Deutsche Post World Net – Konzernarchiv der Deutschen Post

Herausforderung

Die Deutsche Post hatte sich das Ziel gesetzt relevante Dokumente zur Unternehmensgeschichte systematisch zu übernehmen, zu erschließen und zur Nutzung zur Verfügung zu stellen. Dabei mussten enorme Mengen vor allem analogen und auch digitalen Datenmaterials gesichtet, erfasst und langfristig erhalten werden. Das MRSC wurde aufgrund seiner Expertise in dem Umfeld Informationsmanagement beauftragt eine Lösung zu konzipieren, die diese Informationen effizient bereitstellt und somit wertschöpfend die Arbeitsprozesse unterstützt. Als erfahrener IT-Dienstleister stand ihm dabei die Braunschweiger fme AG zur Seite.

In Zusammenarbeit mit dem MRSC ermittelte die fme zunächst, welche Hardware-Kapazitäten geschaffen werden mussten. Nach der Installation der entsprechenden Hardware wurde die Konzernarchiv-Software an die Bedürfnisse angepasst und eingeführt. Im „Digitalen Archiv“ werden die einzelnen Dokumente über eine Webclient-Schnittstelle erfasst. Hierbei werden die Dokumente durch verschiedene Attribute beschrieben, so dass später eine detaillierte und umfangreiche Suchmöglichkeit gegeben ist.
Die Recherchefunktion wird zudem dadurch unterstützt, dass in der Ergebnisliste neben Dateiinformationen auch Vorschaubilder angezeigt werden, sofern Grafiken zu dem Gesuchten hinterlegt sind.

Die überschaubare Systemstruktur bietet die höchsten Sicherheitsstandards – nur registrierte und autorisierte User können auf das Archiv und ausschließlich auf die vom Archiv freigegebenen Datensätze zugreifen. Registrierte Nutzer haben über Single Sign-On vom konzernweiten Intranet Zugriff auf die für ihren Nutzerstatus freigegebenen Informationen des Archivs. Die Oberfläche steht in deutscher und in englischer Sprache konzernweit zur Verfügung. (Text gekürzt)