SharePoint 2010
Dez 5, 2009 | by admin | 0 Comments

Die SharePoint 2010 Beta Phase für die breite Masse hat nun begonnen und schon stürzt sich die SharePoint Community mit viel Vorfreude und hohen Erwartungen auf die neue Generation. Seit einigen Wochen evaluieren wir, das SharePoint Practice Team der fme, intensiv die Neuerungen in SharePoint 2010 – besonders die Enterprise Content Management Funktionen stehen dabei in den nächsten Wochen und Monaten auf dem Prüfstand. Der erste Eindruck ist zwar recht positiv aber es zeichnet sich bereits jetzt ab, dass noch immer ein großer Teil der ECM Funktionen nicht enthalten sind und falls überhaupt möglich, nur mit viel Aufwand nachentwickelt werden kann. Die Stärke aller SharePoint Generationen lag meiner Meinung nach immer in der Möglichkeit durch Permutation der SharePoint Elemente (z.B. Listen) eine leistungsfähige Collaborationslösung für eine Vielzahl von Anwendungen zu generieren. Durch neue Out-of-the-Box Funktionen und Dokumenten Management Konzepte in SharePoint 2010 ergeben sich nun mehr Möglichkeiten um Plattformlösungen zu implementieren. So ist es beispielsweise im Vergleich zu SharePoint 2007 einfacher, eine Lösung zur Aktenverwaltung zu entwickeln, da das Konzept der virtuellen Dokumente bzw. Document Sets als neue Funktion enthalten ist und die Notwendigkeit nicht mehr besteht, dieses Konstrukt von Grund auf neu zu entwickeln.

Versteht man SharePoint als ECM System im klassischen Sinne, fällt jedoch schnell auf, dass die Einsatzbereiche nach AIIM von Capture über Deliver bis Preserve teilweise nur rudimentär, teilweise gar nicht umsetzbar sind. Wenn Unternehmen vor der Auswahl eines ECM Systems stehen, werden Sie sich damit auseinander setzen müssen und den direkten Vergleich zu anderen ECM Systemen ziehen.

Einen ersten, groben Überblick über die aus unserer Sicht interessantesten Features habe ich in diesem Blog zusammengefasst.

Content Types
Die in MOSS 2007 enthaltenen Content Types (Inhaltstypen) sind Objekte, die verschiedene Informationen zu Dokumentklassen speichern. Ein Content Type umfasst eine Dokumentvorlage, mehrere Spalten deren Inhalte mit dem Dokument assoziiert werden. Diese Attribute können von Workflows verwendet werden. Ein Projektdokument könnte beispielsweise Attribute besitzen, die mit einem Projekt assoziiert werden, Prozessdokumentationen hingegen könnten Attribute besitzen, die auf Prozesse bezogen sind.

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Das Problem bei MOSS 2007 ist, dass Content Types auf Site- bzw. Toplevelsiteebene definiert werden und auch nur dort zur Verfügung stehen. Eine übergreifende Nutzung in mehreren Site Collections ist damit ohne weiteres nicht möglich. In SharePoint 2010 ist die Verwaltung der Content Types etwas anders gelöst. Die Zentraladministration verfügt über einen Content Type Hub, der an zentraler Stelle Content Types aufnimmt und in mehrere Site Collections publizieren kann. Die Site Collection, also die Web Applikation, muss für die Verwendung der Metadata Service Application konfiguriert sein.

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Attribut Navigation (Metadata browsing)
Neu hinzu gekommen ist auch das Metadata Navigation and Filtering Feature. Nach der Aktivierung kann die Attributnavigation pro Liste bzw. Bibliothek bezüglich der verwendeten Managed Metadata Spalten und Filtern konfiguriert werden.

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Web 2.0 Funktionen im Dokumenten Management
Dokumente können bewertet und mit Tags versehen werden. Über einen „I like it“ Button werden die Dokumente markiert und können im Benutzerprofil unter den letzten Aktivitäten verfolgt werden – Facebook Nutzer kennen dieses Feature schon eine Weile. Darüber hinaus ist es möglich, Dokumente mit 1-5 Sternen zu markieren und damit die Nützlichkeit eines Dokumentes zu bewerten.

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In den Dokumenteigenschaften hat man die Möglichkeit Key Words zu erstellen und Dokumente mit Tags zu versehen. Das Tag-Cloud Webpart zeigt die Tags mit ihrer verwendeten häufig in Form unterschiedlicher Schriftgrößen an. Darüber hinaus verfügen Dokumentbibliotheken über neue Funktionen. So ist es möglich beim Upload mehrere Dokumente per Drag & Drop in das Auswahlfeld zu ziehen und Eigenschaften eines Dokuments mit der inline-editing Funktion zu bearbeiten.

Document ID´s
Eindeutige Dokumentnummern kannten die Vorgängerversionen von SharePoint bisher noch nicht. Dieses nützliche Feature kann auf Websitesammlungsebene aktiviert werden und vergibt eine eindeutige Bezeichnung für Dokumente innerhalb der Site Collection. Die Document ID wird über einen Permalink abgebildet. Wenn die Datei innnerhalb der Site Collection verschoben wird, bleibt die Document ID bestehen. Zur Erleichterung bei der Suche existiert ein spezielles Webpart, in dem sich durch Eingabe der Dokumentnummer direkt das gewünschte Dokument öffnen lässt. Der Algorithmus, wie Dokumentnummern generiert werden kann angepasst werden. Weiterführende Informationen erhält man über: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ee559302%28office.14%29.aspx

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Document Sets
Neu hinzugekommen sind auch die sogenannten Document Sets, die mit virtuellen Dokumenten in EMC Documentum vergleichbar sind. Document Sets werden innerhalb der SharePoint Bibliothek wie Dokumente behandelt, sie besitzen den Content Type „Document Set“, verfügen neben den normalen Metadaten über eine Dokumentennummer und können versioniert werden. Virtuelle Dokumente sind im Grunde Container, die andere Dokumente aufnehmen können und dabei die gleichen Rechte übernehmen. Sie werden häufig dann verwendet wenn z.B. Akten gebildet werden müssen.

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