In der modernen Geschäftswelt sind reibungslose Workflows entscheidend für die Produktivität und Kundenzufriedenheit. Ein oft unterschätzter, aber wesentlicher Bestandteil dieser Prozesse ist das Input Management. Ohne klare und effiziente Abläufe im Umgang mit eingehenden Dokumenten entstehen unnötige Verzögerungen und Fehler. Doch was genau versteht man unter Input Management und warum ist speziell in der Logistik so wichtig?
Was ist Input Management?
Input Management bezieht sich auf die Erfassung, Klassifizierung und Indexierung von Dokumenten, die auf unterschiedlichen Wegen in ein Unternehmen gelangen. Dabei geht es darum, den Überblick über alle eingehenden Dokumente zu behalten – ganz gleich, ob es sich um Fachbriefe, Lieferscheine oder andere relevante Unterlagen handelt. Die richtigen Informationen müssen nicht nur erkannt, sondern auch korrekt zugeordnet werden, zum Beispiel einer bestimmten Bestellung, einem Kunden oder einer Tournummer. Dadurch wird sichergestellt, dass alle benötigten Dokumente vorliegen und in das richtige System, wie ein ERP- oder TMS-System, weitergeleitet werden.
Wie funktioniert ein moderner Input-Management-Workflow in der Logistik?
- Kategorisierung: Zunächst wird jedes Dokument automatisch in die richtige Kategorie eingeordnet, beispielsweise als CMR / Frachtbrief (Deutsch: Internationale Vereinbarung über Beförderungsverträge auf Straßen), Lieferschein oder Eingangsrechnung.
- Indexierung: Anschließend wird das Dokument indexiert. Hierbei werden alle relevanten Informationen wie Kundenname, Transport- oder Rechnungsnummer erfasst und zugeordnet. Diese Daten sind entscheidend, um das Dokument später einfach und schnell wiederzufinden.
- Automatisierung: Moderne Tools ermöglichen es, dass der gesamte Prozess automatisiert abläuft, ohne dass manuell eingegriffen werden muss. Sollte jedoch eine manuelle Anpassung nötig sein, bieten die Systeme die Möglichkeit, Freigaben zu erteilen oder Korrekturen vorzunehmen.
Smarte Automatisierung durch moderne Software
Ein Beispiel für die Effizienzsteigerung durch ein Enterprise Content Management (ECM) System ist die Kombination mit einem Capture Tool, das für die vollständige Indexierung und Kategorisierung von Dokumenten verantwortlich ist. Dieses Tool liest die relevanten Informationen automatisch aus den eingehenden Dokumenten aus, sei es eine Rechnungsnummer, eine Tournummer oder Kundendaten.
Diese Informationen können anschließend direkt in ein ERP (Enterprise Ressource Planning)-System übertragen oder gespeichert werden, um die Dokumente später einfacher und effizienter wiederzufinden. Aber es geht noch einen Schritt weiter: Mithilfe künstlicher Intelligenz (KI) lässt sich das System über die Zeit trainieren, um die Klassifizierung und Indexierung mit jedem neuen Dokument immer genauer durchzuführen.
Viele Unternehmen besitzen bereits Millionen von Dokumenten in ihren Archiven. Hier hilft eine KI-gestützte Lösung, indem sie die Dokumente automatisch analysiert, klassifiziert und indexiert. Mittels OCR-Technologie (Optical Character Recognition) extrahieren Systeme die relevanten Informationen direkt aus dem Dokument und verarbeiten sie automatisch weiter, ohne manuelles Eingreifen. Der Vorteil? Die KI lernt kontinuierlich dazu, wodurch der manuelle Aufwand bei der Dokumentenverarbeitung immer weiter reduziert wird.
Eine Möglichkeit hierfür ist beispielsweise unser KI-Tool zur automatischen Belegzuordnung, die für eine nahtlose Lösung für die Erfassung, Klassifizierung und Zuordnung von Dokumenten sorgt:
Automatische Belegzuordnung mit KI-Technologie
Ein praktischer Workflow: Input Management in Aktion
Nehmen wir an, Sie erhalten Dokumente von einer bestimmten Tour, zum Beispiel einen CMR, einen Lieferschein und ein ADR(Gefahrgut)-Dokument. Diese werden über das Input Management automatisch in das ECM-System überführt. Anschließend liest das Capture Tool alle relevanten Informationen wie Kundenname, Tournummer und Rechnungsnummer aus. Sobald die Dokumente indexiert sind, können sie im System gespeichert und jederzeit abgerufen werden. Gleichzeitig wird direkt geprüft, ob alle Dokumente für die Abrechnung vorhanden sind und falls nicht, entsprechend darauf hingewiesen. Bei Bedarf lässt sich manuell eingreifen, etwa um eine Freigabe zu erteilen oder Anpassungen vorzunehmen.
Ein solcher Workflow sorgt für deutlich mehr Effizienz, reduziert Fehler und spart wertvolle Zeit, die damit für andere wichtige Aufgaben zur Verfügung steht.
Warum Sie auf modernes Input Management setzen sollten
Ein durchdachtes Input Management spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern minimiert auch Fehler und sorgt für einen nahtlosen Informationsfluss in der Logistik. Durch Automatisierung und KI-gestützte Lösungen gewinnen Sie an Effizienz und haben stets den Überblick über alle relevanten Dokumente.
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