29 Aug 2012 | von Florian Lippert | 0 Kommentare

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie sitzen im Zug und benötigen spontan ein Dokument aus dem zentralen Dokumenten Management System (DMS) Ihres Unternehmens. Bei einem Blick auf Ihre UMTS-Verbindung stellen Sie jedoch fest, dass diese sehr instabil ist und immer wieder zusammenbricht. Dieser Umstand bringt eventuell die Tatsache mit sich, dass Sie während des Downloads des Dokumentes die Verbindung verlieren und den Vorgang, angefangen beim Einwählen in das System bis hin zum Starten des Downloads, erneut durchführen müssen – dies eventuell sogar mehrere Male bis das Dokument zur Verfügung steht.

Basierend auf dieser Ausgangsituation wurde in der fme AG ein Service entwickelt und eingerichtet, der dem Benutzer erlaubt, Dokumente per E-Mail aus dem DMS abzurufen. Dieser Service setzt im Wesentlichen vier Anforderungen voraus:

  • eine Verbindung des E-Mail-Clients zum Mail-Server der Firma
  • ein Postfach, das die Anfragen entgegennimmt
  • ein Dokument muss eindeutig identifiziert werden können
  • Zugriffsrechte auf das benötigte Dokument

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27 Jan 2011 | von adoerks | 0 Kommentare

Anforderungen an eine E-Mail Management Lösung

Nahezu jedes Unternehmen kommuniziert in der heutigen Zeit über das Medium E-Mail. Alle denkbaren Dokumentarten werden auf dem elektronischen Postweg sowohl unternehmensintern als auch zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht. Diese Praxis bietet enorme wirtschaftliche Vorteile, allerdings birgt sie auch Risiken, denn die gesetzlichen Vorschriften, u.a. aus dem Handels- und Steuerrecht oder dem Datenschutzrecht gelten selbstverständlich auch für das E-Mail-Format. Zum Beispiel wurde im Jahr 2004 ein Manager einer Großbank zu 18 Monaten Haft verurteilt, weil er per E-Mail Mitarbeiter dazu aufgefordert hatte, aufbewahrungspflichtige Unterlagen zu vernichten. Unternehmen werden nach dem Gesetz verpflichtet, Inhalte von E-Mails entsprechend der jeweils gültigen Aufbewahrungsfristen einerseits aufzubewahren und andererseits, beispielsweise im Zuge einer Steuerprüfung, unverzüglich vorlegen zu können. Darüber hinaus sind Unternehmen gut beraten, rechtsrelevante Inhalte von E-Mails aus Eigeninteresse aufzubewahren, um im Fall eines Rechtsstreits eine lückenlose Dokumentation der Geschäftsprozesse vorlegen zu können. Die genannten Anforderungen stellen viele Unternehmen vor eine enorme Hürde, da die wenigsten mit dem Einzug des Mediums E-Mail die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Erfüllung der Anforderungen in die Geschäftsprozesse eingeführt haben.

Der Einsatz von EMC SourceOne hilft Unternehmen dabei, die Anforderungen an das E-Mail Management zu erfüllen. Ein Großkunde der fme AG legt beispielweise den Anforderungsschwerpunkt im Thema E-Mail Management auf das stringente Löschen von E-Mails nach Ablauf einer definierten Aufbewahrungsfrist, um auf eDiscovery Fälle vorbereitet zu sein. Die Konzeption und Umsetzung für nahezu 100.000 Postfächer verlangt eine stringente Projektplanung und ein durchdachtes Rolloutkonzept sowie eine exakte Konfiguration von EMC SourceOne.

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25 Nov 2010 | von lvornholt | 0 Kommentare

Die neue Volltext-Suche von Documentum heißt xPlore und ist dem Einem oder Anderen vielleicht unter DSS (Documentum Serach Service) bereits bekannt. xPlore ist seit dem 01.11.2010 mit der Version 1.0 verfügbar (Documentum6.5 SP2 oder neuer) und soll die bisherige Suche „FAST“ ablösen. FAST wird ab Ende 2011 nicht mehr in Documentum Umgebungen supported. Hier ein erster Eindruck von xPlore und einige Unterschiede zu FAST.

 

xPlore besteht aus zwei Komponenten: dem Index Agent und dem Index Service. Der Index Agent exportiert Daten und Dokumente nachdem diese geändert wurden und stellt sie dem Index Service zum Indizieren zur Verfügung. Der Index Service baut auf Lucene und EMC´s xDB auf. Lucene ist ein OpenSource Softwareprojekt von Apache und basiert auf einem Java Suchmaschinen-Framework, mit dem Text-Indizes erzeugt und durchsucht werden können.

 

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11 Dez 2009 | von adoerks | 0 Kommentare

Das Thema Dokumentensicherheit rückt immer weiter in den Vordergrund. In der Vergangenheit gab es vor allem im Datenschutzbereich zahlreiche Fälle, in denen nicht autorisierte Personen Zugang zu vertrauenswürdigen Informationen erhielten, entgegen dem Interesse des Unternehmens!

Unternehmen verfügen häufig über ein aktives Berechtigungssystem. Hierdurch wird sichergestellt, dass nur berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf sensible Daten erhalten. Sobald sensible Informationen jedoch das Unternehmen verlassen, besteht kein Schutzmechanismus mehr, eine Zugriffskontrolle ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich.

EMC² IRM verhilft ihrem Unternehmen zu mehr Sicherheit im Umgang mit geheimen und vertraulichen Informationen. Durch die Nutzung von aktuellen Verschlüsselungsverfahren in Kombination mit kontrollierbarem Datenzugriff werden potentielle Risiken wie z. B. Schäden aus Wirtschaftsspionage oder Datenschutzvergehen deutlich reduziert. read more

24 Nov 2009 | von cmeier | 0 Kommentare

Die Reduzierung von Kosten und Risiken ist heute eine zentrale Aufgabe, die in allen Unternehmensbereichen Einzug hält. Eine der größten Herausforderungen ist die sich ständig ändernden Anforderungen zeitnah mit geringen Ressourcen in den Unternehmensanwendungen umzusetzen. Durch diese Gegebenheiten müssen neue Anwendungen dynamischer, konfigurierbarer und prozessorientierter sein als bisherige Lösungen. EMC präsentiert mit xCP in der Version 1.0 eine neue Plattform, die dieser Herausforderung gewachsen ist und dadurch zu Optimierungen wie auch Kosteneinsparungen beitragen kann.

Das Akronym xCP steht für xCelerated Composition Platform und besteht in der Version 1.0 aus Documentum Produkten, die in der Version 6.5 verfügbar sind. Des Weiteren umfasst die Plattform Deployment Tools, eine Beispielapplikation und Best Practices, um Anwendungen mit bewährten Vorgehensmodellen schneller zu entwickeln. read more