Metadaten in SharePoint Online richtig verwenden

Metadaten in SharePoint Online richtig verwenden

Wussten Sie, dass die Verwendung von Metadaten in SharePoint Online eine schnelle und effiziente Art ist, Ihren Inhalt zu organisieren? Leider machen viele Nutzer häufige Fehler, wenn sie Metadaten verwenden. In diesem Blogbeitrag teilen wir einige Tipps, wie Sie diese Fehler vermeiden können!

Die Vorteile von Metadaten umfänglich verstehen

Haben Sie sich schon einmal gefragt, warum Metadaten in SharePoint Online so wichtig sind? Dafür gibt es zahlreiche Gründe!

Zunächst einmal helfen Metadaten dabei, alle Inhalte einer Dokumenten-Bibliothek zu organisieren und zu kategorisieren. Dadurch wird es viel einfacher, die benötigten Dokumente oder Elemente schnell zu finden und in den Ansichten zu sortieren oder zu filtern.

Metadaten können auch dazu beitragen, Duplikate zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Inhalte eindeutig und einheitlich gekennzeichnet sind. Nutzen Sie beispielhaft ein Metadatum Dokumentenstatus, was erkennen lässt, ob das sich das Dokument im Entwurf befindet oder bereits finalisiert wurde.

In der modernen SharePoint Benutzeroberfläche gibt es keinen Ordnerbaum, wie dieser z.B. aus dem Datei-Explorer bekannt ist. Mit Metadaten können Sie Ihre Inhalte so organisieren, dass Ordner für die Strukturierung nur eine Nebenrolle spielt.

Für eine revisionssichere Archivierung von Dokumenten in SharePoint Online gemäß GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) unterstützen Metadaten diesen Grundsätzen gerecht zu werden.

Aber das ist noch nicht alles – durch das Hinzufügen von Metadaten können Sie auch automatisierte Workflows erstellen und Aktionen wie zum Beispiel Genehmigungen oder Benachrichtigungen auslösen.

Die häufigsten Fehler bei der Verwendung von Metadaten in SharePoint Online

Wenn es um die Verwendung von Metadaten in SharePoint Online geht, gibt es viele Möglichkeiten. Dies birgt auch die Gefahr, Fehler zu machen.

  • Einer der häufigsten Fehler ist es, nicht genügend Zeit in die Planung und Implementierung der Metadatenstruktur zu investieren. Es kann verlockend sein, einfach loszulegen und Metadatenfelder hinzuzufügen, ohne sich Gedanken darüber zu machen, wie sie miteinander interagieren und welche Auswirkungen dies auf die Suche und das Filtern von Inhalten hat. Beachten Sie den Grundsatz: Weniger ist mehr! Das Ziel ist es die Dokumente in SharePoint Online systematisch zu kategorisieren. Denn auch zu viele Metadaten werden aufwendig in der Pflege sein.
  • Ein weiterer Fehler ist es, keine einheitlichen Bezeichnungen oder Begriffe für Metadatenfelder zu verwenden. Dies führt dazu, dass Benutzer Schwierigkeiten haben, Metadaten zu pflegen oder relevante Inhalte zu finden. Es ist wichtig, alle erforderlichen Stakeholder und vorhandenen Taxonomien einzubeziehen.
  • Auch die Vernachlässigung der Pflege von Metadatenfeldern kann zu Problemen führen. Wenn Felder nicht aktualisiert oder bereinigt werden, können veraltete oder irrelevante Informationen angezeigt werden, was das Finden von Inhalten erschwert. Besonders problematisch ist das Fehlen von Metadaten-Informationen bei der Suche nach Dokumenten oder Listen-Einträgen.
  • Legen Sie die Verantwortung nicht allein in die Hände der SharePoint-Site-Besitzer. Zu verlockend ist es, mit ein paar Klicks neue Metadaten für die Site oder Bibliothek einzurichten. Das Chaos in Ihrem Unternehmen ist vorprogrammiert. Ein Gesamtkonzept für Metadaten ist daher unerlässlich!
  • Bei der Einführung von Metadaten dürfen Sie nicht vergessen, Ihre Mitarbeiter einzubinden. Denn nur wenn die Anwender erkennen, welchen Mehrwert Metadaten liefern, wird der Mehraufwand zur Datenpflege akzeptiert.

Um diese häufigen Fehler zu vermeiden, ist es wichtig, Zeit und Ressourcen in die Planung und Implementierung von Metadaten zu investieren und sicherzustellen, dass eine klare Struktur und einheitliche Bezeichnungen verwendet werden. Erst die Anforderungserhebung und Konzeption – dann kann eine erfolgreiche Umsetzung starten!

