Vom statischen Intranet zur interaktiven Kollaborationskultur
Jun 9, 2017 | by Christopher Hablitzel | 0 Comments

Mit Sicherheit haben auch Sie bereits davon gehört, dass immer mehr Unternehmen Software einsetzen, um die interne Kommunikation, Zusammenarbeit in Projekten oder auch das Onboarding zu verbessern. Ausgangssituation ist oft ein älteres, unmodernes Intranet, welches von den folgenden Problemen betroffen sein könnte:

  • Unübersichtliche Struktur (z. B. zu viele Gruppen, unsortierte Beiträge)
  • Wenig Aktivität
  • Schlechte Bedienbarkeit
  • Unzufriedenstellende Funktionalität

Heutige Unternehmen wenden sich deshalb oftmals von diesen statischen Systemen ab und suchen nach Lösungen, welche besonders den Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen – und nicht die riesigen Datensammlungen, so wie man sie häufig in älteren Intranets findet.

 

Welches Potenzial bieten neuartige Kollaborationssysteme?

Mithilfe von modernen Lösungen ist es nicht nur möglich, Firmennews zielgerichtet an die Mitarbeiter zu bringen – sondern Mitarbeiter haben die Möglichkeit, direktes Feedback zu geben, um so in den Dialog z. B.  mit der Firmenleitung zu treten. In diesem System können Mitarbeiter autonom Gruppen für die Zusammenarbeit formen – etwa für wichtige Projekte oder den Austausch über verschiedene Interessengebiete. Jeder Mitarbeiter hat ein eigenes Profil, in welchem beispielsweise wichtige Skills angegeben werden können (Stichwort Expertensuche!). Auf diese Weise schaffen Sie eine einzigartige Transparenz zwischen Ihren Abteilungen und machen Ihr Wissen firmenweit zugänglich.

In diesem Ansatz der Kollaborationslösung tritt also komplett der Mitarbeiter in den Vordergrund – für Sie bedeutet das nicht nur zufriedenere Mitarbeiter, sondern Sie können die heutige E-Mail-Flut effektiv eindämmen und haben eine zentrale Anlaufstelle, in welcher Probleme diskutiert, Dateien abgelegt und eine abteilungsübergreifende Firmenkultur geschaffen werden kann.

Wir als „fme AG“ standen genau an derselben Position und wollten von einem statischen Intranet zur Kollaborationskultur. Hierbei haben wir uns für die Lösung „Jive“ vom Anbieter „Jive Software“ entschieden, welche alle wichtigen Use Cases eines modernen Systems abbildet. Diese Lösung hat unsere interne Kommunikation auf ein neues Level gehoben und erleichtert uns die alltägliche Zusammenarbeit enorm. Das Produkt hat uns so gut gefallen, dass wir nun selbst als Partner auftreten und anderen Unternehmen dabei helfen, den Sprung in das Unbekannte und Neue zu wagen.

 

Kommt es lediglich auf das „richtige“ Kollaborationstool an?

Für eine wirklich erfolgreiche Verankerung der neuen Software muss ein Umdenken und eine tiefe Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter erreicht werden. Deshalb ist es unabdingbar, dass verschiedene Fachbereiche (Marketing, HR, IT) miteinander arbeiten, um die verschiedenen Use Cases der Mitarbeiter zu erörtern. Hierbei helfen auch Befragungen der Kollegen, um zu erfahren, was wirklich gebraucht wird und was bei der alten Lösung vermisst wurde. Erfahrungsgemäß gelingt ein Umstieg auf ein neues System erst, wenn Sie die Probleme Ihrer Mitarbeiter auch wirklich verstanden haben.

Zum Start ist es hilfreich, zunächst mit einer Pioniergruppe zu beginnen, welche sich aus den verschiedenen Bereichen zusammensetzt. Bildet man dann die verschiedenen Use Cases auf der Plattform ab, kann man Stück für Stück mehr Kollegen auf die Plattform lassen, sodass sich mit der Zeit eine rege und lebendige Kultur bilden kann.

Da uns dieser Punkt als Unternehmen so wichtig ist, haben wir eineigenständiges Team, welches Ihnen speziell dabei helfen kann, die Akzeptanz der neuen Software zu erhöhen und wirklich zu verstehen, was Ihre Mitarbeiter wollen.

 

Wo finde ich weitere Informationen zum Thema?

Sollten auch Sie sich für eine moderne Form der Zusammenarbeit interessieren, finden Sie mehr Informationen dazu auf der > fme Social Business Collaboration Landingpage.

Darüber hinaus berichtet unser CEO Dirk Bode in dem > Whitepaper „Einführung von Jive als Social Business Collaboration Hub bei der fme AG“ über den Nutzen des interaktiven Intranets für Unternehmen.

Sehr gerne zeigen wir Ihnen auch in einem Webinar, wie sich eine solche Lösung präsentiert und erörtern mit Ihnen gemeinsam das optimale Vorgehen für Ihren individuellen Projekterfolg. Sprechen Sie uns einfach an!