SharePoint Dokumente offline verfügbar machen mit MS SyncToy 2.0
Sep 2, 2009 | by admin | 0 Comments

Ich werde häufig von Kunden gefragt, ob es einen einfachen Weg gibt, Dokumente, die in einer SharePoint Dokumentbibliothek gespeichert sind, offline verfügbar zu machen, z.B. bei Rufbereitschaften oder Außendienstmitarbeitern. Es gibt natürlich offline Tools, die umfangreiche Funktionen bieten, diese sind jedoch meist kostenpflichtig wie der Colligo Contributer.

Microsoft hat das Tool SyncToy 2.0 zum kostenfreien Download zur Verfügung gestellt. Mit SyncToy lassen sich Dateien zwischen verschiedenen Ordnern und Rechnern beliebig kopieren, löschen umbennen, verschieben und synchronisieren. Auch SharePoint Dokumentbibliotheken können so als Ordner eingebunden werden.

Zur Vorbereitung muss die gewünschte Dokumentbibliothek als Netzlaufwerk verbunden werden (Arbeitsplatz –> Extras –> Netzlaufwerk verbinden). Dabei kann man die URL einfach kopieren und als Adresse einfügen. Die http:// Adresse wird dann in einen UNC Pfad umgewandelt.

Sollte das nicht funktionieren, z.B. bei Win XP mit SP2, liegt das meist an der Authentifizierung. Um das zu umgehen, muss in der Registry ein Wert für die Autentifizierung hinzugefügt werden.

HKEY_LOCAL_MACHINESYSTEMCurrentControlSetServicesWebClientParameters
Neu –> DWORD-Wert
Dieser bekommt den Namen UseBasicAuth mit dem Wert 1

Die Installation ist denkbar einfach. Nach dem Starten muss zunächst ein Ordnerpaar erstellt werden.

bild1

Für die Einbindung einer SharePoint Dokumentbibliothek gibt man nun im linken Ordner das zuvor verbundene Share an und im rechten Ordner den lokalen Pfad.

bild2

Nachdem das Ordnerpaar definiert ist, kann nun die Art der Synchronisierung angegeben werden:
Synchronize:
Neue und geänderte Dateien werden in beide Richtungen aktualisiert. Umbenannte oder gelöschte Dateien in dem einen Ordner werden auch in dem anderen Ordner umbenannt oder gelöscht.

Echo:
Neue und geänderte Dateien auf der linken Seite, werden auf der rechten Seite geändert und hinzugefügt. Gelöschte und umbenannte Dateien auf der linken Seite werden auf der rechten Seite gelöscht oder umbenannt

Contribute:
Neue und geänderte Dateien auf der linken Seite werden auf der rechte Seite geändert oder hinzugefügt. Umbenannte Dateien auf der linken Seite werden auf der rechten Seite umbenannt. Es werden keine Dateien gelöscht.

bild33

Für meinen Fall wähle ich die Option Echo aus. Im nächsten Schritt muss dem Ordnerpaar ein Name gegeben werden.

bild4

Nachdem die Erstellung abgeschlossen ist, können über die Übersichtseite noch die Synchronisierungsfunktionen bearbeitet werden.

bild5

bild6

Nach der Konfiguration der Ordnerpaare kann die Synchronisierung gestartet werden.

bild7

Attribute, Listen und Webpart Inhalte können damit natürlich nicht offline zur Verfügung gestellt werden aber da es ein kostenloses Tool ist, sollte man es auf jeden Fall mal ausprobieren.

Kommentare sind geschlossen.