Seit 30 Jahren im Beratungsgeschäft

Wie funktioniert Migration nach OpenText Content Management for SAP SuccessFactors – automatisiert und sicher?

Bringen Sie HR-Dokumente und Metadaten aus verteilten Ablagen und Altsystemen in eine zentrale, integrierte Personalakte in SAP SuccessFactors – mit einer Migration, die DSGVO, Audit und Betriebsrat mitdenkt.

  • Toolgestützt statt Eigenbau: Migration mit unserem bewährten Tool migration-center
  • Best Practices inklusive: Vorgehensmodell, Templates und Projektbegleitung aus vielen HR-Migrationsprojekten.
  • Compliance & Nachvollziehbarkeit: Retention/Fristen, Berechtigungen, Audit Trail – mit dokumentierter Migration.

 

 

 

Websession buchen: HR-Aktenmigration

Warum HR-Aktenmigration gerade jetzt schwierig ist

 

In vielen Unternehmen sind HR-Dokumente historisch gewachsen und über Länder, Standorte und Teams verteilt – mal auf lokalen Laufwerken, mal in Shared Services, mal in Altsystemen aus früheren M&As. Dadurch fehlt eine konsistente Personalakte, Auskunfts- und Einsichtspflichten werden zum Zeitfresser und Fristen in Verträgen oder Aufbewahrungsregeln lassen sich nur schwer zuverlässig steuern.

Aus IT-Sicht ist die Migration besonders anspruchsvoll, weil hochsensible Personaldaten DSGVO-konform, sicher und nachvollziehbar übertragen werden müssen – oft aus mehreren Quellsystemen gleichzeitig. Eigenentwicklungen sind teuer, schwer zu warten und häufig nicht auditfähig genug; gleichzeitig steigen Aufwand und Risiken, solange alte Systeme parallel betrieben werden müssen und Security-/Compliance-Vorgaben sauber eingehalten werden sollen.

Welche Vorteile bietet eine toolgestützte Migration mit migration-center?

 

Vorteile für HR

  • Automatisierte Erkennung von HR-Dokumententypen bei der Migration
  • Eine konsistente, globale Personalakte (berechtigungsbasiert)
  • Weniger Admin-Aufwand durch standardisierte Workflows & Rollen
  • Schneller reagieren bei Auskunftspflichten, Audits, Rückfragen
  • Mitarbeiter-Self-Service (wo sinnvoll) für Dokumente und Prozesse
  • Sie haben wieder Zeit für Ihre eigentlichen Aufgaben (MA-Entwicklung)

Vorteile für IT

  • Weniger Schnittstellen-/Skript-Wildwuchs
  • Governance/Retention/Legal Holds unterstützt → audit readiness
  • Skalierbarer SaaS-Ansatz, reduzierter Infrastruktur- und Betriebsaufwand
  • Zahlreiche Projekte haben gezeigt, dass bis zu 80 % Zeitersparnis gegenüber individuellen Lösungen erreicht werden
  • Viele Migrationsprojekte mit dem migration-center erreichten bis zu 60 % Kosteneinsparung gegenüber Eigenentwicklungen und OpenSource Frameworks

Was sind die Bausteine für Ihr erfolgreiches Migrationsprojekt?

 

Content Migration Services

  • Quelllandschaft aufnehmen (Systeme, Shares, Archive, Länderablagen)
  • Dokumenttypen/Metadaten/Aktenlogik definieren (inkl. Fristenanforderungen)
  • Berechtigungen & Rollenmodell in der Migration berücksichtigen
  • Testkonzept, Validierung, Cutover, Abnahme, Dokumentation

Toolunterstützung – migration-center Special Edition

  • migration-center Lizenz inkl. Adapter for OpenText Content Management
  • Best-Practice Templates (Dokumenttypen, Regeln, Vorgehen, Prüfprotokolle)

Prozessbegleitung & Projektmanagement

  • Stakeholder-Management (HR, IT, Datenschutz, ggf. Betriebsrat)
  • Quality Gates, Risikomanagement, Change-Kommunikation

Wie wird aus Unsicherheit ein planbares Projekt?

