In einigen Branchen stehen Unternehmen heute mehr denn je vor der Herausforderung, agile Strukturen innerhalb der Organisation zu etablieren und sich damit von klassischen Vorgehensweisen mehr und mehr zu lösen. Besonders im Versicherungswesen zeigt sich deutlich, dass die Notwendigkeit einer Entwicklung hin zur anpassungsfähigen und kundenzentrierten Organisation zwar erkannt wird – die Umsetzung sich jedoch oftmals schleppend gestaltet.

Doch auch in dieser bislang durch traditionelle Unternehmensstrukturen geprägten Welt gibt es Vorreiter: Bei einem unserer Kunden werden einzelne Projekte mithilfe von kleinen, agilen Teams erfolgreich umgesetzt und eröffnen anderen Abteilungen die Chancen neuer Arbeitsweisen. Diese agilen Teams begleiten wir seitens fme bereits seit einiger Zeit beispielsweise mit Trainings zur Agilisierung , SCRUM, dem Management der Anforderungen von Stakeholdern sowie der Befähigung der Führungsebene. Nachdem viele Iterationen und einige Teilprojekte erfolgreich abgeschlossen werden konnten, war es an der Zeit, die bisherige Arbeitsweise nach SCRUM zu reflektieren, um sie auf Basis der gesammelten Erfahrungen weiter zu optimieren.

Back to the basics – ein Abgleich mit der reinen Lehre

Unser dafür vorgesehener Workshop hatte das Ziel, den Inhalt der reinen Lehre von SCRUM mit dem tatsächlichen Arbeitsalltag eines der agilen Teams unseres Kunden abzugleichen, um Optimierungsbedarfe für das Team herauszuarbeiten.

Seit Beginn der agilen Zusammenarbeit hatte es im Team einige personelle Wechsel gegeben. Die theoretischen Wissensstände zum Thema agile Arbeitsweisen der Teammitglieder unterschieden sich daher zum Teil stark voneinander. Damit alle inhaltlich mit demselben Verständnis von SCRUM ausgestattet waren, erarbeiteten sie den SCRUM-Prozess mit Unterstützung zweier SCRUM-Experten der fme noch einmal gemeinsam. Neben allen Rollen, Artefakten und Items von SCRUM thematisierten wir auch damit zusammenhängende Prozesse. So besprachen wir beispielsweise den Umfang der Informationen, die dem Entwicklungsteam für die Umsetzung von User Stories im Sprint gesammelt vorliegen müssen, und wie diese im besten Fall dokumentiert sein sollten.

Ein Backlog voller Potenziale

Sobald sich Unterschiede zwischen der reinen Lehre und der tatsächlichen Arbeitsweise des Teams zeigten, wurden diese von uns aufgegriffen und mit dem Team diskutiert. Wichtig zu erwähnen ist an dieser Stelle sicherlich, dass festgestellte Unterschiede nicht bedeuten, das Team würde an diesen Stellen noch nicht optimal arbeiten. Die reine Lehre von SCRUM stellt in den allermeisten Fällen agiler Teams das Grundgerüst und die Grundwerte der Zusammenarbeit dar – jedes Team passt die Methodik individuell an die vorherrschenden Bedingungen und Projektsituationen an, um bestmögliche Projekterfolge zu erzielen. Sobald sich im Abgleich jedoch Potenziale aus diesen Unterschieden ergaben, überführten wir diese in ein Workshop-Backlog.

Auf Wunsch des Kunden legten wir anschließend besonderes Augenmerk auf die Dokumentationsprozesse im Projekt. Dafür bereiteten wir im Vorfeld des Workshops eine Übersicht des IST-Zustandes der Dokumentation vor, um diesen mit den Projektmitgliedern kritisch zu hinterfragen und (ebenfalls wieder anhand der ‘Reinform’ von SCRUM) zu optimieren. Auch die hier gewonnenen Erkenntnisse überführten wir in das Backlog, welches dann zum Abschluss des Workshops noch einmal detailliert durchgesprochen wurde.

Wie geht es jetzt weiter?

Mit einem abschließenden Voting priorisierten die Workshop-Teilnehmer zwei vielversprechende Potenziale, die sie in naher Zukunft direkt in ihren Prozess integrieren und verproben wollen. Zum einen entschieden sie sich für die Erstellung eines ‚Minimal Viable Products‘ (MVP) als minimal funktionsfähige Lösung, die dem Kunden schon nach kurzer Zeit präsentiert werden kann. Als zweites stimmten sie für die konsequente Durchführung von Backlog Refinements als Artefakt im SCRUM-Prozess zur Klärung offener Punkte in den User Stories vor dem Start der neuen Iteration. Durch unsere vielfältige Erfahrung in agilen Projekten (Beispiel-Referenz ) konnten wir dem Kunden dazu best-practice-Beispiele für die Umsetzung an die Hand geben.

Das abschließende, positive Feedback der Teilnehmer unterstrich vor allem die Chance eines stetigen Abgleichs mit der reinen Lehre eines Vorgehensmodells als wichtigen Schritt hin zur Selbstregulierung und -optimierung eines agilen Teams.

Vorteile agiler Teams

Die Mehrwerte, die agile Arbeitsweisen und -strukturen auch im Versicherungswesen mit sich bringen, werden bei unserem Kunden deutlich: Kleine Einheiten innerhalb der Organisation arbeiten crossfunktional, eigenständig und stets ergebnisorientiert an Projekten und Produkten. Dabei schaffen sie es durch das hohe Maß an Selbstorganisation, auf Änderungen am Markt flexibel und schnell zu reagieren.

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