E-Mail Management mit EMC SourceOne
Jan 27, 2011 | by adoerks | 0 Comments

Anforderungen an eine E-Mail Management Lösung

Nahezu jedes Unternehmen kommuniziert in der heutigen Zeit über das Medium E-Mail. Alle denkbaren Dokumentarten werden auf dem elektronischen Postweg sowohl unternehmensintern als auch zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht. Diese Praxis bietet enorme wirtschaftliche Vorteile, allerdings birgt sie auch Risiken, denn die gesetzlichen Vorschriften, u.a. aus dem Handels- und Steuerrecht oder dem Datenschutzrecht gelten selbstverständlich auch für das E-Mail-Format. Zum Beispiel wurde im Jahr 2004 ein Manager einer Großbank zu 18 Monaten Haft verurteilt, weil er per E-Mail Mitarbeiter dazu aufgefordert hatte, aufbewahrungspflichtige Unterlagen zu vernichten. Unternehmen werden nach dem Gesetz verpflichtet, Inhalte von E-Mails entsprechend der jeweils gültigen Aufbewahrungsfristen einerseits aufzubewahren und andererseits, beispielsweise im Zuge einer Steuerprüfung, unverzüglich vorlegen zu können. Darüber hinaus sind Unternehmen gut beraten, rechtsrelevante Inhalte von E-Mails aus Eigeninteresse aufzubewahren, um im Fall eines Rechtsstreits eine lückenlose Dokumentation der Geschäftsprozesse vorlegen zu können. Die genannten Anforderungen stellen viele Unternehmen vor eine enorme Hürde, da die wenigsten mit dem Einzug des Mediums E-Mail die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Erfüllung der Anforderungen in die Geschäftsprozesse eingeführt haben.

Der Einsatz von EMC SourceOne hilft Unternehmen dabei, die Anforderungen an das E-Mail Management zu erfüllen. Ein Großkunde der fme AG legt beispielweise den Anforderungsschwerpunkt im Thema E-Mail Management auf das stringente Löschen von E-Mails nach Ablauf einer definierten Aufbewahrungsfrist, um auf eDiscovery Fälle vorbereitet zu sein. Die Konzeption und Umsetzung für nahezu 100.000 Postfächer verlangt eine stringente Projektplanung und ein durchdachtes Rolloutkonzept sowie eine exakte Konfiguration von EMC SourceOne.

Architektur von EMC SourceOne

EMC SourceOne verfügt über mehrere Komponenten. Für den SourceOne Betrieb sind die Komponenten Datenbank (SQL Server), Master Server und Worker Server Grundvoraussetzung. Der Master Server erzeugt Jobs und stellt diese für die Worker Server zum Abholen und Abarbeiten zur Verfügung. Die Worker Server prüfen regelmäßig, ob Jobs für die dem Worker Server zugewiesenen Rolle zum Abarbeiten bereitstehen. Einem Worker Server können eine oder mehrere der folgenden Rollen zugewiesen werden: Archive, Index, Search, Retrieval. Zusätzlich können optional die Komponenten Web Services, Mobile Services und viele weitere zum Einsatz kommen. Diese sind Grundlage für die Nutzung zusätzlicher Funktionen wie zum Beispiel der webbasierten Suche und der Auflösung von „Shortcuts“ (siehe Folgekapitel).

Ein großer Vorteil von EMC SourceOne ist die Skalierbarkeit der SourceOne Systemlandschaft. Dabei handelt es sich um eine „n+1“-Technologie. Dies bedeutet, dass die Erweiterung einer bestehenden Systemumgebung jederzeit problemlos möglich ist, selbst im laufenden Produktivsystem. Je nach Unternehmensgröße und vorhandenem Datenvolumen kann die Anzahl der benötigten physikalischen Server mit Hilfe von EMC SourceOne Tools jederzeit kalkuliert werden. Durch die „n+1“-Technologie können zudem Serverausfälle sehr gut kompensiert werden. Fällt zum Beispiel ein Worker Server mit der Rolle Indexierung aus, übernimmt der nächste verfügbare Worker Server, welcher die Index Rolle zugewiesen hat, diese Aufgabe.

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Funktionsweise von EMC SourceOne

EMC SourceOne unterstützt im Standard Microsoft Exchange und Lotus Domino Umgebungen. Eine der Kernfunktionen von EMC SourceOne ist die Entlastung der Mailserver im Unternehmen, wobei die vorhandenen E-Mails zum Beispiel vom MS Exchange Server in das so genannte SourceOne Native Archive portiert werden. Innerhalb des SourceOne Native Archives besteht die Möglichkeit der Konfiguration und Aktivierung von Aufbewahrungsfristen und der automatischen Vernichtung der E-Mails nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen. E-Mails und deren Anhänge werden innerhalb des SourceOne Archivs „de-dupliziert“, d.h. dass Mails und Attachments mit identischer Aufbewahrungsfrist nur jeweils einmal vorgehalten werden und somit auch nur einmal den Archivspeicher belegen.
EMC SourceOne bietet zudem die Option des so genannten „Shortcutting“. Hierbei werden die in Postfächern vorhandenen E-Mails zunächst wie oben beschrieben in das SourceOne Native Archive portiert. Im Anschluss werden die E-Mails in den Benutzerpostfächern durch einen Link ersetzt, so dass das Datenvolumen auf dem Mailserver stark reduziert wird. Greift ein Benutzer auf eine „Shortcut“ E-Mail zu, wird er automatisch zum SourceOne Archiv weitergeleitet. Von hier aus kann die E-Mail direkt aufgerufen werden. Noch komfortabler ist der direkte Zugriff über den EMC SourceOne Offline Access Client, welcher die im Postfach existierenden „Shortcuts“ direkt beim Zugriff durch den Benutzer auflöst, so dass dieser bis auf die Darstellung der E-Mails in Outlook keine Änderungen in der Arbeitsweise spürt.

