Die Entscheidung für CMIS ist gefallen – und nun? Mit entsprechender Planung und durchdachten Strategien werden technische und organisatorische Hürden überwunden. In diesem Beitrag behandeln wir die häufigsten Herausforderungen, die sich Unternehmen bei der Migration stellen, und zeigen bewährte Lösungsansätze auf. 

Bestandsaufnahme und Analyse 

Eine detaillierte Bestandsaufnahme ist der erste Schritt. Hierbei gilt es, den gesamten Umfang der ArchiveLink-Nutzung zu ermitteln. 

• Welche Anwendungen nutzen ArchiveLink? 
• Welche Dokumententypen und Workflows sind betroffen? 
• Gibt es spezifische Abhängigkeiten zwischen Systemen, die bei der Umstellung berücksichtigt werden müssen? 

Praxis-Tipp: Eine Prozesslandkarte, die alle Abhängigkeiten visualisiert, schafft Klarheit und dient als Grundlage für die weiteren Schritte. 

Technische Herausforderungen 

Bei der technischen Umsetzung der Migration treten häufig Schwierigkeiten auf, die eine sorgfältige Planung und geeignete Werkzeuge erfordern. 

• Datenmigration: ArchiveLink und CMIS haben unterschiedliche Daten- und Metadatenstrukturen. Ein präzises Mapping stellt sicher, dass alle Informationen korrekt übertragen werden. 
• Tool-Auswahl: Viele Migrationstools stoßen an Grenzen, wenn komplexe Datenstrukturen oder große Datenmengen beteiligt sind. Individuell anpassbare Tools schließen diese Lücke. 
• Testing: Um die Datenintegrität sicherzustellen, sind umfangreiche Tests empfehlenswert. 

Integration mit bestehenden Systemen 

Damit CMIS reibungslos mit vorhandenen Systemen zusammenarbeitet, sind technische Anpassungen und Kompatibilitätsprüfungen unverzichtbar. 

Typische Aufgaben in dieser Phase sind 

• Anpassung oder Neuentwicklung von Schnittstellen  
• Sicherstellung der Performance bei der Übertragung großer Datenmengen 
• Übertragung und Anpassung der Berechtigungsmodelle aus ArchiveLink  

Change-Management 

Neben der Technik ist auch der menschliche Faktor entscheidend – Veränderungen sollten aktiv begleitet und kommuniziert werden, um das Projekt erfolgreich durchzuführen. 

• Mitarbeiter (Admins) frühzeitig einbinden: So fördern Sie Verständnis für die neue Technologie und stärken die interne Unterstützung. 
• Schulungen anbieten: Vermitteln Sie Sicherheit im Umgang mit neuen Workflows und Funktionen. 
• Offen kommunizieren: Klare Informationen und regelmäßige Updates schaffen Vertrauen und steigern die Akzeptanz. 

Ausblick

Ein klarer Blick auf die Herausforderungen ist entscheidend – nur so lassen sich die Potenziale von CMIS vollständig ausschöpfen. Ein strukturiertes Vorgehen, die passende technische Lösung und die aktive Einbindung Ihrer Teams bilden das Fundament für eine erfolgreiche Migration. Im nächsten Teil beleuchten wir, wie Ihr Unternehmen die Chancen der Umstellung optimal nutzt. 

Sie haben den ersten Teil verpasst? Hier erfahren Sie, warum sich der Umstieg von ArchiveLink auf CMIS für Unternehmen lohnt: Teil 1 Mit CMIS fit für die Zukunft