Praktischer fme Service: DMS-E-Mail-Job für den EMC Documentum Webtop
Aug 29, 2012 | by Florian Lippert | 0 Comments

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie sitzen im Zug und benötigen spontan ein Dokument aus dem zentralen Dokumenten Management System (DMS) Ihres Unternehmens. Bei einem Blick auf Ihre UMTS-Verbindung stellen Sie jedoch fest, dass diese sehr instabil ist und immer wieder zusammenbricht. Dieser Umstand bringt eventuell die Tatsache mit sich, dass Sie während des Downloads des Dokumentes die Verbindung verlieren und den Vorgang, angefangen beim Einwählen in das System bis hin zum Starten des Downloads, erneut durchführen müssen – dies eventuell sogar mehrere Male bis das Dokument zur Verfügung steht.

Basierend auf dieser Ausgangsituation wurde in der fme AG ein Service entwickelt und eingerichtet, der dem Benutzer erlaubt, Dokumente per E-Mail aus dem DMS abzurufen. Dieser Service setzt im Wesentlichen vier Anforderungen voraus:

  • eine Verbindung des E-Mail-Clients zum Mail-Server der Firma
  • ein Postfach, das die Anfragen entgegennimmt
  • ein Dokument muss eindeutig identifiziert werden können
  • Zugriffsrechte auf das benötigte Dokument

Sind diese Kriterien erfüllt, gestaltet sich das Arbeiten mit diesem Service für den Anwender als sehr einfach. Es genügt, wenn der Anwender eine neue E-Mail erstellt und als Empfänger das Postfach angibt, welches die Anfragen entgegennimmt und im Betreff der E-Mail einen Wert einträgt, der das Dokument eindeutig identifiziert. Die fme verwendet hierfür eine im System einmalig vergebene Dokumenten-Nummer im DMS. Dabei handelt es sich um ein eigens von fme programmiertes Add-on im Documentum Webtop von EMC. Mit dem Abschicken der E-Mail ist die Arbeit für den Anwender erledigt, und er muss lediglich kurz auf die Antwort abwarten.

Dieser DMS-E-Mail Service nimmt die Anfragen entgegen und prüft zuerst, ob der Benutzer berechtigt ist, Zugang zum Firmennetzwerk zu erhalten. Ist dies der Fall, wird anschließend das angeforderte Dokument mitsamt der erteilten Berechtigungen aus dem DMS abgerufen. Verfügt der Benutzer mindestens über die Berechtigung, das Dokument zu lesen, erhält er eine Kopie dieses Dokuments und Informationen per E-Mail. Damit ist der Vorgang abgeschlossen.

 

Automatisch generierte E-Mail mit dem gewünschten Dokument

 

Der Service macht sich die Funktionalität des E-Mail-Clients zu Nutzen, abgebrochene Downloads ohne neue Aufforderung fortzusetzen. Der E-Mail-Client lädt das Dokument bzw. Teile des Dokumentes herunter sobald eine Verbindung zum Server besteht.

Diese Vorgehensweise bringt weitere Vorteile mit sich:

  • Bei passender Konfiguration des E-Mail-Clients ist das Dokument auch offline verfügbar
  • Das Dokument ist auf allen Geräten verfügbar auf denen das E-Mail-Konto eingerichtet ist – vor allem sehr hilfreich, um mit mobilen Endgeräten Dokumente abzurufen

Für die Sicherheit der Übertragung sorgt die Art der Verbindung. Beispielsweise ist die Verbindung von Outlook per VPN-Verbindung realisierbar und auch der Web-Access von Outlook ist geschützt, da dieser über https kommuniziert. Die einzige Einschränkung ist die maximale Dateigröße, die der jeweilige Mail-Server zulässt.

Das interne Feedback bei fme zu dem „DMS-E-Mail-Job“ war sehr positiv und reichte von „I love it“, über „Finally! For me (working externally) that’s really a long wanted feature. Thanks!!“ bis hin zu „Triple like!“ und „It´s so great to use this job in the train ;-)“. Das motiviert natürlich zu weiteren Add-ons, die helfen die tägliche Arbeit mit einem DMS zu verbessern.

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