Microsoft 365 Solution Development mit der Power Platform

Microsoft 365 Solution Development mit der Power Platform

Sie kennen es doch auch, Aufgaben und Prozesse wiederholen sich stetig und kosten Tag für Tag Zeit, die man eigentlich gerne für andere Aufgaben hätte.

Tägliches Herumschlagen mit veralteten Applikationen, die weder performant noch intuitiv sind und durch unnötige Schritte Zeit und Nerven kosten. Mit Microsoft 365, genauer der Power Platform, schaffen Sie sich Abhilfe und erleichtern sich Ihren Arbeitsalltag, sodass Sie genau diese Kosten und Zeit einsparen.

Lösungsentwicklung mit der Power Platform – Was gibt es zu beachten und welche Prozesse lassen sich auch bei Ihnen im Unternehmen optimieren?

Mit Power Automate, lassen sich Automatisierungen, so genannte Flows, im Low-Code Prinzip erstellen. Einfache, persönliche Prozesse, wie eine Abwesenheitsbenachrichtigung, jedoch auch komplexere Arbeitsprozesse wie z.B. Genehmigungsflows, sind automatisierbar. Mit Power Apps können maßgeschneiderte Applikationen durch Low-Code Programmierung erstellt werden. Diese sind dann z.B. in Microsoft Teams oder das SharePoint Intranet integriert, um Datenquellen wie beispielsweise Listen oder Bibliotheken aus SharePoint, das Dataverse oder auch eine SQL Datenbank zu nutzen.

Anhand eines Beispiels aus einem vorigen Blogpost, der Verarbeitung von Eingangsrechnungen, wird nun einmal aufgezeigt, wie man Mitarbeiter langfristig entlasten kann.

Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist oft zeitraubend und mühsam, aber die Automatisierung dieses Prozesses mit der Power Platform hilft Ihren Mitarbeitern, den Arbeitsalltag zu erleichtern. Hier sind einige Möglichkeiten, wie die Power Platform dabei unterstützt:

  1. Eingangsrechnungen erfassen: Erstellen Sie mit Power Apps eine benutzerfreundliche App, mit der Ihre Mitarbeiter Eingangsrechnungen einfach scannen und erfassen. Dies erspart ihnen die manuelle Eingabe von Daten und minimiert Fehler.
  2. Datenextraktion: Die Power Platform bietet darüber hinaus auch Funktionen zur automatischen Extraktion von Daten aus Eingangsrechnungen. Erstellen Sie mit Power Automate beispielsweise eine Workflow-Regel, die die Rechnungen erkennt und die relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Betrag und Lieferant automatisch extrahiert.
  3. Validierung und Genehmigung: Mit Power Automate erstellen Sie Workflow-Regeln, um die extrahierten Daten zu validieren und die Rechnungen automatisch an die richtigen Personen zur Genehmigung weiterzuleiten. Dies verkürzt den Prüfungsprozess erheblich und ermöglicht eine schnellere Zahlung von Rechnungen.
  4. Buchhaltungssystemintegration: Die Power Platform lässt sich nahtlos in Buchhaltungssysteme wie Microsoft Dynamics 365 oder anderen ERP-Systeme integrieren. Dadurch werden die automatisch verarbeiteten Rechnungen direkt in das Buchhaltungssystem übertragen, was Zeit spart, und die Fehlerquote reduziert.

Tipps für die Entwicklung von Power Apps

Schauen wir jedoch vom „Was“ zum „Wie“. Um einen besseren Einblick in die Umsetzung von Power Apps Apps zu bekommen, hier noch einige wichtige Dinge, die beim Entwickeln mit der Power Platform beachtet werden sollten. Hier möchte ich den Fokus auf das Staging und Co-Working setzen. Die folgenden sechs Punkte sind dabei besonders wichtig:

  1. Staging-Umgebung: Nutzen Sie eine separate Staging-Umgebung, um Änderungen und Aktualisierungen an Ihrer Power App zu testen, bevor Sie sie in die Produktionsumgebung übertragen Dies hilft, mögliche Probleme zu identifizieren und zu beheben, bevor Ihre Benutzer die App verwenden.
  2. Versionskontrolle: Beachten Sie die Versionskontrolle, um ein effektives Coworking in Power Apps zu ermöglichen. Nutzen Sie zum Beispiel Tools wie GitHub oder Azure DevOps, um die Historie der Änderungen zu verfolgen und die Zusammenarbeit zwischen den Entwicklern zu erleichtern.
  3. Freigabeprozess: Implementieren Sie einen Freigabeprozess, um sicherzustellen, dass nur genehmigte Änderungen von der Staging-Umgebung in die Produktionsumgebung übertragen werden. Dies beinhaltet möglicherweise die Überprüfung durch andere Entwickler oder Stakeholder.
  4. Datenmigration: Denken Sie an die Datenmigration von der Staging- in die Produktionsumgebung. Stellen Sie sicher, dass alle Daten erfolgreich übertragen werden und dass die Integrität der Daten während des Prozesses erhalten bleibt.
  5. Backup und Wiederherstellung: Erstellen Sie regelmäßig Backups von Ihrer Power App und den dazugehörigen Daten. Dies hilft, Datenverluste zu vermeiden und ermöglicht eine schnelle Wiederherstellung im Falle eines Problems.
  6. Kommunikation und Dokumentation: Versuchen Sie ein gutes Maß an Kommunikation und Dokumentation aufrechtzuerhalten, insbesondere wenn mehrere Entwickler an der Power App arbeiten. Dokumentieren Sie Änderungen, Aktualisierungen und Bugs, um das Verständnis zwischen den Entwicklern zu erleichtern und zukünftige Referenzen zu ermöglichen.

Indem Sie diese Richtlinien befolgen, optimieren Sie das Coworking in Power Apps und stellen sicher, dass Änderungen korrekt getestet und in die Produktionsumgebung übertragen werden.

