Jeder kennt es: Wieder sucht man ewig nach diesem einen wichtigen Dokument, durchforstet unzählige Ordner und Systeme, nur um festzustellen, dass man erneut wertvolle Zeit verloren hat. Ganz gleich, ob Anleitungen, Normen, Vorgaben oder Vorlagen – irgendwo versteckt sich immer genau das, was man dringend benötigt. Doch wie heißt das Dokument nochmal? Wo liegt es eigentlich, und wen fragt man am besten?  

Diese täglichen Herausforderungen der Informationssuche sind nicht nur frustrierend, sondern bremsen auch die Produktivität jedes einzelnen Mitarbeiters erheblich aus. Dabei ist effizientes Wissensmanagement in der heutigen Arbeitswelt wichtiger denn je. Aber genau hier setzt die Künstliche Intelligenz (KI) an und verändert das Wissensmanagement grundlegend. 

KI – dein neuer Kollege, der immer weiß, wo was liegt 

Mit KI-gestützten Tools wie dem Microsoft 365 Copilot lässt sich genau das Problem der Informationsflut effektiv lösen. Copilot macht Dokumente und Informationen aus unterschiedlichsten Quellen zentral auffindbar – und zwar genau dort, wo ohnehin täglich gearbeitet wird: in Microsoft 365. Anstatt also zwischen unterschiedlichen Anwendungen hin- und herzuspringen, hast du einen zentralen, intelligenten Zugriffspunkt, der dich unmittelbar zu den gewünschten Informationen führt. 

Das Problem: Altsysteme und moderne Tools miteinander verbinden 

In vielen Unternehmen liegen wichtige Informationen noch immer in älteren Enterprise Content Management (ECM) oder Dokumentenmanagementsystemen (DMS) (beispielsweise Documentum). Diese Systeme enthalten zahllose, oft sehr wichtige Dokumente wie technische Anleitungen, Arbeitsblätter oder Vorgaben. Die Schwierigkeit dabei: Die Dokumente sind isoliert, schwer auffindbar und kaum nutzerfreundlich zugänglich. 

Doch was wäre, wenn man genau diese Dokumente ganz einfach in modernen Plattformen wie Microsoft 365 findet und direkt nutzt?  Genau diese Verbindung zwischen altbewährten und modernen Systemen bietet enormes Potenzial zur Steigerung der Produktivität. 

An dieser Stelle kommt ein sogenannter Graph Connector ins Spiel. Ein Graph Connector schafft eine direkte Verbindung zwischen bestehenden Altsystemen und Microsoft 365. Dadurch haben Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf sämtliche relevante Dokumente, ohne das gewohnte Arbeitsumfeld zu verlassen.  Statt Dokumente mühsam von Hand zu übertragen oder duplizieren zu müssen, sorgt ein Connector für eine kontinuierliche, automatische Integration. 

Praxisbeispiel: So machen Connectoren technische Dokumente überall auffindbar 

Ein Industrieunternehmen hatte genau das Problem, dass Tausende Dokumente im Documentum-System lagen. Mitarbeiter verloren täglich viel Zeit bei der Suche nach technischen Details – zum Beispiel Normen, spezifische Bauteile oder Montageanleitungen. Aufgrund komplexer Ablagestrukturen und ähnlicher Dateinamen war es schwierig, das gesuchte Dokument schnell zu finden. 

Um dieses Problem effektiv zu lösen, entwickelten wir einen speziell auf das Unternehmen zugeschnittenen Microsoft Graph Connector, der folgende technische Komponenten nutzt: 

• Dokumente automatisch und regelmäßig aus dem Documentum-System extrahiert. 
• Inhalte aus verschiedensten Formaten (z.B. gescannte PDFs, Word-Dateien oder Tabellen mit Messdaten) mithilfe von Apache Tika ausliest und in durchsuchbaren Text verwandelt. 
• Die aufbereiteten Inhalte direkt in die vertraute Microsoft-365-Suche integriert – egal ob Teams, SharePoint oder Office.com. 

Ein weiteres Highlight dieser Lösung ist der gezielte Zugriff über den KI-Assistenten Copilot auf diese Inhalte. Ein zusätzlicher Vorteil dieser Lösung besteht im gezielten Zugriff des KI-Assistenten Copilot auf die eingebundenen Inhalte.  Das sorgt für präzise, verlässliche und kontextspezifische Antworten, abgestimmt auf die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen eines Unternehmens. 

Der Effekt: Deutlich weniger Stress und höhere Produktivität 

Ist diese Lösung erst einmal eingerichtet, genügt eine einfache Suchanfrage in der gewohnten Microsoft-365-Oberfläche – z.B. in Teams, SharePoint oder Office.com – um benötigte Dokumente und Informationen aus verschiedenen Quellen in Sekundenschnelle zu finden. Besonders beeindruckend dabei: Selbst detaillierte Fragen beantwortet Copilot präzise und findet auch einzelne Informationen innerhalb umfangreicher Dokumente. So verwandelt sich die einstige Informationssuche in einen schnellen und zuverlässigen Informationszugriff. 

Die Vorteile auf einen Blick: 

• Weniger Zeitverschwendung bei der Dokumentensuche 
• Mehr Produktivität und effizientere Zusammenarbeit 
• Optimale Nutzung vorhandener Systeme, indem Altsysteme nahtlos in Microsoft 365 integriert werden 

Noch offene Fragen? 

Vielleicht fragst du dich jetzt: 

• Funktioniert das auch mit meinen bestehenden Systemen? 
• Wie lange dauert es, so eine Lösung bei uns einzuführen? 
• Was ist, wenn unsere Dokumente sehr spezielle Formate haben? 

Ganz gleich, welche Fragen dir noch durch den Kopf gehen – klar ist: Niemand möchte ständig wertvolle Zeit mit der Suche nach wichtigen Informationen verschwenden. 

Wenn du und deine Kollegen es ebenfalls leid sind, ständig nach Dokumenten zu suchen, helfen wir euch gerne weiter. Gemeinsam beseitigen wir das Informationschaos und machen euer Wissensmanagement für alle einfacher und benutzerfreundlicher. 

Kontaktiere uns einfach – und finde schneller, was du wirklich brauchst!