Achten Sie drauf, dass Ihre Metadaten in SharePoint Online vollständig und korrekt sind

Beachten Sie dabei die folgenden Punkte:

  • Zunächst sollten Sie gewährleisten, dass alle erforderlichen Metadatenfelder ausgefüllt sind. Verwenden Sie hierfür eine Vorlage, ein Formular oder die automatische Anreicherung von Metadaten, sodass alle relevanten Informationen erfasst werden. Definieren Sie Pflichtfelder für Metadaten, dass keine Eingaben vergessen werden können.
  • Weiterhin sollten Sie dafür Sorge tragen, dass die Metadaten konsistent und einheitlich formatiert sind. Verwenden Sie hierfür am besten Standardwerte und Dropdown-Listen, um Tippfehler und unterschiedliche Schreibweisen zu vermeiden. Wählen Sie mit Bedacht das passende Format für die zu erfassenden Daten. Entscheiden Sie sich frühzeitig in der Konzeptionsphase zwischen lokalen und globalen Metadaten und befassen Sie sich mit der Taxonomie.
  • Nutzen Sie künstliche Intelligenz: Microsoft SharePoint Syntax oder der AI Builder der Power Plattform sammeln und stellen Metadaten automatisiert bereit.
  • Setzen Sie bei der Migration großer Dateiablagen nach SharePoint Online auf ein Migrations-Tool, damit keine Metadaten Ihrer Altsysteme verloren gehen.
  • Schließlich ist es wichtig, die Metadaten regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie immer auf dem neuesten Stand sind. Dazu gleich im nächsten Kapitel mehr!

Durch die Beachtung dieser Tipps tragen Sie dazu bei, dass Ihre Metadaten in SharePoint Online vollständig und korrekt sind und somit einen wertvollen Beitrag zur Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse leisten.

Stellen Sie sicher, dass die Metadaten in Ihrer Organisation aktuell bleiben

Damit die Metadaten in Ihrer Organisation immer aktuell sind, gibt es ein paar einfache Schritte, die Sie befolgen sollten.

  1. Zunächst sollte sichergestellt werden, dass alle Mitarbeitenden Ihrer Organisation über die Bedeutung sowie die Verwendung von Metadaten Bescheid wissen. Dokumentation und Schulungen sind unerlässlich.
  2. Zudem ist wichtig, regelmäßig Überprüfungen durchzuführen und zu kontrollieren, dass alle Metadaten korrekt sind und auf dem neuesten Stand gehalten werden.
  3. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, automatisierte Workflows zu implementieren, um eine automatische Aktualisierung der Metadaten zu ermöglichen.

Teilen Sie SharePoint-Metadaten auch außerhalb Ihres Unternehmens.
Das ist eine großartige Möglichkeit, um die Metadaten-Informationen noch effektiver zu nutzen. Indem Sie ihre Dokumente mit Metadaten mit anderen Unternehmen oder Partnern teilen, können Sie wertvolle Informationen austauschen und neue Geschäftsmöglichkeiten schaffen.

Aber Vorsicht! Bevor Sie Ihre Metadaten teilen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumente korrekt klassifiziert und geschützt sind. Denn sonst könnten Sie versehentlich vertrauliche Informationen preisgeben oder gegen Datenschutzrichtlinien verstoßen.

Schützen und reglementieren Sie die Nutzung Ihrer SharePoint-Metadaten

Haben Sie schon mal darüber nachgedacht, wie wichtig es ist, die Nutzung von Metadaten in SharePoint Online zu schützen und zu reglementieren? Wenn nicht, sollten Sie das unbedingt tun! Denn wenn Metadaten nicht richtig geschützt sind, können sie leicht manipuliert werden und wichtige Informationen verloren gehen. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten an einem Projekt oder in Ihrer Abteilungsablage mit vielen verschiedenen Kollegen und jeder kann einfach die Metadaten ändern – das wäre ein Albtraum! Deshalb sollte sichergestellt werden, dass nur bestimmte Benutzer Zugriff auf die Metadaten haben und Änderungen protokolliert werden.

Achten Sie also darauf, dass die Daten immer korrekt sind und dass Sie immer den Überblick haben. Also lassen Sie uns jetzt loslegen und Ihre Daten schützen!

Überprüfen Sie Ihre SharePoint Online-Metadaten regelmäßig auf Korrektheit

Wenn Sie Metadaten in SharePoint Online verwenden, kann es schnell passieren, dass Fehler gemacht werden. Doch keine Sorge, es gibt Möglichkeiten, um diese Fehler zu beheben. Eine Möglichkeit ist zum Beispiel, die Metadaten-Struktur zu überprüfen und zu optimieren, dass alle Felder richtig ausgefüllt sind. Auch das Hinzufügen und Anreichern von zusätzlichen Metadaten-Feldern kann helfen, um bestimmte Informationen besser zu organisieren – es gilt die Faustregel “so viel wie nötig, aber so wenig wie möglich”.

Fazit

Wenn es um die Verwendung Metadaten geht, gibt es häufige Fehler, die vermieden werden sollten. Die Datenqualität zahlt sich für alle SharePoint-Anwender und Ihr gesamtes Unternehmen aus.

Wenn Sie die obigen Tipps befolgen, können Sie sicher sein, dass Ihre SharePoint-Online-Erfahrung reibungslos und die Arbeit ihre Mitarbeitenden effektiv ist. Nur wenn Metadaten richtig genutzt werden, kann es Ihrem Unternehmen helfen, den Arbeitsalltag zu erleichtern und Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.