Plattformneutrale Lösung der fme zur Automatisierung des Content-Transfers bei der Dokumentenversionierung in Alfresco Share
Mai 24, 2011 | by G.Jagodzinski | 0 Comments

Das Verfahren zur Versionierung von Dokumenten in Alfresco über die Oberfläche von Alfresco Share stellt momentan aus der Endbenutzersicht einen suboptimalen Prozess in der Verwaltung der Arbeitskopien dar. Die Funktionen „Offline bearbeiten“ und „Neue Version hochladen“ ähneln der Checkin- und Checkout-Operationen, bekannt aus anderen Dokumenten Management Systemen (DMS) mit dem Unterschied, dass der Benutzer in Alfresco Share die Kontrolle bei der Bestimmung des Speicherortes besitzt. Die Wahl des Speicherortes erfolgt über den Download-Dialog vom Browser.

Das bedeutet, dass vom Alfresco-System während des Checkout-Vorgangs nach der Sperre des Dokuments nicht sichergestellt ist, wo und ob sich dieses überhaupt im lokalen Benutzersystem befindet. Das führt zu eventuellen Zeitaufwänden beim Wiederauffinden des gewünschten Dokuments. Außerdem zwingt die Funktionalität die Benutzer indirekt zur Erstellung und Pflege ihrer jeweils eigenen internen Ordnerstruktur, um die Arbeitskopien übersichtlich und geordnet zu verwalten.

Des weiteren erfordert der Checkin-Vorgang einen erneuten Eingriff des Benutzers durch die Auswahl des Dokumentenpfades zum Upload von seinem lokalen System. Dieses Vorgehensmodell ist zwar unabhängig vom Betriebssystem des Clients und dem Dateitypen des zu bearbeitenden Dokuments, dennoch aus Sicht der Arbeitsergonomie optimierungsfähig. Alfresco bietet von sich aus einige Möglichkeiten an, wie beispielsweise den Zugriff über WebDAV oder das Microsoft Sharepoint-Protokoll, um den manuellen Eingriff zu automatisieren. Jedoch haben diese Lösungswege ihre Nachteile wie etwa die Einschränkung der Offline-Fähigkeit (WebDAV) und die mangelnde Unterstützung von nicht-Office Dokumenten (Sharepoint).

Der von der fme entwickelte Mechanismus zur Automatisierung des Content-Transfers basiert auf der Nutzung eines Java-Applets, welches Java ab der Version 1.5 unterstützt. Das Java-Applet übernimmt die Aufgaben für die Erstellung und Administration der Arbeitskopien sowie deren Zuordnung zu den Hauptdokumenten im Alfresco-System beim Uploadvorgang. Das Java-Applet ist plattformunabhängig und bedient Dokumente aller gängigen Formate, die auch vom jeweiligen Betriebssystem unterstützt werden.

Während das Java-Applet den Content-Transfer beim Checkout-Prozess im Hintergrund ablaufen lässt und somit keine Benutzeraktivitäten erfordert, bietet es für die Checkin-Operation ein leichtgewichtiges Userinterface für einen möglichen manuellen Eingriff, falls eine Arbeitskopie aus einem anderen lokalen Ablageort als den automatisch gepflegten verwendet werden soll. Dieses Checkin-Applet wird als eigenständige Alfresco-Komponente in den existierenden „Neue Version hochladen“-Dialog integriert.

Ablauf der Versionierung beim Einsatz des Checkin- /Checkout-Applets:

Checkout:

1.  Benutzer führt die Aktion „Offline bearbeiten“ an einem Dokument aus

2.  Alfresco sperrt das Dokument

3.  Applet wird aufgerufen:

a. Ein Ordner mit einem Zeitstempel unter einem festdefinierten Pfad im Benutzersystem wird erstellt, um Speicherung zwei gleichnamiger Dateien zu verhindern

b. Eine lokale Arbeitskopie des Dokumentes wird in dem Ordner abgelegt

c. Die lokale Arbeitskopie wird im entsprechenden Programm zum Editieren geöffnet

d. Der Pfad der lokalen Arbeitskopie wird an Alfresco zurückgegeben und dort in den Eigenschaften der Arbeitskopie gespeichert.
 

checkout-vorgang_editieren-der-lokalen-arbeitskopie   
Abbildung 1: Checkout-Vorgang – Editieren der lokalen Arbeitskopie

 

checkout-vorgang_erstellung-der-lokalen-ablagestruktur

 

Abbildung 2: Checkout-Vorgang: Erstellung der lokalen Ablagestruktur für die zu bearbeitende Arbeitskopie

Checkin:

1.  Benutzer führt die Aktion „Neue Version hochladen“ in Oberfläche von Alfresco Share an dem ausgecheckten Dokument aus

2.  Alfresco-Upload-Formular wird geöffnet

3.  Applet wird aufgerufen:

a.  Der Pfad der Arbeitskopie wird ausgewertet

b.  Besteht die Datei, wird sie bereits in dem Upload-Formular vorselektiert. Besteht sie nicht, kann ein neues Dokument manuell über den Kopf „Durchsuchen“ ausgewählt werden

4. Benutzer klickt auf Dokument hochladen

5. Die lokale Arbeitskopie wird vom Applet in das Alfresco-System hochgeladen und anschließend automatisch vom lokalen Benutzersystem entfernt.

  

 checkin-vorgang_neue-version-hochladen

Abbildung 3: Checkin-Vorgang: „Neue Version hochladen“-Dialog mit der applet-gesteuerten Benutzeroberfläche

 checkin-vorgang_auswahl-einer-arbeitskopie1

 Abbildung 4: Checkin-Vorgang: Auswahl einer Arbeitskopie aus einem anderen lokalen Ablageort

Das Applet bietet weiterhin Potenzial zum Einsatz für weitere Anwendungsbereiche und Funktionalitätserweiterungen. Insbesondere Download- und View-Funktionen könnten ebenfalls vom Applet bedient werden, um beispielsweise doppelte Downloads zu vermeiden. Außerdem wird Alfresco-Share aktuell um eine zusätzliche Funktion „Weiterbearbeiten“ erweitert, um den Editierungsvorgang an der Arbeitskopie auch zum späteren Zeitpunkt fortsetzen zu können.