Anna arbeitet als Projektmanagerin in einem mittelständischen Unternehmen. Jeden Tag muss sie auf zahlreiche Dokumente, Präsentationen und frühere Projekterfahrungen zugreifen. Doch oft sind wichtige Informationen schwer auffindbar – versteckt in langen E-Mail-Verläufen, auf lokalen Festplatten oder in verschiedenen Teams-Kanälen. Wie viele andere Unternehmen steht ihre Firma vor der Herausforderung, Wissen effizient zu organisieren und zugänglich zu machen. Die Lösung? Ein modernes, KI-gestütztes Wissensmanagement mit Microsoft 365. 

Warum ist eine durchdachte Wissensmanagement-Strategie entscheidend? 

In einem unserer früheren Artikel haben wir uns mit den grundlegenden Fragen des Wissensmanagements und seiner Bedeutung für Unternehmen befasst. Klar ist: Ohne eine durchdachte Strategie führt selbst die beste Technologie nicht zum Erfolg. Unternehmen stehen vor der Wahl zwischen zentralisierten und dezentralisierten Wissensmanagement-Ansätzen – ein Thema, das wir bereits ausführlich beleuchtet haben. Microsoft 365 bietet eine ideale Plattform, um beide Strategien intelligent zu kombinieren.   

SharePoint Online: Das Fundament für strukturiertes Wissen 

SharePoint Online ist das Herzstück des Dokumenten- und Wissensmanagements in Microsoft 365. Unternehmen nutzen SharePoint Online, um zentrale Wissensbibliotheken aufzubauen, Metadaten für eine optimierte Suche zu nutzen und Workflows zur Automatisierung von Prozessen zu implementieren.  Neben Dokumenten werden auch Intranet-Seiten und Wikis in SharePoint Online gespeichert und strukturiert verwaltet. Dadurch wird nicht nur die Zusammenarbeit erleichtert, sondern auch der schnelle Zugriff auf relevante Informationen sichergestellt. 

Ein gut strukturiertes SharePoint Online macht den Unterschied zwischen endloser Suche und schnellem Zugriff auf relevante Informationen aus. Sie sind sich nicht sicher, wie Sie ihr SharePoint Online besser nutzen? Lassen Sie uns gemeinsam dazu in den Austausch gehen: SharePoint Online Assessment gemeinsam durchführen  

Praxisbeispiel: 

Als Annas Unternehmen SharePoint Online als zentrale Wissensplattform eingeführt hat, waren die Erwartungen hoch: Endlich sollten alle wichtigen Dokumente an einem zentralen Ort verfügbar sein, klar strukturiert und leicht auffindbar. Doch in der Praxis sah die Realität zunächst anders aus. Die Mitarbeiter speicherten Dokumente an unterschiedlichen Orten ab, verwendeten keine einheitlichen Namenskonventionen, und die Suchfunktion brachte oft unzählige, wenig relevante Ergebnisse. 

Anna erlebte es selbst in einem wichtigen Projektmeeting: Ein Kollege erwähnte eine frühere Analyse, die als Entscheidungsgrundlage dienen sollte. Doch trotz intensiver Suche in SharePoint Online blieb das Dokument unauffindbar.  Erst nach etlichen Rückfragen und langem Herumprobieren tauchte es – falsch abgelegt und ohne relevante Schlagworte versehen – endlich auf. Die ineffiziente Suche kostete wertvolle Zeit und sorgte für Frustration im Team. 

Erst als das Unternehmen begann, klare Metadaten und Filtermechanismen zu nutzen, änderte sich die Situation. Dokumente wurden mit einheitlichen Kategorien versehen, und eine Schulung half den Mitarbeitern, SharePoint Online gezielt zu nutzen. Seitdem findet Anna relevante Informationen mit wenigen Klicks, anstatt minuten- oder gar stundenlang danach zu suchen. Das erleichtert nicht nur ihre tägliche Arbeit, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit im gesamten Team. 

Viva Topics: KI-gestützte Wissensentdeckung (und was nach dem Ende von Viva Topics kommt) 

Microsoft Viva Topics sollte ursprünglich als KI-gestützte Lösung dienen, um automatisch Wissen aus der gesamten Organisation zu extrahieren und thematisch aufzubereiten. Die Technologie erkennt wichtige Themen, erstellt dazu Themenseiten und verlinkt relevante Inhalte und Experten. Doch Microsoft hat angekündigt, den Dienst am 22. Februar 2025 einzustellen. 

Stattdessen setzen Unternehmen auf eine Kombination aus SharePoint Online, Microsoft Suche und Viva Engage, um eine vergleichbare Funktionalität zu erhalten. Besonders Copilot übernimmt hier eine Schlüsselrolle. 

Copilot: Der KI-Assistent als Wissensvermittler 

Microsoft 365 Copilot nutzt KI, um Wissen genau dann bereitzustellen, wenn es benötigt wird. Anna kann Copilot beispielsweise fragen: „Welche Lessons Learned gibt es zu Projekt X?“ und erhält eine prägnante Zusammenfassung der relevanten Dokumente und Konversationen. Besonders in Meetings oder bei der Dokumentenerstellung kann Copilot repetitive Aufgaben übernehmen und das bereits vorhandene Wissen sinnvoll integrieren. 

