Quick Check zur SharePoint Governance Strategie
Okt 28, 2009 | by admin | 0 Comments

Viele Unternehmen beginnen bei der SharePoint-Einführung mit einer Plattform für Zusammenarbeit (Collaboration) oder als Portal. Dabei wird häufig die Technologie von der IT als Shared Service bzw. SaaS unternehmensweit angeboten. Die Möglichkeit,  selbständig  einen Projektraum oder eine Seite für die Dokumentenverwaltung nach Belieben einrichten zu können, macht SharePoint weltweit so erfolgreich. Jedoch nur für kurze Zeit, denn die dadurch unkontrolliert wuchernden Informationssilos stellen viele unserer Kunden vor riesige Herausforderungen im Umgang mit diesen unstrukturierten Informationssammlungen.

Wenn Anwender in der Lage sind, nach Belieben neue Sites zu erstellen und deren Struktur komplett selbst zu definieren, führt dies in vielen Unternehmen zu einer schnell wachsenden Anzahl an Sites mit chaotischen Strukturen und Inhalten.

In den Sites wird beliebiger Content abgelegt aber es wird selten definiert wie nach der konkreten Nutzungsdauer mit Content und Dokumenten verfahren wird. Oft ist auch nicht bekannt, welche Unternehmenskritikalität dieser Content hat. Neben der schwierigen Recherche werden dadurch auch rechtliche Anforderungen bzgl. Archivierung, Zusammenstellung und Verfügbarmachung von Informationen verletzt, was zu ernsthaften rechtlichen Problemen im Unternehmen führen kann. Aus unserer Erfahrung findet ein kontrollierter Umgang sowie eine Bereinigung häufig nicht statt und es fehlt außerdem an Kontrollfunktionen.

Bei der Bereitstellung von SharePoint muss ein Kompromiss gefunden werden. Einerseits die Einfachheit in der Nutzung und die Freiheit für die Anwender, Andererseits die Definition von Prozessen, Richtlinien und Verantwortlichkeiten zur Verwendung von Sharepoint als Informationssilo mit unternehmenskritischem Inhalt. Dieser Kompromiss muss nicht zwingend zu einem umfangreichen und vollständigen  Governance-Konzept heranwachsen. Ein hoher Mehrwert kann schon erreicht werden, wenn lediglich eine ausgewählte Teilmenge von klassischen IT Governance Elementen betrachtet und in Bezug auf SharePoint angewendet wird. Bewährt haben sich dabei einerseits fachlich übergeordnete Gremien, andererseits auch automatisierte technische Werkzeuge und Admintools um die Einhaltung der Sharepoint-Policies sicherzustellen. 

In jedem Unternehmen sind die Nutzungsanforderungen von SharePoint anders. Um einerseits der unkontrollierten Ausbreitung und dem Kontrollverlust im Informationshandling entgegenzuwirken, andererseits aber die Vorteile der SharePoint-Plattform für die Anwender zu behalten, haben wir eine Reihe von BestPractises und Tools in dem Beratungspaket „SharePoint Governance – Quick Check“ gebündelt.

Kommentare sind geschlossen.