  1. Blueprint Websession (kostenlos): Zielbild, Quellen, Risiken, Quick Wins, nächste Schritte.
  2. Assessment & Migrationsdesign: Aktenstruktur, Dokumenttypen, Metadaten, Rollen/Berechtigungen, Retention-Anforderungen.
  3. Pilotmigration (Proof of Value): Reale Daten, echte Dokumenttypen, Validierung durch HR/IT, Anpassungen.
  4. Industrialize & Scale: Regeln, Automatisierung, Protokolle, QA/Checks, Performance.
  5. Cutover & Übergabe: Abnahme, Abschlussdokumentation, Stilllegung Alt-Systeme (falls geplant).

fme macht aus HR‑Aktenmigration nach OpenText Content Management for SAP SuccessFactors keine einfache „Dateiübertragung“, sondern eine auditfähige, wiederholbare Transformation – toolgestützt mit migration-center, mit sauberer Aktenlogik, Metadaten, Berechtigungen und Fristen.

Damit entsteht eine integrierte Personalakte, die Personalverantwortliche wirklich entlastet und IT‑, DSGVO‑ sowie Audit‑Anforderungen zuverlässig standhält – ohne teure Eigenentwicklung und ohne Migrationschaos.

Als erfahrener OpenText-Partner mit über 30 Jahren Beratungsexpertise unterstützen wir Unternehmen dabei, hochkomplexe Migrationsprojekte sicher und effizient umzusetzen. Erfahren Sie mehr zu unseren Content Migration Services

Checklist

Kurz zusammengefasst

  •  Was migriert wird: HR‑Dokumente + Metadaten + Rechte/Retention
  • Quellsystem: Fileshare oder beliebiges ECM-System
  • Zielsystem: OpenText Content Management for SAP SuccessFactors
  • Ergebnis: auditfähig, nachvollziehbar, dokumentiert
  • Für wen: Personal- & IT-Verantwortliche in Unternehmen ab 1.000 MA
  • Warum fme: Produkt migration-center + Referenzen im Content-Migrationsbereich

Was sagen unsere Kunden zur fme und dem migration-center?

»Das Migrationstool hat unsere Erwartungen voll erfüllt. Es hat sich als sehr leistungsfähige Umstellungsplattform bewährt, mit der wir Dokumente aus allen möglichen Quellen sicher migrieren konnten. Dadurch sind wir bei Beratung und Entwicklung im Budget geblieben.«

Jean-Claude Olivier – Programm-Manager | CTIE

Zur Kundenreferenz

»Wir sind nach den ersten Erfahrungen, die wir in der Praxis in der Zwischenzeit sammeln durften, sehr zufrieden mit den Ergebnissen und den Mehrwerten, die durch die Nutzung der neuen Tools entstanden sind. Die Rückmeldungen der Mitarbeitenden sind sehr positiv. Wir haben noch viel vor in diesem Bereich! Die fme AG war und ist für uns auf diesem Weg ein starker Partner und hat uns hervorragend auf dem zugegebenermaßen nicht immer einfachen Weg unterstützt und wertvolles Know How mit eingebracht. Für die stets sehr vertrauensvolle Zusammenarbeit sind wir sehr dankbar. «

Patrick Schneider – Hauptabteilungsleiter Interne IT | Debeka

Zur Kundenreferenz

»Die zu überführende Datenmenge bewegte sich im Terrabyte Bereich. Wir hatten rund zwei Millionen Dokumente, die unter der wichtigen Voraussetzung, dass keine Daten verloren gehen, aus einer sehr verankerten Ablagestruktur nach OpenText migriert werden mussten. fme hat sich mit ihrem Produkt migration-center dieser äußerst komplexen Aufgabe angenommen und das Projekt kompetent und professionell zum Erfolg geführt.«

Achim Wilke – IT Project Manager | MAN Energy Solutions

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»Das migration-center war für die Übernahme der Altdaten optimal einsetzbar. Wir konnten damit den gesamten Dokumentenbestand filtern und nach unseren Vorgaben automatisch konvertieren. Alle Prozesse waren gut zu beherrschen und die Qualität der Ergebnisse hat uns überzeugt.«

Christoph Gedwien – interner IT-Berater | Open Grid Europe

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»Bei der Auswahl zwischen mehreren Produkten haben wir uns für die große Funktionsvielfalt des migration-centers entschieden. Das Produkt hat sich als sehr flexibel erwiesen und wir werden es dauerhaft für die Konsolidierung großer Datenbestände einsetzen.«