Vorteile von Copilot im Wissensmanagement: 

• Automatische Zusammenfassungen von Dokumenten und Teams-Konversationen 
• Vorschläge für relevante Informationen basierend auf dem Arbeitskontext 
• Verbesserte Suchfunktionen, die das gesamte Unternehmenswissen durchforsten 
• Unterstützung bei der Organisation und Strukturierung von Inhalten 

Weitere Informationen zu Copilot und seinen Möglichkeiten gibt es in unserem Copilot Webinar! 

Die Vielfalt der Microsoft-Tools im Wissensmanagement 

Neben SharePoint Online und Copilot gibt es weitere wertvolle Tools innerhalb von Microsoft 365, die das Wissensmanagement unterstützen. Doch oft stellt sich die Frage: Welches Tool ist für welchen Anwendungsfall am besten geeignet? Auch Anna und ihr Team mussten sich mit dieser Herausforderung auseinandersetzen. 

OneNote – Der digitale Notizblock für persönliche und kollaborative Wissenssammlungen 

Anna nutzt OneNote, um ihre Meeting-Notizen und Projektskizzen festzuhalten. Besonders schätzt sie die Möglichkeit, Notizen mit Kollegen zu teilen und in Echtzeit gemeinsam daran zu arbeiten. OneNote bietet eine flexible Struktur, mit der sich Informationen übersichtlich organisieren lassen. Doch schnell stellte sich die Frage: Wo endet der Nutzen von OneNote, und wann sollte besser auf andere Tools zurückgegriffen werden? 

Loop – Dynamische Zusammenarbeit in Echtzeit 

Das neuere Microsoft-Tool Loop ermöglicht es Teams, Inhalte interaktiv und in Echtzeit zu bearbeiten. Anna und ihr Team setzen Loop für Brainstorming-Sessions und das Sammeln von Ideen ein. Besonders praktisch ist die nahtlose Integration von Loop-Elementen in andere Microsoft-Anwendungen wie Teams oder Outlook.  Doch es braucht klare Spielregeln, um zu vermeiden, dass Wissen unkoordiniert über verschiedene Tools verstreut wird. 

Wikis in SharePoint Online – Wissen zentral verfügbar machen 

Für zentrale Informationen wie Unternehmensrichtlinien oder Projektwissen nutzen Anna und ihr Team ein Wiki in SharePoint Online. Während Wikis eine gute Möglichkeit zur strukturierten Dokumentation bieten, fehlt oft eine einheitliche Verwaltung. Hier zeigt sich eine große Herausforderung: Ohne klare Verantwortlichkeiten und regelmäßige Pflege veralten Wikis schnell oder werden unübersichtlich. 

 Herausforderung: Die Organisation der verschiedenen Tools 

Microsoft 365 bietet zahlreiche Möglichkeiten für das Wissensmanagement, doch ohne eine durchdachte Strategie schafft das breite Angebot eher Verwirrung als Effizienz.  In Annas Unternehmen kam es anfangs oft zu Doppelungen: Dokumente wurden sowohl in OneNote als auch in Wikis abgelegt, und verschiedene Teams nutzten unterschiedliche Tools für ähnliche Zwecke. Dies führte dazu, dass Wissen verstreut war und sich nur schwer wiederfinden ließ.  

Um dem entgegenzuwirken, hat das Unternehmen klare Regeln für die Nutzung der Tools definiert. OneNote wird nun vorrangig für persönliche Notizen und Meeting-Protokolle genutzt, Loop für agile Zusammenarbeit und Brainstormings, während Wikis für langfristige Wissenssammlungen dienen. Durch Schulungen und interne Leitlinien wurde sichergestellt, dass sich alle Mitarbeiter mit den Unterschieden und Einsatzmöglichkeiten der Tools vertraut machen. 

Ein strukturierter Ansatz, kombiniert mit Schulungen und klaren Richtlinien, hilft Unternehmen, das volle Potenzial von Microsoft 365 für das Wissensmanagement auszuschöpfen. 

Wissen in Bewegung: Wie Microsoft Teams zur zentralen Wissensdrehscheibe wird 

Viele Unternehmen nutzen Microsoft Teams bereits für die tägliche Kommunikation. Doch Teams ist weit mehr sein als ein reines Chat-Tool. In einem späteren Artikel unserer Serie werden wir uns genau damit befassen: Wie Microsoft Teams das Wissen genau dort bereitstellt, wo es gebraucht wird – in Meetings, Chats und Kanälen. Bleiben Sie dran! 

Fazit: Microsoft 365 als ganzheitliche Wissensmanagement-Plattform 

Annas Unternehmen hat mittlerweile eine durchdachte Wissensmanagement-Strategie mit Microsoft 365 implementiert. Durch eine Kombination aus SharePoint Online, Copilot und strukturierten Arbeitsabläufen reduzierten sich die Suchzeiten, und das vorhandene Wissen wurde besser genutzt. Obwohl Microsoft Viva Topics eingestellt wird, bietet Microsoft 365 weiterhin zahlreiche Möglichkeiten, Wissen intelligent zu verwalten. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit alternativen Strategien auseinandersetzen und neue KI-gestützte Ansätze wie Copilot in ihre Prozesse integrieren. 

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie sich Microsoft 365 optimal für Ihr Wissensmanagement nutzen lässt?  Lassen Sie uns darüber sprechen!