Fazit

Die Power Platform ist eine sehr gute Lösung, um im Microsoft 365 Umfeld Applikationen und Automatisierungen zu implementieren und schafft unternehmensweit auch für den einzelnen Mitarbeiter einen Mehrwert. Man darf hierbei die Low-Code-Programmierung jedoch nicht unterschätzen. Wie auch in der klassischen Programmierung, gilt es, wichtige Dinge zu beachten, um es richtig und sauber umzusetzen.

Für weitere Tipps und Infos verfolgen Sie gerne weiterhin unsere Blogserie zum Thema Solution Development.

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Low Code Programmierung mit Microsoft 365 – Warum Programmierkenntnisse wichtig sind

Low Code Programmierung mit Microsoft 365 – Warum Programmierkenntnisse wichtig sind

In den letzten Jahren hat die digitale Transformation Unternehmen dazu veranlasst, neue Technologien zu nutzen, um ihre Produktivität und Effizienz zu steigern. In diesem Zusammenhang hat sich „Low Code“ als eine bahnbrechende Methode etabliert, die es ermöglicht, Anwendungen mit minimalem Programmieraufwand zu entwickeln. Microsoft 365, eine der führenden Cloud-basierten Produktivitätssuiten, hat mit dem Low Code-Ansatz eine enorme Bedeutung erlangt. Doch warum sind Programmierkenntnisse trotz der Einfachheit von Low Code so wichtig? In diesem Blogpost wollen wir dieser Frage auf den Grund gehen.

Was ist Low Code überhaupt?

Bevor wir uns mit der Bedeutung von Programmierkenntnissen in Bezug auf Low Code auseinandersetzen, lassen Sie mich kurz erläutern, was Low Code eigentlich ist. Low Code ist eine Methode zur Anwendungsentwicklung, bei der Programmieraufwand reduziert wird, indem visuelle, Drag-and-drop-orientierte Entwicklungswerkzeuge eingesetzt werden. Dies ermöglicht auch Nicht-Entwicklern, Anwendungen zu erstellen und somit die Entwicklungsgeschwindigkeit erheblich zu erhöhen.

Die Einfachheit von Low Code – Täuschung oder Wirklichkeit?

Es ist wahr, dass Low Code die Hürden für die Anwendungsentwicklung senkt. Die Entwicklung komplexer Anwendungen wird durch die Verwendung visueller Werkzeuge erheblich vereinfacht. Geschäftsprozesse können effizienter gestaltet werden, indem Mitarbeiter ohne technischen Hintergrund schnell Lösungen erstellen. Allerdings ist die Annahme, dass keine Programmierkenntnisse notwendig sind, eine Täuschung.

Warum sind Programmierkenntnisse also wichtig?

Programmierkenntnisse sind von entscheidender Bedeutung in der heutigen technologisch geprägten Welt. Während Low Code-Plattformen zweifellos einen schnellen Einstieg in die Anwendungsentwicklung ermöglichen und für einfache Anwendungen und Geschäftsprozesse gut geeignet sind, stoßen sie bei komplexeren Projekten oft an ihre Grenzen. In solchen Fällen kommen die Fähigkeiten eines erfahrenen Programmierers ins Spiel, um individuelle Anpassungen vorzunehmen und komplexe Logik nahtlos einzubinden.

Ein weiterer Aspekt, bei dem Programmierkenntnisse unverzichtbar sind, betrifft die Integration von Anwendungen mit anderen Systemen und Datenquellen. In der heutigen vernetzten Geschäftswelt ist die reibungslose Kommunikation zwischen verschiedenen Plattformen und Datenquellen essenziell. Hierbei sind Programmierkenntnisse gefragt, um maßgeschneiderte Schnittstellen zu programmieren und eine manipulationssichere Verarbeitung der Daten zu gewährleisten.

Darüber hinaus spielen Programmierkenntnisse eine zentrale Rolle bei der Fehlerbehebung und Wartung von Anwendungen, auch wenn diese auf Low Code-Grundlagen aufbauen. Trotz der hohen Benutzerfreundlichkeit und automatisierten Prozesse in Low Code-Umgebungen sind Fehler unvermeidlich. Das Verständnis von Code und die Fähigkeit, Fehler zu erkennen, zu verstehen und effizient zu beheben, sind daher von großer Bedeutung, um eine reibungslose Funktionalität der Anwendung zu gewährleisten.

Ein weiterer Vorteil von Programmierkenntnissen liegt in der Optimierung der Performance von Applikationen. Es reicht nicht aus, dass eine Anwendung lediglich funktioniert – sie muss auch effizient arbeiten. Hier kommen Programmierer ins Spiel, die in der Lage sind, den Code zu optimieren, Engpässe zu identifizieren und die Leistungsfähigkeit der Anwendung zu verbessern.

Schließlich spielen Programmierkenntnisse eine entscheidende Rolle bei der Bewältigung wachsender Anforderungen und erweiterten Funktionen in Low Code-Anwendungen. Wenn eine Anwendung im Laufe der Zeit wächst und zusätzliche Funktionen benötigt, sind Programmierer in der Lage, diese komplexen Anforderungen zu bewältigen und die Anwendung auf das nächste Level zu heben.

Insgesamt lässt sich sagen, dass Programmierkenntnisse in der modernen Technologielandschaft von unschätzbarem Wert sind. Sie ermöglichen es, die Grenzen von Low Code zu überwinden, Anwendungen effizient zu gestalten, Fehler zu erkennen und zu beheben sowie erweiterte Funktionen hinzuzufügen. Sowohl für individuelle Entwickler als auch für Unternehmen, die innovative und leistungsstarke Anwendungen benötigen, sind Programmierkenntnisse ein entscheidender Erfolgsfaktor.

