smartSearch mit der mobilen smartBar App
Jul 25, 2012 | by Dennis Gräff | 0 Comments

Viele unserer Kunden haben die smartBar im Einsatz und werden sich freuen, dass diese nun auch mobil eingesetzt werden kann. Ab sofort ist das Arbeiten mit dem einfach und intuitiv zu bedienenden ECM-Client auch auf dem iPad möglich. Mit der App kann man online auf das Repository zugreifen, Dokumente betrachten und lokal speichern, damit sie auch offline zur Verfügung stehen. Die Nutzung der App konzentriert sich auf Tablets, da aufgrund der Bildschirmdarstellung hier am effizientesten gearbeitet werden kann.

Den Anstoß gab ein Kundenprojekt: hier wurde die smartBar als reiner Such-Client ursprünglich eingesetzt. Dieser Such-Client wurde in eine iPad App portiert mit folgenden grundlegenden Funktionalitäten:

– Suche nach Dokumenten: Über die App lassen sich Dokumente im Repository suchen. Die Suchmaske orientiert sich dabei an der Desktop-smartBar.

– Browsen im Repository: in einer zweiten Ansicht kann man durch die Ordner navigieren, um die benötigten Informationen zu finden.

– Dokumente lassen sich direkt über die App öffnen und ansehen.

– Offlinefunktionalität: Dokumente lassen sich einfach offline verfügbar machen, so dass man auch ohne Zugriff auf das Repository auf die Informationen zugreifen kann.

Suchfunktionalität

Die Suchfunktionalitäten wurden weitestgehend von der smartBar übernommen: Es kann im Volltext oder in Attributen gesucht werden, und die Suche kann auf Dokumenttypen eingeschränkt werden. Für Attribute mit hinterlegten Wertelisten werden diese in der App ebenfalls angezeigt. Für die Suche nach Datumswerten, wie Erstellungs-/Änderungsdatum und auch nach spezifischen eigenen Datumsfeldern können Datumsintervalle eingestellt werden.

 Mobile smartBar-Suche mit Ergebnisliste

 

Gespeicherte Suchen

Die Kriterien einer Suchanfrage können auf dem iPad abgespeichert werden. So ist es möglich, eine einmal konfigurierte Suche jederzeit wieder auszuführen ohne alle Kriterien erneut einzustellen.

Filter

Das Ergebnis einer Suchanfrage lässt sich dreistufig mittels Filter eingrenzen, um schneller zum gewünschten Dokument zu gelangen. Für jeden Filter wählt der Benutzer ein Attribut aus und bekommt die Wertemenge des Attributs angezeigt. Durch Auswahl eines Wertes lässt sich das Suchergebnis immer weiter einschränken.

Dokumentenansicht

Jedes Dokument kann in der Vorschau- und Vollbildansicht betrachtet werden. In der Vorschauansicht kann der Benutzer sich die Attributierung des Dokuments ansehen und auch bereits einen Blick auf den Inhalt werfen. Die App unterstützt die Anzeige von Dokumenten über Apples WebView-Komponente und kann somit Dokumente in den Formaten PDF öffnen sowie die gängigen Standard-Office- und Bildformate.

Aber auch die Ansicht von Dokumenten, die nicht von der WebView unterstützt werden, ist realisierbar. In der ersten Version wurde bereits ein eigener Viewer für das E-Mail-Format MSG umgesetzt, damit diese über die App angezeigt werden können.

Ergebnisliste mit Vorschaufunktion

Browsen im Repository

Auch die einfache Navigation durch die Ordner im Repository ist möglich. Hier stehen die gleichen Funktionen wie in der Suchansicht zur Verfügung: das Filtern eines Ordnerinhalts ist ebenso möglich wie die Ansicht von Dokumenteninhalten und –attributen.

