Eine Migration steht an. Hunderttausende oder sogar Millionen Dokumente sollen aus bestehenden Systemen in eine neue Plattform überführt werden. Doch bei der Analyse zeigt sich: Dokumenttypen sind nicht eindeutig zugeordnet, wichtige Metadaten fehlen oder wurden über Jahre hinweg unterschiedlich gepflegt.

Was nun?

Alle Dokumente manuell zu prüfen und nachzuklassifizieren, ist bei großen Beständen kaum realistisch. Die vorhandenen Informationen einfach unverändert zu übernehmen, verschenkt dagegen die Chance, mit der Migration auch die Qualität der Daten und Dokumente zu verbessern. Genau hier ist der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) sinnvoll.

Wie aus Dokumenten strukturierte Informationen werden

KI ermöglicht es, nicht nur vorhandene Metadaten oder Dateinamen zu betrachten, sondern den tatsächlichen Inhalt eines Dokuments zu analysieren.

So lässt sich beispielsweise erkennen, ob es sich um einen Vertrag, eine Rechnung oder eine Bestellung handelt. Gleichzeitig lassen sich relevante Informationen wie Vertragsnummern, Datumsangaben, Kunden oder Lieferanten aus dem Dokument extrahieren.

Aus bislang unstrukturierten Inhalten entstehen damit Informationen, die automatisiert weiterverarbeitet werden.

Das ist nicht nur für eine Migration interessant. Auch im Input Management stellt sich täglich die gleiche Frage: Wie lassen sich eingehende Dokumente schnell erkennen, klassifizieren und dem richtigen Prozess oder System zuordnen?

migration-center Classify: KI gezielt für Dokumente einsetzen

Mit migration-center Classify lässt sich KI-gestützte Klassifizierung und Metadatenextraktion direkt in solche Szenarien integrieren.

Classify ordnet Dokumente anhand ihres Inhalts definierten Business-Klassen zu und extrahiert die benötigten Metadaten. Beides lässt sich miteinander kombinieren: Wird beispielsweise zunächst ein Dokument als Vertrag erkannt, ist es möglich, anschließend gezielt die für Verträge relevanten Informationen zu ermitteln.

Auch gescannte Dokumente werden über OCR berücksichtigt.

Entscheidend dabei: Die Ergebnisse lassen sich anhand repräsentativer Dokumente testen und validieren, bevor große Dokumentenmengen verarbeitet werden. KI wird damit nicht zur unkontrollierten „Black Box“, sondern zu einem gezielt einsetzbaren Bestandteil des Prozesses.

Migration als Chance für bessere Daten

Gerade bei einer Content-Migration bietet dieser Ansatz einen zusätzlichen Mehrwert. Statt bestehende Dokumente lediglich von einem System in ein anderes zu verschieben, werden sie im Zuge der Migration neu klassifiziert und fehlende Informationen ergänzt.

Das hilft, manuelle Aufwände zu reduzieren, die Qualität von Metadaten zu verbessern und Dokumente im neuen System besser auffindbar und nutzbar zu machen.

Gleichzeitig entsteht eine bessere Informationsbasis für weitere Automatisierung und zukünftige KI-Anwendungen. Denn auch hier gilt: Je besser Unternehmensinformationen strukturiert und zugänglich sind, desto besser lassen sie sich anschließend nutzen.

Von der Migration zum intelligenten Input Management

Der Einsatz muss dabei nicht mit der Migration enden. Die gleichen Mechanismen sind auch für neu eingehende Dokumente nutzbar.

Ein Dokument kommt beispielsweise per E-Mail oder Upload im Unternehmen an. KI erkennt den Dokumenttyp, extrahiert die benötigten Informationen und schafft damit die Grundlage dafür, das Dokument automatisiert dem richtigen System oder Geschäftsprozess zuzuführen.

So entsteht aus einem konkreten Migrationsbedarf ein Prozess, der langfristig auch das Input Management unterstützt.

Wo unterstützt KI bei Ihren Dokumenten?

Nicht jeder Dokumentenbestand und nicht jeder Prozess benötigt KI. Entscheidend ist, die Anwendungsfälle zu identifizieren, bei denen Klassifizierung und Informationsextraktion einen konkreten Mehrwert schaffen.

Als fme verbinden wir unsere langjährige Erfahrung in Enterprise Content Management und Content Migration mit modernen KI-Technologien. Mit migration-center Classify unterstützen wir Unternehmen dabei, bestehende Dokumentenbestände intelligenter aufzubereiten und neue Informationen effizienter zu verarbeiten.

Sie möchten wissen, welches Potenzial in Ihren Dokumenten steckt?

Erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten von migration-center Classify oder sprechen Sie direkt mit uns. Gemeinsam identifizieren wir die passenden Use Cases für Ihre Dokumentenlandschaft.