SAP-Documentum-Integration
Mai 21, 2010 | by admin | 0 Comments

Über die Möglichkeiten des Zugriffs von SAP- und NonSAP-Benutzern auf archivierte Dokumente und deren nachträgliche Verknüpfung von Documentum mit SAP.

Zum Standardszenario eines etablierten Dokumentenmanagementsystems wie Documentum gehört die Möglichkeit, in SAP zu archivieren. Von SAP wurde hierfür schon frühzeitig eine Schnittstelle geschaffen – SAP ArchiveLink. Wie sieht es aber mit erweiterten Ablage- und Zugriffsmöglichkeiten von bzw. auf Dokumente -verlinkt zwischen SAP und Documentum- aus? Welche Komponenten von Documentum müssen eingesetzt werden und was leisten diese, wenn folgende Anforderungen bestehen:

1.) SAP-Content aus SAP in Documentum ablegen

2.) Zugriff von SAP- und Non-SAP-Usern auf Content in Documentum verlinkt mit SAP-Objekten

3.) Verlinkung von bestehendem Content aus Documentum nach SAP

Zur Beantwortung dieser Fragen ist ein genauer Blick auf die benötigten Module und Komponenten von Documentum notwendig. Wir nehmen dabei Bezug auf die o. a. Anforderungen.

 

A. Archive Services for SAP (AS4SAP)

Dieses Modul ist eine Grundkomponente und muß immer verwendet werden, wenn in Zusammenhang mit SAP archiviert wird. AS4SAP wird dabei von allen anderen Documentum-Modulen genutzt. Mit den AS4SAP können aus SAP heraus Dokumente über SAP ArchiveLink archiviert werden. Neben der Dokumentenarchivierung wird AS4SAP auch zur Datenarchivierung benötigt.

Neben der Archivierung ist AS4SAP auch für den Zugriff aus SAP auf archivierte Dokumente erforderlich. Da AS4SAP auf ArchiveLink aufsetzt, ist in SAP keine zusätzliche Installation notwendig d.h. es gibt keine Transporte, die eingespielt werden müssen. In SAP muss aber abhängig vom eingesetzten Archivierungsszenario entsprechendes ArchiveLink-Customizing durchgeführt werden.

Erfüllung der Anforderungen:

Anforderung 1.): komplett abgedeckt

Anforderung 2.): nur der Zugriff von SAP-Usern auf Dokumente, NICHT von Non-SAP-Usern

B. Content Services for SAP (CS4SAP)

Die CS4SAP bestehen aus mehreren Teilmodulen. Sie lassen sich einteilen in die Server Components und die Client Components.

screenshot1 

Abbildung 1: Ab Version 6.5 sind die „Content Services für SAP“ in die Documentum Administration integriert

 

B.1 Server Components

High Processing Volume Server (HVPS)

Der HVPS automatisiert die Zuordnung zwischen SAP-Objekten und Dokumenten in einem Documentum-Repository. Er sorgt auch für die Synchronisation der Metadaten zwischen SAP und Documentum. Der HVPS nutzt das SAP PLM-Modul. SAP PLM besteht aus einem Satz API-Funktionen, mit denen das SAP-System von externen Applikationen angesprochen werden kann. Um eine Verbindung von SAP-Objekten zu Dokumenten in Documentum herzustellen, werden sogenannte Document Info Records (DIR) in SAP angelegt. Der DIR enthält individuell definierbare Dokumentattribute wie z.B. die Beschreibung, die DocID, die Dokument-Version, ein Datum und eine Referenz auf ein spezifisches Dokument im Documentum-Repository. Der HVPS wird auf einem Java-Application-Server installiert. Wie schon bei den AS4SAP ist in SAP keine Installation, sondern nur Customizing erforderlich, da der Zugriff über das SAP PLM und durch SAP-Queries erfolgt.

 

Agent

Zu den Server Components gehört auch die „Agent“-Komponente. Sie besteht aus drei Teilen: „Actions“, „Agents“ und „Jobs“.