Fazit

Low Code ist zweifellos eine wertvolle Methode zur Beschleunigung der Anwendungsentwicklung und zur Förderung der digitalen Transformation von Unternehmen. Es ermöglicht Mitarbeitern ohne Programmierkenntnisse, einen Beitrag zu leisten und maßgeschneiderte Anwendungen zu erstellen. Doch Programmierkenntnisse bleiben trotzdem ein wertvolles Gut. Sie ermöglichen es Entwicklern, die Vorteile von Low Code voll auszuschöpfen, während sie gleichzeitig die Komplexität und Skalierbarkeit der Anwendungen sicherstellen.

Die ideale Kombination besteht darin, Entwicklern und Nicht-Entwicklern zusammenzubringen, um Synergien zu schaffen und das Potenzial von Low Code voll auszuschöpfen. Microsoft 365 bietet hierfür eine vielfältige Plattform, auf der die Zusammenarbeit zwischen Entwicklern und Fachexperten nahtlos funktionieren kann.

Abschließend lässt sich sagen, dass Programmierkenntnisse auch in einer Low Code-Welt ein entscheidender Faktor für den Erfolg und die Wirksamkeit von Anwendungen sind. Unternehmen sollten daher darauf achten, ihre Mitarbeiter entsprechend zu schulen und ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Low Code und traditioneller Programmierung zu finden, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Interessant für Sie? In unserem kostenlosen ePaper adressieren wir das Thema Low Code und haben Ihnen fünf Best Practices für Microsoft 365 Solution Development zusammengestellt.

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Sind Sie bereit für Microsoft 365 Copilot?

Sind Sie bereit für Microsoft 365 Copilot?

Hinweis: Dieser Beitrag wurde erstmals im Dezember 2023 veröffentlicht und zuletzt im Januar 2024 ergänzt.

Wenn nicht, sollten Sie es spätestens jetzt sein. Das KI-Zeitalter hat längst Einzug gehalten und während mit ChatGPT binnen von nur drei Monaten 100 Millionen Benutzer verzeichnet wurden, dauerte es beim Smartphone 16 Jahre und beim Internet immerhin noch sieben Jahre! Bei der Eröffnung der diesjährigen Ignite Konferenz hat Satya Nadella, Vorstandsvorsitzender und CEO von Microsoft, nun auch Microsoft als „Copilot-Unternehmen“ betitelt und sprach vom Aufbruch in die Copilot-Ära.

Bereits Ende September 2023 hat Microsoft in New York die generelle Verfügbarkeit von Microsoft 365 Copilot gemeinsam mit Copilot für Windows sowie Bing Chat Enterprise angekündigt und das Produkt ist seitdem allgemein verfügbar.

Wie Microsoft 365 Copilot genutzt werden kann und was zu beachten ist, beschreibe ich in diesem Blog. Was steckt hinter Microsoft 365 Copilot und was sollte vor der Einführung unbedingt beachtet werden?

Copilot vs. Azure OpenAI

Blicken wir zunächst auf Copilot und die Abgrenzung zu Azure OpenAI. Mit Copilot hat Microsoft den Benutzern künstliche Intelligenz in Kombination von ihren Anwendungen, Ihren Unternehmensdaten – primär im Microsoft-Mandanten – sowie der Leistungsfähigkeit großer Sprachmodelle (Large Language Models – kurz LLMs) leicht zugänglich gemacht. Azure OpenAI ist hingegen nicht ohne Lösungsdesign und -entwicklung für den Endbenutzer direkt nutzbar, bietet aber ebenso großes Potential für Unternehmen. OpenAI-Modelle lassen sich auf diese Weise leicht in bestehende Anwendungen integrieren. Mit dem Azure OpenAI Service greifen Entwickler schnell und einfach auf eine breite Palette von KI-Modellen zu, einschließlich der Verarbeitung natürlicher Sprache und vielem mehr.

Während Copilot für Windows in das Betriebssystem Windows 11 integriert und Bing Chat Enterprise im Browser Microsoft Edge verfügbar ist, steht Microsoft 365 Copilot unmittelbar in den Microsoft 365 Apps wie z.B. Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook u.a. bereit. Microsoft 365 Copilot greift auf Inhalte des Microsoft-365-Mandanten sowie bei Bedarf auf Informationen aus dem Internet und bei Verwendung von sogenannten Plugins auch auf Drittsysteme zu. Plugin-Partner sind zum Beispiel Adobe, Atlassian, Bitbucket, Box, Oracle, Trello, um an dieser Stelle nur einige zu nennen. Microsoft bringt mit Copilot die KI direkt an den Arbeitsplatz – voll integriert in die Tool-Landschaft von Microsoft.

Und mit dem am 15.11.2023 angekündigten Copilot Studio geht Microsoft noch einen Schritt weiter: über eine Low-Code-Plattform lässt sich Microsoft 365 Copilot auf die Unternehmensbedürfnisse hin anpassen und eigenständige Copilots können entwickelt werden – bis hin zur Verbindung zu Legacy-Systemen oder der Einbindung von Unternehmensdaten in der On-Prem-Infrastruktur.

Microsoft Copilot 1

Quelle: https://www.codec.ie/hs-fs/hubfs/1-1.png?width=1280&height=720&name=1-1.png

Funktionsweise Microsoft 365 Copilot

Wie Microsoft 365 Copilot funktioniert, zeigt dieses Schaubild von Microsoft.

