Intelligenter Wissenshub mit SharePoint Knowledge Agent

von Hanna Kostrewa |

04. Februar 2026 |

Digitale Transformation | Enterprise Content Management | Künstliche Intelligenz

In unserer digitalen Welt, in der Unternehmen eine Flut an Daten und Inhalten bewältigen müssen, stellt effizientes Wissensmanagement eine enorme Herausforderung dar. Für IT-Entscheider und Strategen sind optimierte Tools und Technologien unverzichtbar, um den Informationsfluss zu steuern und gleichzeitig Sicherheit und Compliance zu gewährleisten. Mit dem SharePoint Knowledge Agent geht Microsoft einen entscheidenden Schritt weiter und bietet ein zukunftsweisendes Preview-Feature für Microsoft 365 an.

Der Mehrwert von Agents

Microsoft 365 Copilot Agents sind KI-basierte Assistenten, die spezifische Aufgaben innerhalb der Microsoft 365-Plattform automatisieren und optimieren. Sie wurden entwickelt, um Prozesse effizienter zu gestalten und IT-Abteilungen zu entlasten. Zu den bekannten Beispielen für Copilot Agents gehören:

Researcher Agent:  Unterstützung bei der Suche und Analyse von Inhalten und Quellen

Analyst Agent:  Datenanalyse und -aufbereitung für fundierte Entscheidungen

Project Manager Agent:  Optimierung und Automatisierung von Projekt- und Aufgabenmanagement

Community Agent:  Förderung von Engagement und Kommunikation in Netzwerken

Der SharePoint Knowledge Agent fügt sich nahtlos in diese Familie ein, unterscheidet sich jedoch durch seine klaren Schwerpunkte auf die Analyse und Optimierung von Inhalten innerhalb der SharePoint-Umgebung.

Was macht den SharePoint Knowledge Agent besonders?

Dieses KI-gestützte Tool bietet folgende Funktionen zur Verbesserung von Effizienz und Qualität in SharePoint:

Automatisierte Metadatenanreicherung:  Der Agent erkennt relevante Themen in Dokumenten und schlägt automatisch passende Tags vor

Site-Optimierung:  Analysen zu inaktiven Seiten und Broken Links helfen dabei, Webseiten aktuell und fehlerfrei zu halten

Personalisierte Ansichten:  Site Owner und Content Manager definieren Views, Filter und Regeln mithilfe natürlicher Sprache und setzen diese direkt um

Content-Gap-Analyse:  Der Agent erkennt, welche Inhalte fehlen und schlägt proaktiv die Erstellung neuer Seiten vor, z. B. basierend auf häufigen Suchanfragen

Warum handelt es sich bei dem SharePoint Knowledge Agent um eine Preview?

Der SharePoint Knowledge Agent befindet sich aktuell in der Public Preview, was bedeutet, dass er in einer begrenzten Testphase unter realen Bedingungen eingesetzt wird. Ziel dieser Phase ist es, Feedback von Nutzern, besonders von IT-Leitern und Microsoft 365-Beratern, zu sammeln, um den Agent weiterzuentwickeln und upzugraden. Laut Microsoft sollen die SharePoint Agents im Februar 2026 allgemein verfügbar werden.

Wichtige Fakten zur Preview:

Zugang nur für Nutzer mit Microsoft 365 Copilot-Lizenzen

Funktion ist auf SharePoint Online beschränkt

Änderungen und Erweiterungen bis zur Allgemeinen Verfügbarkeit (GA) möglich

Zusätzlich muss der Knowledge Agent von einem SharePoint oder Global Admin explizit per PowerShell aktiviert werden

Anwendungsbeispiel: Wie IT-Verantwortliche profitieren

Ein mittelständisches Unternehmen setzt den SharePoint Knowledge Agent ein, um die Metadaten von Dokumenten in einer zentralisierten Bibliothek zu optimieren. Der Agent erkennt automatisch Keywords wie „DSGVO“ oder „Compliance 2025“, schlägt spezifische Tags vor und erstellt Empfehlungen für neue Filter. Dabei bleibt die IT-Abteilung leitend, aber deutlich entlastet vom Aufwand für manuelle Einsortierungen.

Ein weiteres Beispiel ist die Site-Analyse-Funktion. Auf einer internen Teamseite befinden sich über 20 inaktive Inhalte, die durch die Vorschläge des Agents automatisch zur Archivierung vorgeschlagen bzw. als inaktiv markiert werden. Broken Links werden direkt aufgelistet und Aktionen mit wenigen Klicks ermöglicht. Mehr Ordnung innerhalb eines Bruchteils der Zeit.

Fazit

Der SharePoint Knowledge Agent macht SharePoint Online zu einem aktiven, KI-fähigen Wissenshub. Er unterstützt dabei, Inhalte zu strukturieren, aktuell zu halten und gezielt für Microsoft 365 Copilot nutzbar zu machen, ohne Governance oder Kontrolle aus der Hand zu geben. Als intelligenter Begleiter für Site Owner, Content Manager und IT-Teams reduziert er manuellen Pflegeaufwand und steigert die Qualität von KI-Antworten deutlich. Die Public Preview bietet eine ideale Gelegenheit, frühzeitig Erfahrungen zu sammeln und die Zukunft des KI-gestützten Wissensmanagements mitzugestalten