Generell ist der Einsatz von EMC SourceOne für verschiedene Szenarien denkbar. Die Lösung kann zum Beispiel lediglich serverseitig konfiguriert und eingesetzt werden, so dass die Auswirkungen für den Endbenutzer sehr gering sind. Der Endbenutzer muss in diesem Fall nicht selbst tätig werden. Die Archivierung der E-Mails im SourceOne Native Archive geschieht vollautomatisch nach zuvor definierten Regeln. Eine Regel könnte zum Beispiel wie folgt heißen: alle E-Mails in den Postfachordnern „Posteingang“ (inklusive aller Unterordner) und „Gesendete Objekte“ (inklusive aller Unterordner) sollen archiviert werden, sofern die E-Mails älter als 30 Tage sind und eine Größe von jeweils 1 MB inklusive aller Anhänge nicht überschreiten. EMC SourceOne kann jedoch auch so konfiguriert werden, dass der Endbenutzer proaktiv E-Mails in vordefinierte Ordner z. B. in MS Outlook archiviert. Hierbei handelt es sich um das so genannte „User directed archiving“, kurz „UDA“. Durch vorher zu definierende Regeln werden Ordner systemseitig für einen abgeschlossenen Nutzerkreis in Microsoft Outlook zur Verfügung gestellt. Mitglieder dieses Nutzerkreises werden dadurch in die Lage versetzt, E-Mails innerhalb von Outlook in die bereitgestellten Ordner zu verschieben. Vorteil ist, dass der Endbenutzer am Archivierungsprozess aktiv beteiligt wird und somit sichergestellt werden kann, dass nur ausgewählte, aufbewahrungswürdige E-Mails im EMC SourceOne Archiv aufbewahrt werden.

 

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Durch den Einsatz von EMC SourceOne ist eine Kombination der beschriebenen Lösungen (serverseitige und benutzergesteuerte Archivierung) möglich.

 

Administration von EMC SourceOne

Die Administration von EMC SourceOne geschieht über die SourceOne Management Console. Diese stellt die Zentrale der SourceOne Systemlandschaft dar. Über die SourceOne Management Console können alle Aktivitäten gesteuert, alle durchgeführten Jobs eingesehen und die Berechtigungsstruktur verwaltet werden. Die Verwaltung der E-Mails einzelner Benutzer und Gruppen kann durch den Einsatz der webbasierten SourceOne Search dezentral gestaltet werden. Je nach eingesetzter Berechtigungsstruktur kann Benutzern die Möglichkeit gegeben werden, über die SourceOne Search beispielsweise alle E-Mails, bei welchen sie direkte („Von:“; „An:“) oder indirekte („CC:“; „BCC:“) Kontaktperson sind, zu finden, einzusehen, diese wiederherzustellen (z. B. in das eigene Postfach) und aus dem SourceOne Archiv zu löschen. Der Aufwand und die Ressourcen für eine zentrale Administration und Durchführung solcher Tätigkeiten kann demnach minimiert werden.

 

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Hier der Nutzen von SourceOne in der Übersicht:

  • Spürbare Entlastung von MS Exchange / Lotus Domino
  • Anforderungen an eine E-Mail Management Lösung werden erfüllt durch

o   Einhaltung von Aufbewahrungsfristen

o   Automatische Vernichtung nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen

o   Zentrales E-Mail Archiv; Inhalte können unverzüglich bereitgestellt werden

  • Serverseitige oder benutzergesteuerte E-Mail Archivierung oder Kombination aus beiden Lösungen
  • Maximale Skalierbarkeit, Optimierung der SourceOne Systemlandschaft
  • Deutliche Einsparung im Storagebereich durch „De-Duplizierung“
  • Sehr wenig Änderungen für den Endbenutzer (Human Change Management)
  • Administrationsaufwand kann gering gehalten werden durch Nutzung der webbasierten SourceOne Search; Endbenutzer können E-Mails direkt im Postfach wiederherstellen
  • Einfache Konfiguration der Regeln und Aktivitäten innerhalb EMC SourceOne


Fazit

Je nach Anforderung des Unternehmens an den E-Mail Management Prozess können die verschiedenen Funktionen von EMC SourceOne deutlich zur Erhöhung der Compliance-Sicherheit beitragen. Die Kernfunktionen und Stärken von EMC SourceOne liegen in der Archivierung und automatischen Vernichtung von E-Mails nach bestimmten Kriterien sowie einem damit verbundenen Berechtigungsmodell für Zugriffe auf archivierte E-Mails.