Sep 23, 2016 | by Dirk Bode | 0 Comments

Documentum-logo

Interesting announcement from Alfresco. They started an aggressive > swap out program against Documentum pushing the fear that Documentum is going away or going south soon. First of all, Alfresco is a really good ECM platform – fme has been an Alfresco partner for many years. There might be good reasons for the one or the other company to decide to change their ECM platform within the next weeks or months, but it should have nothing to do with the OpenText acquisition. Fear has always been a bad advisor. Documentum is not going away any time soon, or why do you think OpenText payed 1,6 billion USD? They have to keep up the flow of maintenance money for quite some years to make the deal work.
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Aug 25, 2013 | by admin | 0 Comments

Exchanging documents with partners, agencies, or customers still carries a great potential for problems from the vantage point of corporate IT. Whenever large data volumes are exchanged via e-mail, this leads to bloated inboxes and results in inefficient processes (“Which one is the current version?”). An alternative frequently chosen by end users on their own initiative – cloud-based file sharing services such as Dropbox, Google Drive, etc. – is a CIO’s nightmare and has been so even well before the #Prism program was revealed. The fme File Exchange Platform provides companies with an easy-to-integrate alternative that meets compliance requirements.

Features generally expected of a file exchange platform:

As an employee of the company, I want to be able to…

  • log on using my standard corporate account, ideally via SSO,
  • exchange file collections with external users,
  • define which users have read or write access to the files,
  • upload/select documents from the local PC or the internal document management system,
  • add other files to a file collection and update or delete existing files, and
  • automatically notify users about new or modified files.

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Jul 18, 2013 | by admin | 0 Comments

Der Austausch von Dokumenten mit Partnern, Agenturen oder auch Kunden ist aus Sicht der Unternehmens-IT immer noch ein oft problematisches Feld. Der Austausch von großen Dateimengen per Mail “bläht” die Postfächer unnötig auf und führt zu ineffizienten Prozessen (“welche Version ist noch aktuell?”). Die von den Endanwendern in Eigenverantwortung oft gewählte Cloud-Alternative – die Nutzung von Cloud-basierten File-Sharing-Diensten wie Dropbox, Google Drive & Co – ist und bleibt nicht erst seit #Prism ein “Schreckgespenst” für viele CIOs. Die fme file Exchange Plattform bietet eine compliance- und integrationsfähige Alternative.

Die typischen Anforderungen an eine Dateiaustauschplattform lassen sich in der folgenden Form zusammenfassen:

Als Mitarbeiter des Unternehmens möchte ich…

  • mich mit meinem Standard-Unternehmens-Account anmelden können, am besten per SSO,
  • Sammlungen von Dateien mit externen Benutzern austauschen,
  • angeben können, welche Benutzer lesend oder schreibend auf die Dateien zugreifen können,
  • Dokumente vom lokalen PC oder dem internen Dokumenten-Management-System hochladen/auswählen können,
  • weitere Dateien zu einer Dateisammlung hinzufügen und vorhandene aktualisieren oder löschen können und
  • die Benutzer automatisch benachrichtigen, wenn neue oder geänderte Dateien vorhanden sind.

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Okt 19, 2012 | by fmaul | 0 Comments

In it’s latest Enterprise release Alfresco bridges the divide between it’s on premise server product and its cloud offering. The Alfresco cloud, that has been introduced in May 2012, provides an online collaboration platform that can be used to collaborate on projects without the need to set up and host an Alfresco server yourself.

Naturally, every company wants to keep their internal document management system as secure as possible and on premise systems are rarely opened up to the internet or even VPNs used by external partners.

With the latest version 4.1 Alfresco has introduced a Cloud Sync capability, which allows users of an on premise Alfresco Enterprise system to make documents available in the Alfresco Cloud and allow synchronization of changes in both directions. This enables the users to collaborate on select documents with external partners while business critical and confidential documents stay securely in the on premise document management system.

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Mai 24, 2011 | by G.Jagodzinski | 0 Comments

Das Verfahren zur Versionierung von Dokumenten in Alfresco über die Oberfläche von Alfresco Share stellt momentan aus der Endbenutzersicht einen suboptimalen Prozess in der Verwaltung der Arbeitskopien dar. Die Funktionen „Offline bearbeiten” und „Neue Version hochladen” ähneln der Checkin- und Checkout-Operationen, bekannt aus anderen Dokumenten Management Systemen (DMS) mit dem Unterschied, dass der Benutzer in Alfresco Share die Kontrolle bei der Bestimmung des Speicherortes besitzt. Die Wahl des Speicherortes erfolgt über den Download-Dialog vom Browser.

Das bedeutet, dass vom Alfresco-System während des Checkout-Vorgangs nach der Sperre des Dokuments nicht sichergestellt ist, wo und ob sich dieses überhaupt im lokalen Benutzersystem befindet. Das führt zu eventuellen Zeitaufwänden beim Wiederauffinden des gewünschten Dokuments. Außerdem zwingt die Funktionalität die Benutzer indirekt zur Erstellung und Pflege ihrer jeweils eigenen internen Ordnerstruktur, um die Arbeitskopien übersichtlich und geordnet zu verwalten.

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Jan 20, 2010 | by fmaul | 0 Comments

Seit kurzem ist die Enterprise Content Management Plattform Alfresco in der Version 3.2 verfügbar. Neben einer Reihe von Neuerungen, wie der neuen Records Management Komponente und der Unterstützung zur E-Mail Archivierung, sind auch viele Detailverbesserungen in diese Version eingeflossen. Einige interessante Aspekte werden im Folgenden näher betrachtet.

Records Management

Passend zu Alfresco 3.2 wurde ein neues Records Management Modul von Alfresco veröffentlicht, das nach DOD5015.2-Standard zertifiziert wurde. Es ermöglicht den Ablage- und Archivierungsprozess von Dokumenten zu steuern und nachvollziehbar zu dokumentieren, um eine rechtsichere Ablage von geschäftsrelevanten Informationen zu gewährleisten. Einen Überblick über die Zielsetzung und Funktionen dieses Moduls bietet der Alfresco Webcast zu Records Management.

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Feb 27, 2009 | by admin | 0 Comments

archivelink_011

Alfresco und SAP- passt das wirklich zusammen? Die Antwort ist: “Ja – it’s possible!” Als Open-Source-ECM-System im Jahr 2005 gestartet, blickt Alfresco auf eine erfolgreiche Historie zurück, denn wie im amerikanischen als auch europäischen Raum ist Alfresco mit seinem Produkt erfolgreich.

SAP als weltweit führender ERP Hersteller aus Walldorf hat mit seinen Anwendungen von SAP R/2 (Hostorientiert) über SAP R/3 bis zum heutigen SAP ERP eine umfassende Lösungssuite für – fast alle – betriebswirtschaftlichen Belange. Nur die Ablage von prozessrelevanten Dokumenten hat SAP – obwohl viel Technologie im SAP ERP vorhanden – nie hinreichend gelöst. Nicht umsonst ist Deutschland einer der größten Märkte für ECM Anbieter, die auch i.d.R. eine SAP Integration anbieten. Die Idee: Basierend auf unseren Erfahrungen und technischem Know-how mit Alfresco, ergänzt um die OEM-Lösung eines unserer Partnerunternehmen, eine Schnittstelle zwischen SAP ERP und Afresco zu schaffen.
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