Wie Sie 60 % bis 90 % Ihrer Zeit für das Einspielen von Patches und Updates für Opentext Documentum for Life Sciences einsparen
Sep 11, 2018 | by Larissa Gräff | 0 Comments

Sie finden den Titel gewagt? Überzeugen Sie sich selbst, dass es sich nicht nur um Vertriebs- und Marketingzahlen handelt!

 

Ihre Plattform – OpenText D2 Documentum for Life Sciences

Mit Documentum for Life Sciences hat OpenText eine Lösung im Portfolio, die sich bei vielen Groß- und Mittelstandskunden im Einsatz befindet. Das vordefinierte, best practice-basierte Gerüst für Dokumentenmanagement-Anwendungen bietet in vier Modulen (Quality & Manufacturing, Research & Development, Electronic Trial Master File und Submission Store & View) vorkonfigurierte Möglichkeiten zur passgenauen Gestaltung. Damit haben Sie die Möglichkeit, nah am Standard zu bleiben und gleichzeitig all Ihre Prozesse direkt abzubilden.

Wenn Sie bereits D2 oder auch im speziellen Kunde von OpenText Documentum for Life Sciences (ehemals benannt als Life Science Solution Suite) sind, kennen Sie die Situation: In verschiedenen Workshops mit dem Business wurden die Anforderungen zu Projektbeginn klar definiert und anschließend in Konfigurationen umgesetzt. Möglicherweise haben Sie bereits Patches eingespielt? Oder Sie stehen zeitnah vor dieser Herausforderung? Ich kann an dieser Stelle bereits verraten: Händisch ist hier ein Aufwand von durchaus 40 Personentagen keine Seltenheit.

 

Herausforderung Patches und Updates einspielen

Vielleicht fragen Sie sich, ob Sie der Einzige sind, der hierin eine echte Herausforderung sieht.  Ich kann aus Erfahrung klar sagen: Die Herausforderung Patches und Updates einzuspielen begegnet uns bei vielen Kunden.

Ich gebe Ihnen gerne einen Einblick:

Derzeit befinden wir uns beispielsweise bei einem Top 30 Life Science Kunden in der Einführung der Module »Quality & Manufacturing« und »Research & Development«. Hierbei war im vergangenen Jahr im laufenden Einführungsprojekt auch die Installation des damals aktuellen Patches notwendig. Der Kunde nahm in dem bestehenden System bis heute eine Vielzahl an Konfigurationen vor. Dies stellte uns schließlich vor die Herausforderung, dass die Aufwände für die Konfigurationsanpassungen auf den neuen Patch im Projekt wesentlich höher gewesen wären als zuvor angenommen.

 

Das richtige Werkzeug für Patches und Updates

Wie begegnet man also der Herausforderung neuer Patches und Updates? Ich möchte Ihnen den Lösungsweg aufzeigen, den wir bei unserem oben bereits erwähnten Kunden eingeschlagen haben:

Hier bestand die Hauptherausforderung darin, dass sich mit einer neuen Patch-Version auch die Konfigurationsmöglichkeiten verändert haben. Konkret hieß das, dass sich möglicherweise innerhalb von D2-Regeln die Statusfelder oder die Namen änderten. Dies hat natürlich einen Einfluss auf die Applikation. Der Kunde hätte also alle geänderten Felder kontrollieren und im schlimmsten Fall händisch jede einzelne Konfiguration durchgehen müssen.

Wenn Sie ebenfalls eines oder mehrere Module von OpenText Documentum for Life Sciences im Einsatz haben, kennen Sie sich mit ihren Prozessen bestens aus und wissen, an wie vielen Stellen und Schrauben Sie möglicherweise gewerkelt haben. Bei unserem Kunden handelte es sich um 1.800 Stellschrauben, die zu überprüfen gewesen wären.

Noch im laufenden Projekt besprachen wir die Situation gemeinsam mit dem Kunden. Denn: Durch die Vielzahl an Konfigurationsmöglichkeiten bestand die Gefahr, dass der Aufwand unweigerlich sehr hochausfällt. Daher entschieden wir uns für die Entwicklung eines Werkzeugs, das es uns ermöglichte, einen Großteil der Arbeit zu automatisieren und so die Projektlaufzeit wesentlich zu verringern. Patches und Updates der D2-Anwendungen konnten auf diese Weise wesentlich schneller und einfacher eingespielt werden und zeitgleich durch Halbautomatismen die bestehenden Regeländerungen übernehmen.

