiziert potenzielle Probleme frühzeitig identifiziert. So ist genug Zeit, um Lösungen zu entwickeln, bevor die eigentliche Migration beginnt.
  5. Benutzer-Schulung und Kommunikation: Die Schulung der Benutzer und eine klare Kommunikation sind entscheidend, um Akzeptanz zu schaffen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten die neuen Strukturen verstehen und nutzen.
  6. Fortlaufende Überwachung und Anpassung: Nach der Migration ist es wichtig, die neuen Systeme und Strukturen kontinuierlich zu überwachen und bei Bedarf anzupassen, um den langfristigen Erfolg sicherzustellen.

Unser Vorgehensmodell basiert auf diesen Best Practices und ermöglicht es uns, Migrationen effizient und effektiv durchzuführen. Es stellt sicher, dass jede Migration nicht nur eine technische Umsetzung ist, sondern auch eine strategische Optimierung der gesamten Dokumentenlandschaft darstellt.

Fazit

Die Migration von Dokumenten zu und von SharePoint ist nicht nur eine technische Herausforderung, sondern auch eine strategische Chance, die Dokumentenstrategie in Ihrem Unternehmen zu überdenken und zu optimieren. Eine gut geplante und durchgeführte Migration hilft, veraltete Strukturen aufzubrechen, die Effizienz zu steigern und Compliance-Anforderungen besser zu erfüllen. Angesichts der Vorteile und Möglichkeiten, die eine Migration bietet, lohnt es sich für jedes Unternehmen, das eigene Dokumentenmanagement kritisch zu hinterfragen. Gibt es in Ihrem Unternehmen Möglichkeiten oder sogar die Notwendigkeit, bestehende Strukturen zu überarbeiten und das Dokumentenchaos zu bezwingen? Die Einführung oder Verbesserung einer durchdachten Dokumentenstrategie schafft einen erheblichen Mehrwert. Als erfahrener Dienstleister stehen wir Ihnen gerne zur Seite, um Sie bei der Umsetzung Ihrer Migrationsprojekte zu unterstützen. Unsere Expertise in den Bereichen Datenanalyse, Planung und Durchführung von Migrationen sowie unsere erprobten Best Practices ermöglichen es uns, Ihnen umfassende Unterstützung zu bieten. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Dokumentenlandschaft zu optimieren und Ihr Unternehmen zukunftsfähig zu machen. Kennen Sie in diesem Zusammenhang schon unsere kostenlose Checkliste? Vielleicht können Sie den einen oder anderen Tipp in Ihrem nächsten Migrationsprojekt gut gebrauchen. Best Practices Migration Checklist

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