Kurz zusammengefasst: Zunächst erfolgt eine Sprach- oder Texteingabe des Benutzers (auch als Prompt bezeichnet) in einer der Microsoft 365 Anwendungen – das kann ein Satz oder eine Frage sein. Über Microsoft Graph und den semantischen Index (Microsoft 365 Copilot overview | Microsoft Learn) erfolgt eine erste Datenverarbeitung (Pre-processing). Anschließend wird der zuvor angepasste Prompt an das sogenannte LLM übermittelt und Copilot erhält dazu eine Antwort, die nun wiederum durch Graph und den semantischen Index die Antwort (Post-processing) für den Endbenutzer aufbereitet. Diese Antwort kann auch eine Aktion in der jeweiligen Anwendung auslösen – wie zum Beispiel die Zusammenfassung eines Textes in Microsoft Word.

Für mehr Details zur Funktionsweise empfehle ich die Dokumentation von Microsoft, die in meinen Augen für Copilot sehr hilfreich und umfangreich ist. Besonders lege ich allen Interessierten die Lernpfade zu Microsoft 365 Copilot ans Herz.

Steigerung von Produktivität und Qualität bei gleichzeitiger Zeitersparnis

Die Werbung von Microsoft klingt vielversprechend. Wie schön einfach wäre es doch, wenn lästige E-Mails von einer KI beantwortet würden, meine nächste Präsentation 30 Minuten vor dem Meeting noch schnell gezaubert würde oder ich im Chat all meine Fragen zum Kundenprojekt beantwortet bekäme. In einem „Early Access Program“ hat Microsoft über acht Monate weltweit mit unzähligen Unternehmen Copilot verprobt und mit den Kunden das Produkt weiterentwickelt.

Auf der Ignite 2023 stellte Microsoft unter anderem folgendes Zahlenmaterial vor:

  • 70% der Copilot-Nutzer sehen eine Produktivitätssteigerung
  • 68% sprechen auch von Qualitätssteigerungen in der täglichen Arbeit
  • 29% der Nutzer waren bei der Suche von Informationen schneller

Im Work Trend Index Special Report M365 vom 15.11.2023 liefert Microsoft aus dem „Early Access Programm“ weitere Zahlen der befragten Copilot-Benutzer.

Doch ohne gute Vorbereitung und ohne eine Strategie zur verantwortungsvollen Einführung von KI im Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter wird der Erfolg lange auf sich warten lassen. Auch die mögliche Skepsis gegenüber generativer künstlicher Intelligenz im Unternehmen kann geschürt werden, wenn dieser Wandel nicht mit Bedacht und der nötigen Sensibilität vonstattengeht.

Mit meiner Brille als langjähriger Microsoft 365 Consultant stelle ich jedoch die kritische Frage, ob die meisten Unternehmen überhaupt schon bereit sind für KI und Microsoft 365 Copilot? Diese Fragestellung ist sehr vielschichtig, denn neben der Technologie und der Frage nach Lizenzen, steht auch der Mitarbeiter als Nutzer von Copilot im Fokus des Geschehens. Zur Einführung von KI und Microsoft 365 Copilot gehört aus meiner Sicht eine Vision und Strategie, um die Kollegen mitzunehmen, zu befähigen und am Ende zu begeistern. Denn Begeisterung sieht derzeit z.B. in Deutschland anders aus:

Quelle: Eco_civey_Kuenstliche_Inelligenz.[grosses_Bild__zoombar_630_].png (630×354) (markenartikel-magazin.de)

42 % der deutschen Bevölkerung ist skeptisch in Bezug auf den Nutzen von künstlicher Intelligenz.
Jedoch ist die Angst vor Jobverlust nicht ursächlich für die KI-Skepsis, so die Studie. Und das ist sicher auch ein guter Anknüpfungspunkt bei Microsoft 365 Copilot, denn die KI soll am Arbeitsplatz unterstützen und vielleicht dem Anwender teils lästige Tätigkeiten abnehmen.

Change-Management und Schulung

Ein Change-Management ist zur Einführung von Microsoft 365 Copilot unabdingbar. Bereiten Sie Kommunikationsmaßnahmen vor und nehmen Sie Sponsoren mit an Bord. Die Einführung von KI ist kein reines IT-Thema, sondern muss von der Unternehmensführung getragen werden. Nur so gelingt es, den Mitarbeitern die Angst vor der KI zu nehmen. Stellen Sie die Mehrwerte und den Nutzen von KI in der täglichen Arbeit heraus! Es bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtige Arbeit und die Produktivität wird verbessert.

Befähigen Sie Ihre Kollegen mit der Formulierung von guten Prompts. „Garbage In, Garbage Out“ heißt es so schön in der IT. Sind die Eingaben ungültig oder unvollständig, wird auch das Ergebnis falsch oder ungenau. Die Sprach-/Texteingaben müssen präzise sein, einen Kontext haben. Auch Erwartungen und Datenquellen sind sehr sinnvoll. Nur gute Prompts liefern die besten Ergebnisse.

Schulen Sie die Anwender mit den Microsoft 365 Apps im Zusammenhang mit Copilot. Es scheint einfach und intuitiv zu sein, was Microsoft mit Copilot in den Apps implementiert hat, doch nicht jeder Anwender hat die Affinität, mit neuen Funktionen zurecht zu kommen. Denn die Bandbreite und Funktionen sind sehr umfassend. In Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Viva, OneNote, Whiteboard und Loop (Stand heute!) stehen zahlreiche Optionen zur Verfügung, die der Anwender zur Anwendung kennen und verstehen muss. Das können Entwürfe von Texten oder Präsentationsfolien sein. Möglich ist die Zusammenfassung von Informationen aus verschiedensten Datenquellen und die Analyse und Aufbereitung von Daten z.B. in Microsoft Excel, um nur ein paar Beispiele zu nennen.

Sensibilisieren Sie Ihre Anwender! Jede Antwort von Copilot muss geprüft und bewertet werden. Ein Abgleich mit vertrauenswürdigen Quellen ist oftmals unabdingbar. Den Anwendern sollte bewusst sein, dass die Antworten mehr oder weniger zufällig sind. Obwohl ein und derselbe Prompt immer wieder verwendet wird, kann er zu unterschiedlichen Ergebnissen führen.