Nun zurück zu unseren 60 % bis 90 % vom Anfang …

 

Wie Sie mit fme D2 Merging-Services 60 % bis 90 % Ihrer Zeit für Patches und Updates einsparen

Unser Kunde hatte 1.800 Konfigurationselemente. Im ersten Schritt war es dem fme Merging-Experten schnell gelungen, automatisiert 1.200 Konfigurationselemente zu prüfen und zusammenzuführen. Hat sich das neue Element im Vergleich zur vorherigen Version verändert? Nein? Dann wird es beibehalten.

Der monotone Vergleich der einzelnen Konfigurationselemente birgt ein großes Risiko für Fehler. Dieses Risiko wird durch den Einsatz unserer Experten minimiert und damit den möglichen Fehlern direkt entgegengewirkt.

Gleichzeitig kommt hier der positive Effekt einer direkten Einsparung zutage: Legen wir zugrunde, dass vorher für die Überprüfung pro Konfigurationselement zwei Minuten benötigt wurden, so lassen sich alleine hier fünf Personentage Aufwand einsparen!

Was passierte nun mit den übrigen 600 Elementen aus unserem Beispiel? Diese wurden auf verschiedene Eigenschaften untersucht, damit im Anschluss fundiert entschieden werden konnte, wie mit diesen weiter verfahren wird. Die dabei eingesetzten Experten waren speziell geschult und arbeiteten mit den bereits erwähnten Halbautomatismen-Regeländerungen, und verringerten auch hier die zeitlichen Aufwände.

In einem kleinen Teil der Elemente war schließlich noch eine manuelle Überprüfung notwendig. Wäre hier nicht eine 100 %ige Automatisierung möglich gewesen? Die Antwort ist nein, denn es gibt einfach Entscheidungen, die nicht maschinell getroffen werden können. Nichtsdestotrotz waren wir in der Lage, den Aufwand auf Kunden-Seite zwischen 60 % und 90 % geringer zu halten, als dies im Vergleich eines komplett manuellen Mergings notwendig gewesen wäre.

 

Mit fachkundiger Unterstützung der Herausforderung begegnen

Unsere fme Merging-Experten bringen Erfahrungen mit, die Sie bestens auf die Herausforderungen während eines Einspielens von Patches oder Updates vorbereiten und Fehlentscheidungen eliminieren.

Ein wichtiger Punkt hier ist die bereits erwähnte Verringerung der Fehleranfälligkeit: Durch eine händische Bearbeitung der Konfigurationselemente besteht ein deutlich höheres Risiko, als durch die eingesetzten Halbmechanismen, wie Sie von unseren Experten angewendet werden.

Die Nachvollzieh- und Reproduzierbarkeit gewährleistet außerdem das Einhalten von Validierungsrichtlinien in einem sehr viel höheren Maße als es mit der händischen Vorgehensweise möglich ist.

So unterstützen unsere Experten Sie dabei, zeitlich schneller und effizienter mit Patches und Updates voran zu kommen. Ein großer Vorteil dabei ist, dass sie zum einen auf das Tool geschult sind und zum anderen jahrelanges Documentum- und Life Science Know-How mitbringen.

Auf diese Weise sind Sie für jegliche aufkommende Herausforderung bestens gerüstet!

 

Und nun? Wann sehen wir uns?

Sie planen zeitnah einen oder sogar mehrere Patches einzuspielen? Oder haben Sie das Thema Patches und Updates gerade erst hinter sich, möchten aber für die Zukunft gerüstet sein? Lassen Sie uns sprechen!

Im ersten Schritt erörtern wir gemeinsam, wie wir Sie bestmöglich bei Ihrem Vorhaben unterstützen können – darf ich Sie dazu zu einem Kaffee einladen? Im zweiten Schritt verschaffen sich unsere Merging-Experten einen Eindruck über die Komplexität Ihrer Umgebung, um abzuschätzen, welche Aufwände tatsächlich notwendig sind.

Wir freuen uns auf IhreKontaktaufnahme und unser persönliches Kennenlernen!