Weg von der Insel! – Oder „Wie sich Kernprozesse und Zusammenarbeit bei der Produktentwicklung besser integrieren lassen“
Aug 3, 2010 | by admin | 0 Comments

Als Erholungsziel eignet sich eine Insel hervorragend, wenn Urlauber Abgeschiedenheit suchen, für sich sein wollen. Die Insel passt jedoch nicht in die Arbeitswelt, dort sind Interaktion, Integration, Zusammenarbeit, Kommunikation und Verbindung gefragt. Dennoch gibt es auch hier (zu) viele Inseln – IT-Inseln: Anwendungen, die isoliert für sich stehen und Abteilungsinseln, auf denen Spezialisten für sich arbeiten und ab und an ein Schiff mit Informationen zu den anderen Abteilungsinseln senden, um bei diesem Bild zu bleiben.

 

Ein Beispiel aus der Praxis: Bei einem Serienfertiger arbeiten verschiedene Disziplinen (Entwicklung, Produktion, Qualitätssicherung, aber auch Einkauf, Vertrieb und Finanzen) bei der Entwicklung neuer Produkte zusammen. Die notwendigen Informationen und Unterlagen wie Wettbewerbsvergleich, Preisliste, Zielgruppenanalyse oder Reparaturanleitung sind den beteiligten Mitarbeitern jedoch nicht immer schnell genug oder sogar gar nicht zugänglich, weil sie unstrukturiert an nicht transparenten Orten abteilungsspezifisch abgelegt sind. Die Weitergabe erfolgt unstandardisiert oft auf Zuruf und die mangelnde Kategorisierung der Dokumente treibt den Such- und Beschaffungsaufwand in die Höhe.

Die Informationspolitik über die Inseln hinweg erfolgreich zu betreiben, funktioniert über die Integration von Planungs-, Workflow- und Dokumentenmanagementsystemen in einem zentralen Cockpit. Die Planung sieht Aufgabenpakete für die Erstellung und Weiterleitung von Dokumentationen vor, die Aufgaben und Meilensteine werden über einzelne Workflows gesteuert.

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Über das zentrale Cockpit werden Informationen aus dem Planungs-, Workflow- und Dokumenten Management System integriert

Um schnell neue Produkte auf den Markt zu bringen, benötigen die beteiligten Disziplinen Unterstützung in Form von technischen Plattformen, die die Zusammenarbeit fördern. Die Fachbereiche müssen ihre Mitwirkung in den verschiedenen Projekten einplanen, der Vertrieb muss vor Markteinführung von dem Produkt wissen, die technische Dokumentation muss alle Produkte einplanen, der After Sales muss eingebunden sein, um schnell Wartung und Reparatur anbieten zu können.

 

Perfektes Timing ist alles. Nicht zu früh schon im Markt von neuen Produkten reden, aber nicht zu spät Informationen an den Vertrieb und das After Sales weiterleiten – zur richtigen Zeit die richtigen Leute mit den relevanten Informationen zu versorgen ist das Kunststück. Dies bedarf einer guten Planung. Die Planung von Projekten und Produkten muss über alle Disziplinen von der Entwicklung mit den verschiedenen Gewerken über Marketing und Vertrieb bis zum Kundenservice reichen.

 

Gute Erfahrungen haben wir schon gemeinsam mit Kunden bei folgender Vorgehensweise gemacht:

  •   zuerst die Informationsbereit­stellungs­prozesse analysieren,

  •  danach passend zum Geschäftsprozess die Sollabläufe und Aufgaben erarbeiten, um die Dokumentation zu standardisieren und 

  •  abschließend diesen Prozess in die Produktplanung einbinden.

In der Umsetzung sind Schnittstellen vom Planungstool und der Meilenstein-Software (z.B. Project von Microsoft oder R-Plan von Actano), zum Workflow und Dokumentenmanagement (z.B. Documentum von EMC, SharePoint, Alfresco) zu schaffen, um eine Integrationsplattform zu erhalten, die bedarfsgerecht, rechtzeitig und koordiniert gültige Dokumente weitergibt und Ergebnisdokumente bereitstellt. Ist ein Termin erreicht, wird über ein Workflowtool die manuelle Erstellung oder mittels Reportingtool die automatische Generierung eines Dokuments getriggert. Der Workflow sorgt weiter für die Freigabe der Dokumente und dafür, dass sie nach der Freigabe publiziert und die Empfänger über die Fertigstellung benachrichtigt werden.

Die Verbindung der Inseln mit Brücken, Insel-Hoppern und regelmäßigem Fahrverkehr sowie Leuchttürmen zur Kommunikation ermöglicht einen schnellen und kontinuierlichen Informationsaustausch. Der Archipel arbeitet aufgabenorientiert gesteuert durch einen gemeinsamen Meilensteinplan, verkürzt dadurch bei Neuprodukten die time-to-market und kann den Kunden besseren Service bieten als andere Inselgruppen.

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