Ein Fall aus der Praxis: Michael ist Teamleiter in der IT-Abteilung eines internationalen Maschinenbauunternehmens. Er koordiniert Projekte, organisiert Meetings und beantwortet täglich eine Vielzahl fachlicher Anfragen – oft spontan per Chat oder direkt im Gespräch. Während strukturierte Dokumente mittlerweile gut in SharePoint abgelegt sind, stellt Michael immer wieder fest, dass ein Großteil des für ihn relevanten Wissens ganz woanders liegt: in Gesprächsverläufen, Meeting-Protokollen oder beiläufig geteilten Dateien. Immer öfter fragt er sich: „Wo hatte ich das nochmal gelesen?“ oder „Wer hatte das neulich erwähnt?“ – und verbringt wertvolle Zeit mit Suchen. 

Die Antwort auf dieses Problem findet Michael in Microsoft Teams.

Warum Microsoft Teams mehr als nur ein Kollaborationstool ist 

Microsoft Teams hat sich in den letzten Jahren von einem reinen Kommunikationskanal zu einer zentralen Arbeitsplattform entwickelt. Teams vereint Chats, Besprechungen, Dateien, Notizen und externe Apps in einer einzigen Oberfläche – und damit auch das Potenzial, als zentrale Wissensdrehscheibe im Unternehmen zu fungieren.  

Anders als klassische Dokumentenmanagementsysteme (siehe unser Artikel zu ECM vs. DMS), ist Teams darauf ausgelegt, Wissen im Kontext entstehen zu lassen. Informationen werden genau dort dokumentiert, wo sie auch besprochen und benötigt werden – ob im Kanal, im Chat oder direkt innerhalb eines Meetings. 

Teams entfaltet seinen vollen Wert insbesondere durch die tiefe Integration mit anderen Microsoft 365-Komponenten: SharePoint Online ist automatisch eingebunden, Dateien werden strukturiert gespeichert, und Tools wie Viva Learning lassen sich direkt in die Teams-Oberfläche integrieren, sodass auch Lerninhalte und Fortbildungen unmittelbar im Arbeitskontext verfügbar sind. 

Kurz gesagt: Microsoft Teams ist nicht nur Kommunikationszentrale, sondern ein echter Hub für produktives Arbeiten, Wissensaustausch und kontinuierliches Lernen. 

Wie genau dieses Wissen in der Praxis entsteht und erhalten bleibt – und wie sich Teams dafür optimal nutzen lässt – sehen wir uns im nächsten Abschnitt genauer an. 

Wissen entsteht im Fluss 

Der große Vorteil von Microsoft Teams liegt in seiner Nähe zum Arbeitsgeschehen. Teams bietet zahlreiche Möglichkeiten, Wissen direkt beim Entstehen zu erfassen:  

Chatverlauf als Dokumentation: Viele Entscheidungen und fachliche Diskussionen finden im Chat statt. Teams ermöglicht es, diese Verläufe zu durchsuchen und relevante Inhalte anzupinnen oder zu extrahieren. 

Besprechungsnotizen und Aufzeichnungen: Mit der Integration von OneNote und Microsoft Stream werden Notizen direkt im Meeting gemacht und Aufzeichnungen gespeichert.   

Registerkarten für relevante Inhalte: In jedem Kanal lassen sich Tabs für Wikis, Dokumente, Websites oder Tools wie Planner und Lists einbinden – alles kontextbezogen und leicht auffindbar.  

Praxisbeispiel: Vom Chat zur Wissensdatenbank 

In einem Projektteam, das Michael betreut, wurde eine wichtige Entscheidung zur Auswahl eines neuen CRM-Systems zunächst in einem lockeren Chatverlauf diskutiert. Früher wäre diese Diskussion vermutlich nach kurzer Zeit im digitalen Nirwana verschwunden. Doch dank klarer Strukturen in Microsoft Teams lief es dieses Mal anders: Der entsprechende Chat wurde im Kanal „CRM-Modernisierung“ angepinnt, die wesentlichen Argumente in einem OneNote-Protokoll zusammengefasst und der finale Beschluss im Wiki dokumentiert. Damit war die Entscheidung nicht nur nachvollziehbar, sondern auch für andere Teams zugänglich – ohne aufwendig nachzufragen oder lange zu suchen.  

