Enterprise Search: Vorbei ist auch daneben
Nov 20, 2009 | by admin | 0 Comments

Die Situation ist altbekannt: die meisten Informationen in Unternehmen liegen in unstrukturierter Form – als Texte – vor. Heute kommen Dokumente nahezu ausschließlich elektronisch zur Welt („digitally born“) und jedes Dokument existiert im Durchschnitt 5,3 Mal. Da ist es nicht erstaunlich, dass mit steigender Dokumentzahl die Suche nach dem relevanten Dokument zunehmend mehr Zeit beansprucht. Um dem entgegen zu wirken, wurde versucht, mit einer Reihe von neuen Software-Produkten diese Herausforderung zu lösen: Der ECM-Markt entwickelte sich. Der „Missing Link“ war jedoch das Thema „Suche“, denn sie entscheidet darüber, ob der ECM-Ansatz trägt oder nicht. Am Ende des Tages muss man sich nämlich fragen, wozu man den ganzen Aufwand treibt. Die Antwort ist banal: Um das richtige Dokument zu finden!

Genau dieses Problem sollten Suchmaschinen lösen – sie tun es aber nicht! Warum ist das ist so? An dieser Stelle vereinen sich mehrere Faktoren auf unglückliche Weise: Einerseits wird versucht, die Suchproblematik rein technisch zu lösen, was von vorneherein zum Scheitern verurteilt ist. Die ECM-Thematik hat immer auch organisatorische Implikationen für eine Organisation! Andererseits sind intelligente Suchmaschinen deutlich komplizierter zu bedienen als Google und werden von Benutzern häufig als zu kompliziert abgelehnt. Intelligente Suchmaschinen liefern zwar deutlich bessere Ergebnisse, sind aber immer noch eher Tools für Experten.

Matthias Walter von der Fa. Trivadis, der mir auch obige Zeilen schrieb, favorisiert eine proaktive, intelligente Suche, die den Benutzer in jedem Moment seiner Arbeit die Dokumente automatisch aufzeigt/anbietet, die für ihn thematisch am relevantesten sind (E-Mail, Word, PowerPoint usw.). Man muss also den Spieß umdrehen: Weg vom Suchen – hin zum automatischen Finden. Technisch ist dies längst möglich.

Was dann aber wieder schwer ist, hängt mit der Beherrschung der Technik zusammen. Irgendjemand muss festlegen, was der Benutzer im aktuellen Moment finden muss. Und kann man das generell für alle Benutzer festlegen? Oder muss der Benutzer das selbst festlegen? Oder bestimmt es ein elektronischer Workflow (sofern vorhanden)? Oder lernt die Maschine das selbst, …

Hier ist noch viel zu denken und dann zu tun. Uns interessiert, was Sie dazu denken!

 

Matthias Walter

Dr Ulrich Wiesner