Zielsetzung für das Projekt
Dieser unstrukturierte Ansatz führte dazu, dass der Speicherplatz von SharePoint Online an die maximale Grenze gestoßen war. Gleichzeitig verfolgt MEDIA Central weiterhin das Ziel, die klassische Dateiablage auf dem vorhandenen FileServer durch SharePoint Online zu ersetzen und Sharepoint Online als Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die kollaborative Zusammenarbeit zu etablieren.
Eine der größten Herausforderungen bestand darin, dass nur noch wenige Gigabyte an Speicherplatz zur Verfügung standen. Um die SharePoint-Plattform zu entlasten und kostspielige zusätzliche Speicherabonnements zu vermeiden, mussten effiziente Lösungen zur Optimierung und Datenbereinigung entwickelt werden.
Lösung
Mit Unterstützung der fme AG wurde eine umfassende Bestandsaufnahme der bestehenden Microsoft-365-Umgebung bei MEDIA Central durchgeführt. Dabei wurden die aktuellen Strukturen und Nutzungsmuster analysiert, um Optimierungspotenziale zu identifizieren.
Auf Basis der Analyse erarbeitete die fme konkrete Handlungsempfehlungen für Härtungs- und Optimierungsmaßnahmen. Ziel war es, die Microsoft-365-Umgebung nachhaltig zu strukturieren, die Speicherproblematik zu entschärfen und eine langfristig stabile Grundlage für die Nutzung von SharePoint Online als DMS zu schaffen.
Ein wesentlicher Bestandteil der Lösung war die Identifizierung der größten Speicherfresser – insbesondere unzählige Versionen von PowerPoint-Präsentationen. In diesem Zusammenhang entwickelte die fme ein Konzept für eine optimierte Versionierung und unterstützte MEDIA Central aktiv bei der Implementierung dieser Richtlinien, um die Entstehung übermäßiger Datenmengen künftig zu verhindern.
Ausblick
Kurzfristig plant MEDIA Central, SharePoint Online unternehmensweit für sämtliche Fachbereiche zu nutzen und sich vollständig von der klassischen Dateiablage auf dem Fileserver zu trennen. Zudem wird eine Lösung zur Archivierung implementiert, um eine nachhaltige Datenstruktur zu gewährleisten. Mittelfristig wird die KI-Readiness des Unternehmens vorangetrieben. In diesem Zusammenhang spielen Microsoft 365 und die darin gespeicherten Inhalte eine zentrale Rolle, um zukünftige KI-gestützte Prozesse optimal zu unterstützen.
Technologie
• Microsoft 365 (insbesondere Teams, SharePoint, OneDrive)