Verfahrensdokumentation? Was ist das?
Jul 7, 2009 | by admin | 1 Comments

Warum erstellt man eine? Und was hat das mit Revisionssicherheit zu tun? Und was ist überhaupt Rechtssicherheit?

 

Fangen wir von vorne an. Losgelöst von technischen Rahmenbedingungen erwarten wir, dass wir unsere elektronischen Dokumente, u.a. auch unsere E-Mails, in angemessener Zeit, am richtigen Ort und in der richtigen Form ablegen und finden können. Dies haben wir nicht nur für unser internes Tagesgeschäft und für die Kommunikation mit Kunden sicherzustellen, sondern auch wenn Externe zugreifen wollen, z.B. die zuständige Steuerbehörde oder ein amerikanisches Gericht im Rahmen des e-Discovery. Gleiches gilt, wenn wir die elektronischen Dokumente als Beweismittel vor deutschen Gerichten vorlegen müssen. Daneben besteht die gesetzliche Verpflichtung „unternehmenskritische Systeme“ – und hierzu gehören ohne Zweifel auch Dokumentenmanagement- oder Archivsysteme – zu identifizieren und durch angemessene Vorkehrungen abzusichern und diese Vorkehrungen laufend zu kontrollieren.

 

Um dem Anwender eine Orientierungshilfe bei der Umsetzung dieser Anforderungen zu geben, wurde vom VOI der Begriff des „revisionssicheren Archivsystems“ geprägt. Hierbei werden Ansprüche an die Revisionssicherheit, z.B. Vollständigkeit und Unveränderbarkeit der elektronischen Dokumente, vom VOI definiert. Ausgangspunkt dieser Vorgaben sind dabei wiederum die von den Finanz- und Steuerbehörden definierten Richtlinien, deren gesetzliche Grundlagen sich insbesondere im HGB und in der GoBS finden.

 

Die Erfüllung dieser Kriterien alleine reicht jedoch nicht aus. Zur Herstellung der Revisionssicherheit gehört eine, von Anwender und Hersteller gleichermaßen einzuhaltende, Verfahrensdokumentation zum Betrieb des revisionssicheren Archivsystems. Die Verfahrensdokumentation beschreibt dabei die funktionalen Anforderungen des Anwenders und das IT-technische System. Inhalte können u.a. die Auflistung der rechtlichen Grundlagen, die Beschreibung der Hard- und Softwarekomponenten, die Sicherheits- und Zugriffskontrollen sowie die Arbeits- und Systemprozesse bei der Archivierung sein. Der Umfang und der Aufbau einer Verfahrensdokumentation ist dabei nicht vorgeschrieben, ein unabhängiger Dritter muss jedoch auf Basis der Dokumentation den ordnungsgemäßen Einsatz des Systems überprüfen können. Daneben ist die Aktualität der Verfahrensdokumentation zu gewährleisten. Die Erfüllung der oben genannten Anforderungen an die Revisionssicherheit in Kombination mit einer Verfahrensdokumentation schafft damit eine Stufe der „Prüfungs-Sicherheit“ von Archivsystemen, die zumindest die Steuerbehörde und die Wirtschaftsprüfer zufrieden stellen könnte.

 

Aber reicht ein elektronisches Dokument aus einem „revisionssicheren“ Archivsystem als Beweismittel vor Gericht aus? Der Jurist würde antworten: „Das kommt darauf an“. Die Beurteilung der Beweiskraft eines Dokuments durch einen Richter im Rahmen seiner „freien Beweiswürdigung“ ist eine Frage der Darlegung der Glaubwürdigkeit, die dem Dokument „innewohnt“. Ein Archivsystem, innerhalb dessen „Verfahren dokumentiert sind“, erhöht die Glaubwürdigkeit an eine gewisse Ordnungsmäßigkeit der Dokumentenverwaltung. Diese Glaubwürdigkeit und damit die Beweiskraft kann jedoch durch weitere Kontrollstufen, z.B. durch eine Zertifizierung des Archivssystems gemäß definierter Prüfkriterien (PK-DML) erhöht werden. Damit wären wir bei dem neuerdings in diesem Zusammenhang diskutierten Begriff „rechtssicher“.

 

Es bleibt abzuwarten, wohin sich die Begriffswelt entwickelt, um die vielfältigen rechtlichen Anforderungen, die an elektronische Dokumente gestellt werden, zu beschreiben. Sicher ist, dass die Verfahrensdokumentation eine Maßnahme ist, um Systeme revisionssicher i.S.d. VOI zu gestalten. Ob dies als für alle Unternehmensvorfällen ausreicht, bedarf einer Überprüfung des Einzelfalls.