Bert Köhler – Projektleiter | RWE Dea AG

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»Die Delta-Migration ist der optimale Ansatz und das migration-center das richtige Werkzeug. Die Dokumente werden fehlerfrei, unter Einhaltung aller regulatorischer Auflagen und revisionssicher migriert. Während der Migration zeigen detaillierte Reports den Status und mögliche Fehlerquellen. Die Mitarbeiter von fme lösen trotz der beträchtlichen Komplexität und des großen Datenumfangs alle Herausforderungen sehr engagiert und professionell.«

Paul Yuhasz – Project Leader of the Migration | Boehringer Ingelheim

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Weitere Kundenreferenzen finden Sie in dieser Übersicht

Mehr zum Thema Migration nach OpenText Content Management (Extended ECM)

In einem Blogbeitrag beleuchten wir, wie unser Tool migration-center Inhalte in OpenText Content Management (Extended ECM) Business Workspaces migriert, da es sich technisch gesehen um Ordner innerhalb des Content Servers handelt, die normalerweise von der führenden Geschäftsanwendung gesteuert und erstellt werden. In vielen Projekten wurden die Arbeitsbereiche daher vor der eigentlichen Inhaltsmigration erstellt, damit das gesamte Migrationsprojekt reibungslos verlief.

→  Zum ergänzenden Fachbeitrag 

FAQ – Häufige Fragen zur HR-Aktenmigration

1. Welche Dokumente können migriert werden?
 Typisch sind Verträge, Zeugnisse, Zertifikate, On-/Offboarding-Dokumente, Performance-Unterlagen, Richtlinienbestätigungen u. v. m.

2. Wie migriere ich bestehende Attachments von SuccessFactors zu OpenText?
TBD

3. Wie wird die Compliance (Retention/Fristen) berücksichtigt?
 Im Zielsystem unterstützen Retention- und Compliance-Mechanismen die Audit-Readiness. In der Migration achten wir darauf, dass Metadaten/Strukturen so überführt werden, dass Governance-Regeln greifen können.

4. Wie stellen Sie Datenschutz und Sicherheit sicher?
 OpenText beschreibt u. a. Security mit Verschlüsselung, Access Controls und Audit Trails; wir ergänzen dies durch ein Migrationsvorgehen mit klarer Dokumentation, Rollen- und Protokollkonzept.

5. Müssen wir dafür individuell entwickeln?
Nein – unser Ansatz ist bewusst toolgestützt mit migration-center, um Custom-Scripting zu reduzieren und wiederholbare Qualität zu erreichen.

6. Wie gehen Sie mit Betriebsrat/Wirtschaftsprüfung um?
Durch nachvollziehbare Migration (Protokolle, Historie, Verfahrensdokumentation), saubere Berechtigungskonzepte und klare Regeln für Dokumenttypen/Fristen schaffen wir eine belastbare Basis für Abstimmungen.

7. Wie lange dauert so ein Projekt?
Das hängt stark von Quellen, Qualität, Volumen und Zielbild ab. In der Websession klären wir, ob ein Pilot der beste Start ist und wie Ihre realistische Timeline aussieht. Erfahrungsgemäß kann ein toolgestützter Ansatz bis zu 80% Zeit und bis zu 60% Kosten gegenüber individueller Eigenentwicklung sparen.

8. Gibt es Downtime bei der Migration?
Nein, durch sukzessives Delta-Scannen der Quellsysteme können Migrationsaktivitäten an Live-Daten durchgeführt werden, ohne den täglichen Geschäftsbetrieb zu beeinträchtigen. migration-center erfasst automatisch alle Änderungen an den Quell-Repositorys und integriert sie in den Migrationsprozess.

9. Was ist der häufigste Fehler in HR-Migrationsprojekten?
„Nur Dateien zu kopieren“ statt Aktenlogik, Metadaten, Rechte, Dubletten, Historie und Governance sauber mitzunehmen.

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Sabine Freyberg

Sabine Freyberg

Principal Consultant

Überzeugen Sie sich in einer kurzen Online Session wie das migration-center und unsere Migrations-Experten Sie dabei unterstützen, Ihr Migrationsprojekt zum Erfolg zu bringen – planbar, sicher und nachvollziehbar.

Ich freue mich darauf, Ihnen migration-center for SAP SuccessFactors live vorzustellen.

 

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