„Wir haben doch alles im Intranet.“

Diesen Satz hören viele Unternehmen, wenn es um Wissensmanagement geht. Und oft stimmt er sogar.

Die Informationen sind vorhanden, irgendwo in SharePoint, im DMS, Confluence, auf Fileshares, in Wikis, E-Mails oder auf Webseiten.

Das Problem ist also häufig nicht, dass Wissen fehlt, sondern, dass es über viele Systeme verteilt, unterschiedlich aktuell und im Arbeitsalltag nur schwer nutzbar ist.

Eine zentrale Wissensbasis erfordert deshalb nicht automatisch, alle Inhalte in ein neues System zu migrieren. Bestehende Quellen können über Konnektoren angebunden werden.

Das Wissen bleibt dort, wo es entsteht und gepflegt wird. Gleichzeitig wird es zentral auffindbar und nutzbar. Änderungen in den Quellsystemen fließen automatisch ein.

So entsteht eine Single Source of Truth, nicht zwingend als ein einziger Speicherort, sondern als ein zentraler und verlässlicher Zugang zum relevanten Unternehmenswissen.

Doch bevor Systeme angebunden werden, müssen Unternehmen zunächst eine grundlegende Frage beantworten:

Welches Wissen brauchen wir an welcher Stelle überhaupt?

Dazu gehört, bewusst zu ermitteln:

• In welchen Systemen liegt relevantes Wissen?
• Welche Quellen sollen in die übergreifende Suche einbezogen werden?
• Welche Inhalte werden für bestimmte Rollen, Prozesse oder Entscheidungen benötigt?
• Wie aktuell müssen die jeweiligen Informationen sein?
• Welche Inhalte sind verbindlich und welche lediglich ergänzend?
• Wer darf auf welche Informationen zugreifen?

Denn nicht jedes vorhandene Dokument ist automatisch relevantes Wissen. Und nicht jede Quelle sollte ungeprüft Bestandteil einer zentralen Wissensbasis werden.

Die technische Anbindung ist daher nur ein Teil der Aufgabe. Ebenso wichtig ist die organisatorische Auseinandersetzung mit den eigenen Wissensbeständen, ihrer Qualität und ihrem tatsächlichen Nutzen.

Ein guter Konnektor muss anschließend mehr leisten als einen einmaligen Import. Er sollte:

• neue und geänderte Inhalte inkrementell erkennen,
• definierte Aktualisierungszyklen zuverlässig abbilden,
• Berechtigungen aus den Quellsystemen übernehmen und berücksichtigen,
• unterschiedliche Dateiformate und Inhaltsarten verarbeiten,
• Änderungen nachvollziehbar und konsistent synchronisieren.

Gerade die Berechtigungen sind entscheidend: Eine zentrale Suche darf nicht dazu führen, dass Informationen sichtbar werden, auf die der entsprechende Nutzer keinen Zugriff haben soll.

Ich komme noch einmal auf meinen Eingangssatz zurück und differenziere den Begriff Intranet zunächst als ein Ort zur Ablage und Bereitstellung von Informationen.

Eine zentrale Wissensbasis schafft hingegen einen gezielten, sicheren und kontextbezogenen Zugang zu dem Wissen, das für eine konkrete Aufgabe tatsächlich benötigt wird.

Doch Wissen zusammenzuführen ist nur „die halbe Miete“. Denn selbst die beste Wissensbasis schafft noch keinen Mehrwert, wenn niemand die richtige Information im entscheidenden Moment findet.

Genau darum geht es im nächsten Baustein dieser Blogserie: Wissen nicht nur zentral verfügbar machen, sondern intelligent wiederfinden.