fme File Exchange Plattform – Austausch mit Externen leichtgemacht
Jul 18, 2013 | by admin | 0 Comments

Der Austausch von Dokumenten mit Partnern, Agenturen oder auch Kunden ist aus Sicht der Unternehmens-IT immer noch ein oft problematisches Feld. Der Austausch von großen Dateimengen per Mail „bläht“ die Postfächer unnötig auf und führt zu ineffizienten Prozessen („welche Version ist noch aktuell?“). Die von den Endanwendern in Eigenverantwortung oft gewählte Cloud-Alternative – die Nutzung von Cloud-basierten File-Sharing-Diensten wie Dropbox, Google Drive & Co – ist und bleibt nicht erst seit #Prism ein „Schreckgespenst“ für viele CIOs. Die fme file Exchange Plattform bietet eine compliance- und integrationsfähige Alternative.

Die typischen Anforderungen an eine Dateiaustauschplattform lassen sich in der folgenden Form zusammenfassen:

Als Mitarbeiter des Unternehmens möchte ich…

  • mich mit meinem Standard-Unternehmens-Account anmelden können, am besten per SSO,
  • Sammlungen von Dateien mit externen Benutzern austauschen,
  • angeben können, welche Benutzer lesend oder schreibend auf die Dateien zugreifen können,
  • Dokumente vom lokalen PC oder dem internen Dokumenten-Management-System hochladen/auswählen können,
  • weitere Dateien zu einer Dateisammlung hinzufügen und vorhandene aktualisieren oder löschen können und
  • die Benutzer automatisch benachrichtigen, wenn neue oder geänderte Dateien vorhanden sind.

Als externer Benutzer möchte ich…

  • mich einfach im System registrieren können,
  • vom System benachrichtigt werden, wenn ein anderer Benutzer neue Dateien für mich bereitgestellt hat und
  • auf die für mich freigegeben Dateisammlungen einfach zugreifen können.

Als IT-Verantwortlicher möchte ich …

  • dass das System in der eigenen DMZ betrieben werden kann,
  • dass jede Registrierung von einem Mitarbeiter meines Unternehmens – der Kontaktperson des Externen – freigeschaltet werden muss,
  • eine Übersicht über alle registrierten Benutzer und deren Dateisammlungen haben und dort jederzeit einzelne Dateien oder ganze Sammlungen löschen können,
  • dass freigebende Dateisammlungen nach einer konfigurierbaren Zeitspanne gelöscht werden und
  • verhindern, dass registrierte externe Benutzer das System missbrauchen, indem sie Dateien ohne Beteiligung eines Mitarbeiters austauschen.

Anhand dieser primären Anforderungen eines unserer Kunden haben wir auf Basis von Alfresco und einiger modernen Webtechnologien wie Bootstrap & AngularJS  die fme File Exchange Plattform entwickelt:

 

Alfresco dient in dieser Lösung vor allem als Content Repository inkl. der benötigten Basis -Funktionen wie Berechtigungen, Versionierung, Mailbenachrichtigungen, Dokumentenvorschau sowie Gruppen- & Benutzerverwaltung. Außerdem wird der Registrierungsmechanismus für die externen Benutzer über die in Alfresco integrierte Workflow-Engine Activiti umgesetzt.

Die Benutzungsoberfläche der Applikation ist in Form einer Single Page Webapplikation auf Basis der beiden Frameworks AngularJS (http://angularjs.org/) & Bootstrap (http://twitter.github.io/bootstrap/) implementiert.

Die Kommunikation zwischen diesem JavaScript-Frontend und dem Alfresco-Backend ist mittels sog. Alfresco WebScripts umgesetzt. Das Alfresco WebScript-Framework ist eines der größten Vorteile von Alfresco und ermöglicht die Implementierung einer eigenen auf Anwendungsfall angepassten REST API.

Aus der Sicht des Anwenders teilt sich die Applikation in die folgenden, beiden Komponenten:

New File Collection

Hier haben die Mitarbeiter des Unternehmens die Möglichkeit, eine neue Dateisammlung zum Austausch zu erstellen. Zur Erstellung einer neuen Dateisammlung sind lediglich die folgenden Informationen notwendig:

  1. Name der Dateisammlung.
  2. Berechtigte Benutzer – lesend oder schreibend
  3. Die Dateien, die hochgeladen werden sollen

Um diesen Erstellungsprozess so intuitiv & komfortabel wie möglich zu halten, wurde zur Benutzerauswahl ein Eingabefeld inkl. einer Autovervollständigung anhand der vorhandenen Benutzerkonten eingesetzt.

Zum einfachen Hinzufügen von Dateien vom PC des Benutzers wird neben der üblichen Dateiauswahl auch ein direktes Drag&Drop unterstützt.

Während des Hochladevorgangs der Dateien ist der Benutzer durch den Einsatz von Fortschrittsbalken jederzeit über den aktuellen Fortschritt des Uploads informiert.

Mit Abschluss des Hochladevorgangs werden die berechtigten Benutzer vom System per Mail über die neue Dateisammlung informiert.

 

My File Collections

Im Bereich „My File Collection” hat der angemeldete Benutzer einen direkten und einfachen Zugriff auf die Dateisammlungen, für die er berechtigt ist. Je nach vergebener Berechtigung kann der Benutzer die  enthaltenen Dateien herunterladen, aktualisieren & löschen oder aber auch neue Dokumente hochladen und  Ordner erstellen.

Zudem  kann der Ersteller einer Dateisammlung oder ein Administrator die Sammlung für weitere Benutzer freigeben bzw. Freigaben zurücknehmen und die automatische Ablauffrist einer Dateisammlung aktivieren bzw. deaktivieren.

 

 

Fazit

Die Kombination von Alfresco, AngularJS & Bootstrap hat sich während der Lösungsentwicklung als wunderbar harmonierende und sehr produktive Kombination zur Entwicklung von eigenen dokumentenorientieren Webapplikationen erwiesen.

Die Nutzung dieser erprobten Werkzeuge bringt zudem die Unterstützung von Webbrowsers mobiler Geräte nahezu zum Nulltarif mit. So ist die Bedienung der Anwendung mit einem iPad oder iPhone problemlos möglich und bspw.  das einfache Bereitstellen der Fotografien vom Flipchart aus dem gerade beendeten Workshop  schnell & einfach erledigt.

Die Lösung zeigt einmal mehr, dass es neben der Konfiguration & Anpassung eines Standard-Clients immer auch eine zweite zu betrachtende Variante gibt:

Die Implementierung eines eigenen Clients anhand von best-of-breed Technologien, wie in diesem Beispiel zur vollsten Kundenzufriedenheit gezeigt.