Planen Sie Schulungen und sammeln Sie Best Practices für Ihr Unternehmen. Rechnen Sie dafür ausreichend Zeit und Aufwand ein, um entsprechende Konzepte und Material zu erarbeiten. Das Material von Microsoft ist bisher lediglich in Englisch verfügbar. Nicht für jeden etwas!

Compliance einhalten

Doch eh Sie loslegen, sollten Sie unbedingt die Compliance-Themen ins Visier nehmen. Datensicherheit und Datenschutz sowie Mitbestimmung spielen eine wichtige Rolle bei der Einführung von Microsoft 365 Copilot.

Binden Sie alle Stakeholder rund um Datenschutz, IT-Sicherheit sowie den Betriebs- bzw. Personalrat mit ein. Um eine Datenschutzfolgenabschätzung und Betriebsvereinbarung werden Sie nicht herumkommen.

Auch wenn Microsoft damit wirbt, dass Benutzer nur das an Ergebnissen erhalten, wozu sie auch berechtigt sind und die Schutzmechanismen innerhalb Ihres Microsoft 365 Mandanten greifen, sollten Sie unbedingt den Stand der Einführung und die Konfiguration prüfen und bei Bedarf anpassen.

Prüfen Sie Ihr Berechtigungskonzept zu SharePoint und Co. und wägen Sie ab, Tools wie Microsoft Purview oder Information Barriers einzuführen oder diese weiter zu optimieren. Der Zugriff auf Daten und Informationen wird über Microsoft 365 Copilot noch leichter und intuitiver möglich sein, sodass der Schutz dieser Daten auch innerhalb des Unternehmens sichergestellt sein muss.

Bereiten Sie Ihre Daten optimal vor und nutzen Sie die Etikettierung mit Vertraulichkeitsbezeichnungen. Microsoft Syntex kann Ihnen dabei helfen, Informationen aus Textdokumenten oder Mails zu analysieren und mit Schlüsselinformationen als Metadaten anzureichern, die so Copilot zugänglich gemacht werden. Weitere Informationen dazu auf unserem Blog: Microsoft Syntex – KI und alle Probleme sind gelöst, oder?

Betrachten Sie besonders das Einbinden von Tools und Services von Drittanbietern mittels Microsoft Graph-Connectoren oder Plugins. Überprüfen Sie die Datenschutzerklärung und die Nutzungsbedingungen der Drittanbieter und dokumentieren Sie die entsprechenden Datenflüsse.

Doch auch Microsoft ist die Sicherheit der Kundendaten wichtig: „Microsoft Copilot für Microsoft 365 erfüllt unsere bestehenden Datenschutz-, Sicherheits- und Compliance-Verpflichtungen gegenüber Kommerziellen Microsoft 365-Kunden, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der Datenbegrenzung der Europäischen Union (EU). Eingabeaufforderungen, Antworten und Daten, auf die über Microsoft Graph zugegriffen wird, werden nicht zum Trainieren grundlegender LLMs verwendet, einschließlich derer, die von Microsoft Copilot für Microsoft 365 verwendet werden.“ (Quelle: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365-copilot/microsoft-365-copilot-privacy)

Technische Voraussetzungen, Rahmenbedingungen und Empfehlungen

Schaffen Sie weitere technische Voraussetzungen und prüfen Sie die Rahmenbedingungen:

  • Microsoft 365 Copilot ist derzeit ausschließlich für Microsoft 365 E3 oder E5 verfügbar
  • Mindestens 300 Benutzer müssen für Microsoft 365 Copilot lizensiert werden
  • Benutzer müssen über ein Microsoft Entra-ID-Konto verfügen
  • Benutzer sollten über ein OneDrive-Konto verfügen, um bestimmte Features in Microsoft 365 Copilot wie z.B. die Dateiwiederherstellung verwenden zu können
  • Microsoft 365 Copilot funktioniert mit dem neuen Outlook (aktuell im Preview)
  • Um die Funktionen von Copilot in den folgenden Apps nutzen zu können, müssen die selbstredend bereitgestellt sein:
    • Word
    • Excel
    • PowerPoint
    • Teams
    • Loop
    • Whiteboard
  • Um Latenzzeiten zu minimieren, wird grundsätzlich – wie auch als solches bei Microsoft 365 – eine Netzwerkbetrachtung und -optimierung empfohlen.
  • Aktivierung von WebSocket-Verbindungen für Endbenutzer.

Sprachunterstützung

Man fragt sich vielleicht, ob Deutsch oder andere Sprachen bei Microsoft Copilot unterstützt werden. Die gute Nachricht ist: Ja, hier hat Microsoft bereits viel getan und unterstützt derzeit neben Englisch auch Französisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch (Brasilianisch), Japanisch, Standard-Chinesisch und natürlich Deutsch.

Nur einen Wehrmutstropfen gibt es aktuell noch: Copilot in Excel ist momentan nur in Englisch verfügbar. Aber wie Microsoft selbst angibt, arbeiten Sie daran, insgesamt für Copilot weitere Sprachen bereitzustellen und das sicher auch bald für Excel mit dem kompletten Sprachpaket.

Für global agierende Unternehmen kann die Mehrsprachigkeit eine Herausforderung darstellen und das nicht nur in Hinblick auf Microsoft 365 Copilot. Wer sich nicht auf eine einzige Unternehmenssprache festlegen kann, wird sich damit auseinandersetzen müssen. Eine mehrsprachige Inhaltsstrategie umfasst einen Inhaltsplan für mehr als eine Sprache. Die Strategie sollte die oben genannten Fragen für jede Sprache beantworten. So kann beispielhaft SharePoint Premium mit Syntex Inhalte automatisch übersetzen. Diese Funktion ist bereits für Ende Dezember 2023 angekündigt.

