Rechtskonformes Dokumentationsmanagement
Jan 6, 2011 | by admin | 0 Comments

Wie mache ich mein DMS rechtssicher?

Gesetze und Regularien verpflichten, Dokumente (Dokumentationen) nach bestimmten Vorgaben aufzubewahren. Geschäftsführer und Vorstände haften bei Verstößen persönlich und gesamtschuldnerisch. Hinzu kommt das Eigeninteresse des Unternehmens, bestimmte Geschäftsdokumente und Unternehmenswissen organisiert abzulegen und auch gezielt unter Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben. Rechtskonformes Dokumentationsmanagement bezeichnet die effektive Steuerung zur sicheren Aufbewahrung und die kontrollierte Vernichtung von Dokumenten und Dokumentationen über den gesamten Lebenszyklus. Die Technologie ermöglicht auf diese Weise von der Collaboration-Phase über die Dokumentenmanagement-Phase, die Records Management-Phase bis in die Archiv-Phase den kontrollierten Umgang mit Unternehmensinformationen. Nicht mehr notwendige Dokumente können so kontrolliert vernichtet werden.

Wichtige Ziele des rechtskonformen Dokumentationsmanagements sind die Einhaltung von Gesetzen, Verordnungen und anderer Regularien in allen Geschäftsbereichen. Dies gilt auch und insbesondere für die technische Dokumentation von Produkten. Werden in ihnen doch die für die Klärung von Haftungsfragen in einem Schadenfall wichtigen Informationen zur Sicherheit und zum bestimmungsgemäßen Gebrauch gegeben. Nebenbei führt eine verbesserte Wiederauffindbarkeit durch ein Dokumenten-Management-System (DMS) zu einer erhöhten Wiederverwendung von qualitätsgesicherten Dokumenten und Textpassagen. Dies reduziert Fehler und schafft gleichzeitig Ratioeffekte bei der Herstellung der Dokumentation.

Unter Beachtung der Faktoren Mensch, Prozess, Technologie und Methode lassen sich die genannten Ziele mit Umsetzung eines rechstkonformen Dokumentationsmanagment-Systems erreichen.

Mit der richtigen Methode wird sichergestellt, dass die Lösung (Faktor Technik) die Anforderungen aus Sicht der Anwender (Faktor Mensch) und aus Sicht effizienter Arbeitsabläufe (Faktor Prozess) erfüllt und die Rechtskonformität erzielt wird.

 

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Abbildung: Schritte zum rechtssicheren Dokumentationsmanagement

Die Methode

Dabei wird zunächst über ein Assessment der Handlungsbedarf festgestellt. In einer Records-Management-Richtlinie werden die konkreten Ziele, Inhalte und Verantwortungen für das Unternehmen individuell formuliert.

Dokumentenarten und die dazugehörigen Aufbewahrungsfristen und ihre Ablagestrukturen werden definiert und die Regelwerke dokumentiert.

Die Definition neuer Anwenderrollen, wie z.B. die für die Verwaltung des Systems zuständige Rolle des „Retention Manager“ zählt zum Faktor Mensch. Hier muss beachtet werden, dass die Anwender u.U. neue Arbeitsweisen umsetzen müssen. Umso wichtiger ist daher eine anwenderfreundliche, fehlerarme Benutzbarkeit des Systems. Diese Anforderungen spiegeln sich im Faktor Technik als Design der Benutzeroberfläche wieder. Aus Sicht des Faktors Prozess werden neue Abläufe für die Deklaration von Records, für die Verwaltung von „Legal Holds“ im Falle von Gerichtsverfahren und Löschprozesse eingeführt. Dabei werden Dokumente entweder manuell durch den Anwender oder automatisiert klassifiziert und innerhalb des Systems mit Metadaten versehen und abgelegt. Anhand der Klassifizierung werden systemseitig die vorab definierten Aufbewahrungsregeln angewendet. Von diesem Zeitpunkt an garantiert das System die Unveränderlichkeit der Dokumente. Über die Protokollierung aller relevanten Aktionen im System wird die Nachvollziehbarkeit sichergestellt. Sind alle Aufbewahrungskriterien erfüllt, erfolgt eine kontrollierte Vernichtung der Dokumente, wahlweise komplett automatisiert oder nach einem definierten Freigabe-Prozess.

Die technische Konzeption und Implementierung eines rechtskonformen Dokumentationssystems inklusiver Benutzerakzeptanztests ist der nächste Schritt. Dabei sollte auf eine integrierte Verwaltung des Lebenszyklus sowie auf die Aufbewahrungsfristen unter Sicherstellung der Unveränderlichkeit geachtet werden. Bei bereits vorhandenen DMS-Implementierungen kann die Rechtssicherheit durch die Erweiterung um Records-Management-Funktionen gesteigert werden.

Die Einführung der Lösung sollte durch Maßnahmen des Change Managements wie z.B. Projektmarketing und zielgruppengerechte Trainings flankiert werden, um die Mitarbeiter frühzeitig einzubeziehen. Der Faktor Mensch wird hier leider zu häufig vernachlässigt.

Insgesamt erreichen Sie durch die Einführung von Records Management Komponenten in Zusammenhang mit einem Dokumenten-Management-System eine höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Änderungen an Dokumenten. Doppelarbeit durch das Überschreiben von Information entfällt. Betriebsgeheimnisse werden besser geschützt und Daten sind sicher vor Verlust und Manipulation. Die Beschäftigung mit den eigenen Prozessen hilft bei ihrer Optimierung. Automatisches Löschen senkt Speicher- und Administrationskosten und die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen vermindert insbesondere juristische Risiken.