Offline-Funktionalität

Benutzer der App können Dokumente offline verfügbar machen. Diese lokal abgelegten Dokumente werden im nichtflüchtigen Speicher des iPads verschlüsselt abgelegt und sind nur für den smartBar-Client ersichtlich und erreichbar. Wie bei den aus dem Repository angezeigten Dokumenten besteht keine Möglichkeit, diese Dokumente z.B. in einer anderen App zu verwenden oder sie per Mail zu verschicken.

Performanz

Bei der Nutzung von internen Funktionalitäten der App (Betrachten von lokalen Dokumenten, Eingabe von Suchbegriffen) und auch bei der Suche selbst, beim Laden und Anzeigen von Dokumenten wurde eine hohe Performanz angestrebt. Die Geschwindigkeit ist allerdings abhängig von der Netzwerkgeschwindigkeit, dem Webservice und des Repositories.

Sicherheit

Beim Start der Applikation muss sich der Benutzer mit seinem DMS-Login anmelden. Auch im Offlinebetrieb ist dies notwendig, um die auf das iPad heruntergeladenen Dokumente zu schützen. Dazu wird ein sog. Fingerprint des Passworts (SHA256 Hash) auf dem Gerät gespeichert. Der Abruf der Daten und Dokumente erfolgt, wie von der smartBar bekannt, über einen Webservice – derzeit noch unverschlüsselt. Um die Sicherheit beim DMS-Zugriff zu erhöhen, kann der Kommunikationsweg über eine VPN-Verbindung verschlüsselt werden.

Über die App abgerufene Dokumente lassen sich nur innerhalb der App anschauen. Eine Weitergabe an andere Apps, z.B. das Versenden des Dokuments per E-Mail wurden aus Sicherheitsgründen unterbunden. Dokumente, die für die Offline-Verfügbarkeit lokal gespeichert werden, werden verschlüsselt (mit AES256) abgelegt. Auch hier ist sichergestellt, dass sie nur innerhalb der App verwendet werden können.

Entwicklungsplattform

Vor Beginn der Entwicklung wurden verschiedene Alternativen für die Umsetzung betrachtet. Zur Auswahl standen native Implementierungen für einzelne mobile Endgeräte, hybride Ansätze, wie PhoneGap, um verschiedene Endgeräte unterstützen zu können oder auch eine HTML5-basierende Lösung.

Letztlich wurde eine Implementierung nativ für das Apple iPad durchgeführt, da diese Lösung in Sachen Bedienung, Performanz, Leistungsumfang und Stabilität am besten geeignet schien und derzeit nur das iPad als Zielplattform angedacht ist.

Schnittstellenkonzept

Der smartBar Client bedient sich dem schon durch die smartBar vorhandenen Webservice. Der Client nutzt SOAP als Nachrichtenformat und verarbeitet die Ergebnisse des Funktionsaufrufes zur Darstellung für den Nutzer. Die App nutzt auch die Konfigurationsmöglichkeiten der Original-smartBar und teilt sich die Einstellungen mit dieser. Die verfügbaren Dokumenttypen in der Suche inklusive der Konfiguration der typspezifischen Suchmaske, die Auswahl der Filterattribute und auch die Spaltenkonfiguration der Ergebnisliste werden über die vorhandene smartBar-Administrationsoberfläche eingestellt.

App Architektur

Die App wird ARC und das Storyboard Konzept verwenden, was auf iOS 5.0 aufbaut. In der App werden die Einstellungen von User, Repository und Webservice-URL in den iOS Einstellungen vorgenommen.

Grundlage der App ist eine klassische 3-Tier-Architektur (Data – Business – UI). Dies gewährleistet eine hohe Wiederverwendbarkeit, gute Wartbarkeit und Erweiterbarkeit. So ist es z.B. relativ einfach möglich, die Datenzugriffsschicht der App auszutauschen und gegen eine Alternative zu ersetzen, die den Zugriff statt über den smartBar-Webservice beispielsweise über eine CMIS-Schnittstelle realisiert.