 

Es gibt fünf Arten von „Actions“:

  • Verknüpfung von SAP-Objekten an Documentum-Objekte
  • Verknüpfung von Documentum-Objekten an SAP-Objekte
  • Integrationsprüfung der Links zwischen SAP und Documentum
  • Replikation von SAP-Objekten nach Documentum
  • Replikation von Documentum-Objekten nach SAP

Die Actions beruhen auf Queries (Documentum-Queries und SAP-Queries), die bestimmte Objekte identifizieren und den zugehörigen Task beschreiben. Mit den Queries werden Daten aus dem einen System ermittelt, die auf Datenstrukturen des jeweils anderen Systems gemappt werden können. Die Actions werden von „Agents“ ausgeführt. In dem Agent wird festgelegt, welches SAP-System genutzt wird und welcher User es ausführt. Die Jobs sind Ausführungspläne, die festlegen, wann welcher Agent läuft.

 

Erfüllung der Anforderungen:

Anforderung 2.): B1 (Server Components) schafft die Vorraussetzung, für den Zugriff von Non-SAP-Usern“. Der eigentliche Zugriff erfolgt dann über die B.2 (Client Components).

 

grafik11

Abbildung 2: Komponenten der Content Services for SAP

 

B.2 Client Components

Folgende Client-seitige Komponenten gibt es und sind für den jeweiligen Bedarf einzusetzen:

View

„View“ muß auf jedem PC installiert werden, von dem aus auf Dokumente zugegriffen werden soll. „View“ erlaubt den Zugriff sowohl auf SAP (erfordert SAP User-Account) als auch auf Documentum (mit Documentum User-Account).

Erfüllung der Anforderungen:

Anforderung 2.): erfüllt für SAP-User und Non-SAP-User

 

Webview

Mit „Webview“ kann per Browser auf Documentum zugegriffen  werden, um sich dort Inhalte anzeigen zu lassen, die aus SAP gelinkt oder repliziert wurden. Webview ist auf WDK aufgebaut (ähnlich wie Webtop), bietet aber weniger Möglichkeiten zur Bearbeitung des Dokuments.

 

Erfüllung der Anforderungen:

Anforderung 2.): erfüllt für Non-SAP-User

Capture

Die Capture-Komponente wird genutzt, um Dokumente aus Scanning-Applikationen in Documentum abzulegen und SAP zuzuordnen. Dies wird z.B. von „EMC Captiva InputAccel“ genutzt.

Manage

Mit der Manage-Komponente können Benutzer Verknüpfungen zwischen Documentum und SAP-Objekten erzeugen, aktualisieren und löschen.

Erfüllung der Anforderungen:

Anforderung 3.): erfüllt

 

Webadmin

Die Webadmin-Komponente ist eine Erweiterung des Documentum-Administrators. Er erlaubt die Konfiguration des Systems (u.a. Definition von Queries, Actions, Agents und Jobs).

 

Webtop

Standard-Client für Documentum. Wenn die Metadaten zu den Dokumenten aus SAP repliziert wurden, lassen sich die Dokumente über den Webtop mit der Standardsuche finden.

 

Erfüllung der Anforderungen:

Anforderung 2.): erfüllt für Non-SAP-User

 

 

C. Weitere Komponenten

Content Services for SAP Portal

Zur Anzeige von Inhalten eines Documentum Repositories innerhalb des SAP-Portals

Documentum Process Services for SAP

Zur Verknüpfung von SAP Business Workflows und Documentum-Workflows

 

 

Fazit

Abschließend lässt sich festhalten, dass alle drei Anforderungen mit entsprechenden Modulen und Komponenten von Documentum erfüllt werden können. Dokumente lassen sich nicht nur nachträglich mit SAP-Objekten verknüpfen, sie können auch außerhalb von SAP mit zusätzlichen Attributen aus SAP-Tabellen recherchiert und angezeigt werden. Für die Erfüllung  der beschriebenen Anforderungen ist neben der Installation der Komponenten allerdings stets auch eine kundenspezifische Implementierung in SAP und Documentum vorzunehmen.