Best Practices: So wird Teams zur Wissensdrehscheibe 

Damit Microsoft Teams als effektive Wissensplattform funktioniert, sollten Unternehmen einige Grundprinzipien beachten: 

1. Wissen strukturieren und bündeln

• Klare Kanalstruktur schaffen: Thematisch sortierte Kanäle helfen, Informationen schnell wiederzufinden. Auch eine klare Benennung (z. B. nach Projekten oder Prozessen) ist entscheidend. 
• Wissensilos abbauen: Durch die Migration relevanter Daten aus alten Dateisystemen oder Drittplattformen in Microsoft Teams bzw. SharePoint Online entsteht ein konsistenter, durchsuchbarer Datenpool. 
• Externe Systeme integrieren: Die Anbindung von DMS- oder ERP-Systemen hilft, verstreutes Wissen zusammenzuführen und gezielt verfügbar zu machen. 

2. Rollen und Verantwortlichkeiten definieren

• Jede Teams-Gruppe sollte eine oder mehrere Personen benennen, die für die Pflege und Ordnung der Inhalte zuständig sind. 
• Verantwortliche moderieren die Inhalte, archivieren veraltete Informationen und überführen relevante Beiträge aus Chats und Meetings in dauerhafte Wissensformate (z. B. Wiki, OneNote, SharePoint). 

3. KI-gestützte Wissensfindung nutzen

• Copilot in der Praxis: Mit dem Copilot-Chat lassen sich komplexe Fragen zu Projekten, Dokumenten oder Prozessen semantisch beantworten – selbst dann, wenn die Information in langen Chatverläufen oder in mehreren Dateien verstreut liegt. 
• Meeting-Zusammenfassungen mit Copilot: Nach einem Online-Meeting erstellt Copilot automatisch eine strukturierte Zusammenfassung inkl. To-dos, Entscheidungen und Verweisen auf relevante Dokumente. 
• Microsoft Search optimieren: Metadaten, Tags und einheitliche Benennungen helfen, die unternehmensweite Suche gezielt zu nutzen – Copilot baut genau auf diesen Strukturen auf. 

4. Compliance und Sicherheit sicherstellen

• Vertraulichkeit und Berechtigungen: Rollenbasierte Zugriffsrechte, Sensitivitätskennzeichnungen und Informationsbarrieren stellen sicher, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Inhalte zugreifen. 
• Aufbewahrung und DLP: Microsoft Purview, Richtlinien zur Aufbewahrung und Data Loss Prevention (DLP) helfen, regulatorische Anforderungen einzuhalten und Risiken zu minimieren. 

5. Kommunikation und Schulung nicht vergessen

• Mitarbeitende sollten regelmäßig geschult werden – nicht nur zur technischen Nutzung von Teams, sondern auch zu Best Practices in Bezug auf Wissensdokumentation, Auffindbarkeit und Datenverantwortung. 
• Besonders hilfreich: Guidelines zur Nutzung der Tools und kurze Schulungsvideos direkt in Teams (z. B. über Viva Learning eingebunden). 

Die Grenzen kennen 

Trotz aller Vorteile ist Teams nicht für jede Art von Wissen geeignet. Tief strukturierte Inhalte, rechtlich relevante Dokumente oder archivierungspflichtige Daten sollten in dedizierten Systemen wie SharePoint oder einem DMS verwaltet werden. Teams funktioniert am besten als Schnittstelle, nicht als Endlager für Unternehmenswissen.  

Fazit: Wissen sichtbar machen, wo es entsteht 

Microsoft Teams bietet eine große Chance, das informelle, dynamische Wissen im Unternehmen sichtbar und nutzbar zu machen. Entscheidend ist dabei, Teams nicht nur als Kommunikationskanal, sondern als echten Wissens-Hub zu verstehen: Eine Plattform, die verschiedene Quellen wie SharePoint Online, OneNote, Microsoft Stream, Viva Learning oder auch externe Anwendungen nahtlos integriert – genau dort, wo Menschen täglich arbeiten. 

Wenn Unternehmen klare Strukturen schaffen, Verantwortlichkeiten definieren und moderne Tools wie Copilot gezielt einsetzen, entsteht ein lebendiges, kontextbezogenes Wissensmanagement. 

Oder, um es mit Michaels Worten zu sagen:
„Früher musste ich mich erinnern, wo ich etwas gespeichert habe. Heute finde ich es einfach dort, wo ich es damals gesagt habe.“ 

Weiterführende Ressourcen 

Microsoft SharePoint Business & Technical Analysis: Ein umfassender Überblick über die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint im Unternehmen.