Ausgangssituation
- Ablage von Dokumenten und Daten auf Fileservern (Abteilungs- und Projektablagen, Austauschbereiche und die persönliche Ablage verteilt auf verschiedenen Servern und den lokalen Endgeräten)
- Nicht von allen Endgeräten ist der Zugriff auf die Netzlaufwerke möglich, sodass ein Großteil der Anwender verschiedenen Umgebungen für ihre Arbeit benötigen
- Eine gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten zur besseren Zusammenarbeit ist nicht möglich, was einen erhöhten Abstimmungsbedarf bedingt
- Die Volltextsuche ist auf den FileServern nur bedingt möglich
- Keine Versionierung von Dokumenten
- Teilen von Dokumenten nur über ein Austauschlaufwerk oder den Mailversand möglich (doppelte Ablage / Redundanz)
- Parallele Ablösung des bisherigen Intranets mit Hilfe von SharePoint Online
- Lizenzen von Microsoft 365 wurden nicht voll genutzt
Zielsetzung
- Zugriff über verschiedene Endgeräte – jederzeit und von überall
- Reduzierung der Suchzeiten – aus »Suchen« wird »Finden«
- Sicherung der persönlichen Ablage auf den Notebooks senkt das Risiko des Datenverlustes insb. bei den rund 8.000 Außendienstmitarbeitern
- Kollaboration im Unternehmen fördern
- Unterstützung des Langzeitziels zur Abschaffung der Fileshares
Lösung
- Bestandsaufnahme und Detailanalyse auf Basis der Server-Landschaft und Dateiablagen (Ordnerstrukturen, Dateien: Formate, Volumen, Alter, etc.) mit Hilfe eines Analyse-Clients auf den Außendienstnotebooks und mit dem fme migration-center sowie der Unterstützung von Microsoft Excel
- Ausarbeitung der Konfiguration von SharePoint Online sowie der dedizierten Einstellungen des OneDrive-Clients auf den verschiedenen Endgeräten
- Vorstellung von SharePoint Online, OneDrive for Business und des fme migration-centers in Form eines Big Pictures unter Einbindung verschiedener Stakeholder (IT-Sicherheit, Datenschutz, Betriebsrat, Vertrieb, Abteilung für Berechtigungen)
- Beratung und Begleitung bei der Risikoanalyse der IT-Sicherheit und Umsetzung der sich daraus ergebenden Security-Maßnahmen (u.a. Exit-Strategien, Sicherheitskonzeption, Microsoft Purview Information Protection)
- Unterstützung in Fragen des Datenschutzes und bei der Erstellung von Datenschutzfolgenabschätzungen
- Unterstützung bei der Erstellung von Anwenderdokumentation und Unternehmenskommunikation
- Vorbereitung und Durchführung der strukturierten Tests hinsichtlich der OneDrive-Gruppenrichtlinien sowie der Einstellungen der SharePoint-Sites und Bibliotheken
- Begleitung des Rollouts von OneDrive for Business parallel auf drei Endgeräten für alle 16.000 Mitarbeiter
- Durchführung und Nachbereitung der Migration von Abteilungs- und Austauschablagen nach SharePoint Online mit Hilfe des fme migration-centers im Factory-Betrieb – über 100 Dateiablagen mit 9 TB Volumen und 9 Millionen Dateien
- Migration der persönlichen Dateiablage der VDI-Umgebung nach OneDrive für rund 12.000 Benutzer mit 2,1 TB Volumen und 4,4 Millionen Dateien an einem verlängerten Wochenende
- Reporting der migrierten Daten
Ausblick
Mit der Dokumentenablage in Microsoft 365 wurden Grundlagen geschaffen für die Implementierung von KI für ein modernes Wissensmanagement sowie der Dekommissionierung veralteter DMS-Applikationen. Die Integration von OneDrive und SharePoint Online legt den Grundstein für eine umfassende Prozessoptimierung und Automatisierung mithilfe der Microsoft Power Platform.
Technologie
- SharePoint Online
- OneDrive for Business
- Microsoft Purview Information Protection
- fme migration-center