Datenoptimierung

Noch ein paar weitere Tipps zur Vorbereitung Ihrer Unternehmensdaten.

Räumen Sie auf! Nichts ist schlimmer, als bei einer Suche veraltete und nicht mehr gültige Informationen zu finden. Das gilt für Microsoft 365 und somit für Copilot. Eine Prüfung und Bereinigung von Unternehmensdaten ist unabdingbar, damit Copilot auf relevante und aktuelle Daten zugreifen kann. Wiederholen Sie das kontinuierlich.
Lesen Sie hierzu auch unser ePaper SharePoint-Chaos vermeiden.

Bauen Sie mit Metadaten eine logische Informationsarchitektur auf, von der Copilot Beziehungen und Relevanz ableitet. Je besser auch hier die Datenqualität, desto besser werden die Antworten des Copilots sein. Erfahren Sie in diesem Blog-Beitrag, wie Sie Metadaten in SharePoint Online richtig verwenden.

Interessant auch der Hinweis von Microsoft zur Verwendung von Tags. So wird beispielhaft empfohlen, Kunden-Tickets mit #Rückzahlung oder #Zahlungsproblem oder anderen Tags zu kennzeichnen. Ich muss gestehen, ausprobiert habe ich das selbst noch nicht, aber es bietet offenbar ganz neue Möglichkeiten. Nur bin ich der Meinung, dass es auch für Tags einer Struktur bedarf, denn andernfalls entsteht schnell ein Wildwuchs.

Die Standardisierung von Dateinamen und die Vermeidung von Abkürzungen ermöglicht es Copilot die Informationen und Inhalte besser zu erfassen und somit bessere Antworten zu liefern.

Nur wer seine Daten und Inhalte im Griff hat, erzielt gute Ergebnisse und einen Mehrwert mit Copilot!

Lohnt sich Microsoft 365 Copilot für mein Unternehmen?

Sicher ist diese Frage nicht leicht zu beantworten und bedarf einer detaillierten Betrachtung. Sollten die für Copilot in Frage kommenden Benutzer noch nicht über eine Lizenz für Microsoft 365 E3 oder Microsoft 365 E5 verfügen, ist dies neben den Lizenzkosten von Microsoft 365 Copilot (derzeit monatlich umgerechnet 27,65 EUR/Benutzer) mit einzuplanen. Auch entstehen interne und gegebenenfalls auch externe Aufwände für die Anpassungen und Vorbereitungen. Eventuell fallen zusätzliche Lizenz- und Implementierungskosten an. All das sollten Sie berücksichtigen und einplanen.

Doch wenn man allein die Lizenzkosten für Microsoft 365 Copilot betrachtet, stellt man fest, dass sich die monatlichen Kosten schnell amortisieren. Das statistische Bundesamt hat für 2022 ermittelt, dass eine Arbeitsstunde im Schnitt 39,50 Euro kostet. Spart der Copilot-Benutzer monatlich eine Stunde und 25 Minuten an Arbeitszeit und kann sich stattdessen anderen wichtigen Dingen widmen, hat sich die Investition bereits gelohnt. Und bedenkt man, dass für manche Arbeiten oftmals Tage benötigt werden – so z.B. das Erstellen einer Kundenpräsentation – und Ihnen Copilot in wenigen Sekunden eine fertige PowerPoint-Präsentation liefert, ist der Return of Investment schnell erreicht.

Aber der Mehrwert und Nutzen von Copilot für das Unternehmen und die Mitarbeiter zahlt sich nicht allein durch Zeitersparnis aus. Die Qualität der Arbeit wird gesteigert und Prozesse werden optimiert.

Vielleicht noch ein letztes Wort zu dem heutigen Lizenzmodell. Die Limitierungen auf mindestens 300 Copilot-Benutzer kommt nicht von ungefähr. Das Interesse an Copilot und somit auch die notwendige Rechenkapazität ist so immens groß, dass Microsoft noch Zeit und Geld in die Aufrüstung der Rechenzentren investiert. Auch das war ein großes Thema auf der diesjährigen Ignite.
Ich schätze, dass dieses Limit bald auch von Microsoft reduziert oder gar aufgehoben wird. Doch sollte man auch bedenken, dass Copilot nur bei größeren Datenmengen gut funktionieren wird, was eher bei Enterprise Kunden der Fall sein wird.

Update 16.01.2024

Prompt veröffentlicht Microsoft Mitte Januar 2024, dass nun Copilot für Microsoft 365 für sämtliche Unternehmenskunden – unabhängig von dem Lizenzmodell – verfügbar ist und das Minimum von 300 Benutzerlizenzen aufgehoben wurde.* Somit geht Microsoft den von mir erwarteten Schritt und das viel schneller als geahnt. Bleibt abzuwarten, ob auch kleine und mittelständische Unternehmen von Copilot für Microsoft 365 profitieren werden. Unabhängig von der Unternehmensgröße müssen die in meinem Blog-Artikel angestellten Überlegungen in Betracht gezogen werden.

* Quelle: Bringing the full power of Copilot to more people and businesses – The Official Microsoft Blog

Die Kunst der Dokumentenorganisation in Microsoft SharePoint Online

Die Kunst der Dokumentenorganisation in Microsoft SharePoint Online

In der heutigen digitalen Arbeitswelt spielt die effiziente Organisation von Dokumenten eine entscheidende Rolle. Insbesondere in SharePoint Online stehen Organisationen vor der Herausforderung, zwischen der Nutzung von Metadaten oder einer Ordnerstruktur zu wählen. Diese Entscheidung sollte jedoch nicht isoliert getroffen werden, sondern auf den spezifischen Anforderungen der Organisation, den Arbeitsabläufen und den Präferenzen der Benutzer basieren.

Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile, und oft bietet eine geschickte Kombination beider Methoden die optimale Lösung. Hier sind einige Überlegungen, um Sie bei dieser Entscheidung zu unterstützen.

Metadaten vs. Ordnerstrukturen – Die Kunst der Abwägung

Die Verwendung von Metadaten ermöglicht eine verbesserte Suche, da Benutzer nach spezifischen Attributen filtern können. Diese flexible Organisationsstruktur ist unabhängig von festen Ordnerhierarchien und fördert eine bessere Zusammenarbeit, indem Benutzer Dateien auf verschiedene Arten kategorisieren können. Zusätzlich ermöglichen Metadaten eine effektive Versionskontrolle, indem Informationen über den Status, die Freigabe oder andere relevante Attribute einer Datei gespeichert werden.

Auf der anderen Seite sind Ordnerstrukturen intuitiv und besonders für Benutzer, die an herkömmliche Dateisysteme gewöhnt sind, leicht verständlich. Ihre einfachere Implementierung erfordert oft weniger Planung und Konfiguration im Vergleich zu umfassenden Metadatenmodellen. Ordner bieten eine festere organisatorische Hierarchie, die sich besonders für bestimmte Szenarien wie Projekte oder Abteilungen eignet.

In der Entscheidungsfindung sollten Sie die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation, die Arbeitsweise Ihrer Benutzer und die Art der zu verwaltenden Inhalte genau analysieren. Die Akzeptanz und die Bereitschaft Ihrer Benutzer, sich an neue Organisationsmethoden anzupassen, sind ebenfalls entscheidende Faktoren. Oft erweist sich eine geschickte Kombination von Metadaten und Ordnerstrukturen als effektiv, wobei Ordner für die grobe Struktur dienen und Metadaten eine Feinabstimmung und zusätzliche Kategorisierung ermöglichen. Bei der Skalierbarkeit einer Lösung, insbesondere bei wachsenden Dokumentenbibliotheken, können Metadaten besonders vorteilhaft sein.

Möchte man tatsächlich eine Kombination einsetzen, dann besteht in SharePoint Online die Möglichkeit, Metadaten und Ordnerstrukturen auf intelligente Weise zu kombinieren, um eine flexible und effiziente Organisation der Dokumentenbibliotheken zu erreichen. Diese Integration bietet verschiedene Ansätze, um Metadaten und Ordner harmonisch miteinander zu verbinden.

Metadaten für Dateien in Ordnern

Eine bedeutende Möglichkeit besteht darin, Metadaten auf Dateiebene hinzuzufügen, unabhängig davon, ob sich die Dateien in Ordnern befinden oder nicht. Dies ermöglicht eine organisierte Struktur, in der Dateien in Ordnern platziert werden können, während zusätzliche Informationen über jede Datei durch Metadaten bereitgestellt werden. Auf diese Weise kann jede Datei individuell kategorisiert und detailliert beschrieben werden, selbst wenn sie sich in einem Ordner befindet.

Metadaten für Ordner

SharePoint Online ermöglicht es auch, Metadaten auf Ordner anzuwenden. Dies eröffnet die Möglichkeit, eine präzise Kategorisierung von Ordnern vorzunehmen, indem bestimmte Attribute oder Informationen zugewiesen werden, die für die Inhalte in diesem Ordner relevant sind. Dadurch wird nicht nur die Übersichtlichkeit verbessert, sondern es entsteht auch die Möglichkeit, Ordner auf einer höheren Ebene zu organisieren und zu kennzeichnen.

Kombination von Metadaten und Ordneransichten

Eine besonders leistungsstarke Möglichkeit der Integration besteht in der Schaffung unterschiedlicher Ansichten Ihrer Dokumentenbibliothek, basierend auf Metadaten oder Ordnerstrukturen. Benutzer können somit zwischen verschiedenen Organisationsansätzen wechseln, je nach ihren Anforderungen. Diese flexible Anpassung ermöglicht es, sowohl die grobe Struktur durch Ordner als auch Feinabstimmungen durch Metadaten zu nutzen. Benutzer können beispielsweise zwischen einer Ansicht, die auf Metadaten wie Datum oder Projekt basiert, und einer Ordneransicht für eine übersichtliche Hierarchie wählen.

Die Mischung von Metadaten und Ordnerstrukturen erfordert jedoch eine durchdachte Planung. Klare Benutzerrichtlinien sollten definiert werden, und Schulungen sind hilfreich, um sicherzustellen, dass Metadaten und Ordner konsistent und effektiv genutzt werden. Diese kombinierte Herangehensweise eröffnet eine optimale Organisation und Zusammenarbeit in Ihrer SharePoint Online-Umgebung, indem sie die Vorteile beider Methoden nutzt und gleichzeitig ihre potenziellen Schwächen ausgleicht.

Die erfolgreiche Implementierung einer effizienten Dokumentenorganisation in SharePoint Online erfordert nicht nur die richtige Wahl zwischen Metadaten und Ordnerstrukturen, sondern auch eine sorgfältige Berücksichtigung von Empfehlungen und bewährten Praktiken. Hier sind einige Schlüsselaspekte, die bei diesem Prozess berücksichtigt werden sollten:

Ermittlung der Anforderungen

Die Grundlage jeder erfolgreichen Dokumentenorganisation ist die genaue Ermittlung der Anforderungen Ihrer Organisation. Eine detaillierte Analyse sollte die spezifischen Arbeitsabläufe, die Art der zu verwaltenden Inhalte und die Bedürfnisse der Benutzer umfassen. Dies ermöglicht es, eine Organisationsstruktur zu schaffen, die präzise auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Benutzerakzeptanz und Schulung

Die Akzeptanz der Benutzer ist entscheidend für den Erfolg jeder Organisationsstruktur. Es ist wichtig, die Benutzer in den Entscheidungsprozess einzubeziehen und ihre Präferenzen zu berücksichtigen. Gleichzeitig sollte Schulungsmaterial bereitgestellt werden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter mit den gewählten Organisationsmethoden vertraut sind. Die Schulung sollte nicht nur den Umgang mit Metadaten und Ordnerstrukturen, sondern auch die Vorteile und effektive Nutzung dieser Elemente umfassen.

