Telekom – Einführung eines digitalen Konzernarchivs

Herausforderung

Die Telekom hat sich zum Ziel gesetzt, relevante Dokumente zur Unternehmensgeschichte systematisch zu übernehmen, zu erschließen und Mitarbeitern zur Nutzung zur Verfügung zu stellen. In der Vergangenheit wurden Archivalien dafür weitestgehend analog archiviert. Kataloge über die Bestände einzelner Medientypen wurden mit Access-Datenbanken gepflegt. Damit war eine übergreifende Suche ausgeschlossen. Um das Archiv für die Zukunft zu wappnen und den Suchprozess zu optimieren evaluierte die Telekom in Zusammenarbeit mit Ihrer Geschäftskundentochter T-Systems Lösungen, die solche historischen Informationen vollständig elektronisch und effizient bereitstellt.

Die Anforderungen an eine solche Software waren vielfältig. Als Basis sollte ein modernes Dokumenten-Management-System dienen, das den Mitarbeitern des Archivs umfangreiche Recherchemöglichkeiten bietet. Obligatorische Anforderungen an das System waren eine Volltextsuche in den Inhalten digitaler Kopien und die Möglichkeit, digitale Bestände mit sehr unterschiedlichen Dateiformaten in das System zu übernehmen. Ebenfalls gewünscht wurde eine Ansichtsfunktion der digitalen Kopien (z.B. Fotos) mit verknüpfter Download- Möglichkeit sowie der ausdifferenzierte Export von Daten unter anderem aus Trefferlisten für unterschiedliche Anforderungen. Unter strengen Sicherheitsvorkehrungen sollte das digitale Archiv zudem für Mitarbeiter des Konzerns über das Intranet zugänglich gemacht werden. Zugelassene Benutzer sollten freigeschaltete Datensätze wie beispielsweise ältere Geschäftsberichte recherchieren, ansehen und in ausgewählten Fällen auch herunterladen können. (Text gekürzt)