Kontinuierliche Überprüfung und Anpassung

Die Anpassung der Organisationsstruktur sollte nicht als einmaliger Prozess betrachtet werden. Es ist wichtig, regelmäßig zu überprüfen, ob die gewählte Methode weiterhin den Anforderungen der Organisation entspricht. Veränderungen in den Arbeitsabläufen, neue Anforderungen oder technologische Entwicklungen könnten Anpassungen erfordern. Eine kontinuierliche Überprüfung ermöglicht eine agile Anpassung an die sich verändernden Bedürfnisse.

Skalierbarkeit berücksichtigen

Mit dem Wachstum der Dokumentenbibliotheken ist die Skalierbarkeit der gewählten Organisationsstruktur von entscheidender Bedeutung. Metadaten bieten oft eine besonders vorteilhafte Lösung in Bezug auf die Skalierbarkeit, da sie es ermöglichen, auch große Mengen an Inhalten präzise zu kategorisieren. Bei der Planung und Implementierung sollte daher darauf geachtet werden, dass die gewählte Methode auch bei steigendem Datenvolumen effizient bleibt.

Insgesamt sind klare Richtlinien, eine enge Zusammenarbeit mit den Benutzern, kontinuierliche Überprüfungen und die Berücksichtigung der Skalierbarkeit essenzielle Best Practices, um eine nachhaltige und anpassungsfähige Dokumentenorganisation in SharePoint Online zu gewährleisten.

Es ist von grundlegender Bedeutung, die getroffene Entscheidung kontinuierlich zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Nur so kann sichergestellt werden, dass Ihre Organisationsstruktur den sich ändernden Anforderungen Ihrer Organisation auf lange Sicht gerecht wird.

10 Tipps für einfache Nutzung und einen effizienten Prozess

Fällt Ihre Entscheidung auf eine Kombination oder ausschließlich Metadaten, gibt es verschiedene Tipps, um die Nutzung zu erleichtern und den Prozess effizienter zu gestalten, denn die Einführung von Metadaten in SharePoint Online kann für Anwender zunächst herausfordernd sein.

  1. Benutzerfreundliche Metadatenfelder erstellen: Erstellen Sie Metadatenfelder mit klaren und leicht verständlichen Bezeichnungen. Vermeiden Sie zu technische Begriffe und sorgen Sie dafür, dass Ihre Benutzer die Bedeutung jedes Metadatenfeldes leicht nachvollziehen können.
  2. Pflichtfelder minimieren: Begrenzen Sie die Anzahl der Pflichtfelder, um die Hürde für Benutzer zu reduzieren. Pflichtfelder sollten auf das Wesentliche beschränkt sein, um die Akzeptanz zu fördern.
  3. Standardwerte nutzen: Verwenden Sie Standardwerte für Metadatenfelder, wo dies sinnvoll ist. Dies verringert die Notwendigkeit für Benutzer, jedes Mal Werte manuell einzugeben, und erleichtert die Datenpflege.
  4. Automatisierte Metadatenzuweisung: Nutzen Sie automatisierte Workflows oder Regeln, um Metadaten basierend auf bestimmten Bedingungen automatisch zuzuweisen. Dies reduziert den manuellen Aufwand und stellt eine konsistente Metadatenzuweisung sicher.
  5. Übersichtliche Ansichten erstellen: Erstellen Sie klare und übersichtliche Ansichten in Dokumentenbibliotheken, die auf Ihren Metadaten basieren. Dies erleichtert es Benutzern, Dateien anhand definierter Kategorien zu finden.
  6. Schulungen und Ressourcen bereitstellen: Bieten Sie Schulungen und Ressourcen an, um den Benutzern das Verständnis für die Bedeutung und den Nutzen von Metadaten zu vermitteln. Je besser die Benutzer informiert sind, desto eher werden sie die Funktionen nutzen.
  7. Praxisnahe Beispiele zeigen: Veranschaulichen Sie die Verwendung von Metadaten anhand praktischer Beispiele, die für die Benutzer relevant sind. Dies kann helfen, den Mehrwert von Metadaten in ihrem täglichen Arbeitsablauf zu verdeutlichen.
  8. Feedback einholen und anpassen: Holen Sie regelmäßig Feedback von den Benutzern ein, um zu verstehen, welche Herausforderungen bestehen. Basierend auf dem Feedback können Sie Anpassungen vornehmen, um die Benutzerfreundlichkeit weiter zu verbessern.
  9. Integration mit vertrauten Tools betonen: Betonen Sie die Integration von Metadaten in vertrauten Tools wie Microsoft Teams oder Office-Anwendungen. Zeigen Sie, wie sich Metadaten nahtlos in den Arbeitsablauf der Benutzer integrieren lassen.
  10. Support und Hilfe anbieten: Stellen Sie einen klaren Supportmechanismus bereit und bieten Sie Hilfe an, wenn Benutzer Fragen zur Nutzung von Metadaten haben. Ein guter Support trägt zur Benutzerzufriedenheit bei.

Durch die Kombination dieser Tipps gestalten Sie die Nutzung von Metadaten in SharePoint Online effektiver und steigern die Akzeptanz unter den Anwendern.

Mit diesen Einblicken und Tipps sollten Sie bestens gewappnet sein, um einerseits eine sinnvolle Entscheidung zur Organisation von Dokumenten für Ihr Unternehmen zu treffen und andererseits die Einführung von Metadaten zu verbessern.