Please help yourself – wie Self-Service BI zu neuen Erkenntnissen führen kann (Teil I)
Mai 16, 2019 | by Eva Koeppe | 0 Comments

Please help yourself - wie Self-Service BI zu neuen Erkenntnissen führen kann

Neulich beim Kunden: ein Kennzahlen-Dashboard soll aufgebaut werden. Wir führen gerade ein erstes Gespräch, stellen vorhandene Lösungen vor, präsentieren die verwendete Software. Es entwickelt sich ein Dialog, zunächst über fachliche Inhalte, dann über die Funktionen der Software, was wie sehr oft in einer Frage mündet: „Wir können dann ja auch selbst Änderungen durchführen und Grafiken erstellen, oder?“ Hmmmmm. Jein. Und auch ganz wichtig: „Auf jeden Fall müssen wir Daten aus Excel dazu laden können, geht das?“ Ja… theoretisch schon. Dann folgt der nächste Klassiker: „Außerdem dauern die Prozesse in der IT-Abteilung zu lange, wir können nicht wochenlang warten, bis neue KPIs visualisiert werden“.

Diese Anforderungen finden wir so oder ähnlich bei den meisten unserer Kunden wieder, die wir im Business Intelligence (BI)-Umfeld beraten. Viele haben ein hohes Bedürfnis danach, Grafiken und auch Daten selbst erstellen bzw. bearbeiten zu können. Dann fällt oft der Begriff „Self-Service BI“, wenn auch nicht jeder das gleiche Verständnis davon hat, was sich hinter dem Begriff verbirgt und welche Themen noch dahinterstecken, wenn es darum geht, die Anwender selbst ran ans Werk zu lassen. Dass es immer wieder Anfragen dazu gibt, zeigt auch, wie wichtig es für unsere Kunden ist, selbst tätig werden zu können. Doch warum ist das so?

Unsere Blogserie soll hier etwas Licht ins Dunkel bringen – wir wollen mit den Begriffen aufräumen und beispielhaft erläutern, was für uns das Thema Self-Service BI in der Praxis bedeutet und welchen Nutzen das für unsere Kunden bringen kann. In diesem Sinne: please help yourself and enjoy reading!

Was bedeutet Self-Service denn konkret?
Jeder, der „irgendwie“ mit Business Intelligence zu tun hat, wird schon früher oder später über den Begriff gestolpert sein und wird sich seine eigenen Gedanken dazu gemacht haben, arbeitet eventuell sogar in einem Umfeld, in dem eine Self-Service BI Umgebung aufgebaut ist. Aber wie genau wird das Thema offiziell definiert?

Das Forschungs- und Beratungsinstitut BARC [1] und die herstellerunabhängige Community TDWI [2] beschreiben Self-Service BI folgendermaßen:

  • Als Self-Service BI werden die Tätigkeiten beschrieben, die von den Fachbereichsanwendern durchgeführt werden, anstatt sie an die IT weiterzugeben
  • Die Anwender (aus einem nicht-technischen Umfeld) bekommen direkten Zugriff auf die Daten, um selbstgesteuert Erkenntnisse zu gewinnen und um Analysen und Visualisierungen durchführen zu können
  • Das erfolgt durch den Einsatz von Business Intelligence-Tools, die in der Anwendung einfach genug sind, sodass die Anwender nicht auf die Dienste von Data Scientists oder die IT-Abteilung zurückgreifen müssen
  • Das Ziel ist, Anwendern von BI-Tools gleichzeitig mehr Freiheit und Verantwortung zu ermöglichen
  • Diese Vorstellung von der Unabhängigkeit der Anwender und Selbstversorgung mit Unternehmensdaten führt zu einer Dezentralisierung der BI im Unternehmen

Herr der Daten
Warum wird es aber für die Fachbereiche immer mehr vonnöten, ihren eigenen Datenzugriff zu bekommen, ihre eigenen Analysen zu erstellen, ihre eigenen Daten integrieren zu können?

In einer (wirtschaftlichen) Welt, in der immer schneller und immer öfter Entscheidungen getroffen werden müssen, benötigen Mitarbeiter den permanenten und vollständigen Zugriff auf die Daten, die eine Entscheidungsgrundlage bilden. Ändern sich die Zusammenhänge oder ergeben sich kurzfristig neue Konstellationen, müssen die Fachbereiche in der Lage sein, schnell selbstständig agieren zu können, um die richtigen Erkenntnisse zu ermitteln und die richtigen Entscheidungen daraus abzuleiten.

Müsste dazu erst der Umweg über die IT-Abteilung genommen werden, in der sich oftmals gerade in großen Unternehmen die Realisierungszeiten durch vorgegebene Prozesse oder Überlastung der IT-Abteilung auf mehrere Tage oder gar Wochen erstrecken, bis Änderungen produktiv gesetzt werden können, sind die Daten bereits veraltet und ein eventueller Wettbewerbsvorteil verloren.

Unabhängig von der Datenverfügbarkeit bzw. des Time-to-Market spielt der Erkenntnisgewinn eine sehr große Rolle: die Fachbereiche kennen ihre Daten und besitzen das nötige Wissen, um diese zu interpretieren – das ist Bestandteil ihrer täglichen Arbeit. Die IT kann immer nur das umsetzen, was ihr durch die Fachbereiche beschrieben und beauftragt wird. Ein vollständiges Bild über die Zusammenhänge fehlt, was aber auch nicht zu den Aufgaben der IT-Abteilung gehört. Sind die Fachbereiche aber in der Lage, die Daten frei zu verknüpfen, neue / lokale Daten hinzuzuspielen und eigene Analysen aufzubauen, können sich vielfältige neue Erkenntnisse ergeben.

Wie hängen BI-Funktionen und Erkenntnisgewinn zusammen?
Wie kann man jetzt den Fachbereichen die eigene, vollumfängliche Einsicht in die Daten ermöglichen?
In gängigen Business Intelligence-Modellen findet man viele Funktionen, die in Abhängigkeit der Anforderungen und der Rolle des Anwenders komplexer und somit umfangreicher werden – aus unserer Sicht beginnt Self-Service genau dann, wenn durch den Anwender etwas Neues erarbeitet oder etwas Vorhandenes so verändert wird, was vorher nicht existiert hat – somit ist auch der Erkenntniszuwachs möglich.
Um diesen Zusammenhang zu verdeutlichen, schauen wir uns die folgende Skizze an:

BI
Abbildung: Steigerung der Erkenntnisgewinnung durch zunehmende Eigenverantwortung

 

Die Punkte (1) bis (3) beschreiben Funktionen der klassischen, traditionellen Business Intelligence, wie viele von uns sie kennen und tagtäglich anwenden:

Ich kann Empfänger eines Reports sein, der mir eine bestimmte Kennzahl liefert (1). Nicht mehr und nicht weniger – ich bin immer über den aktuellen Stand der Kennzahl per Mail informiert.

Vielleicht habe ich die Berechtigung, solche Reports selbst zu konfigurieren (2) – sprich ich kann die Parameter ändern oder die E-Mail-Empfänger anpassen. Erhöht den Erkenntnisgewinn nur leicht, weil ich die Filter anpassen kann – so kann ich den Bericht anstatt nach Regionen vielleicht noch nach Bezirken verschicken.

Außerdem habe ich Zugriff auf ein interaktives Dashboard (3) – dort kann ich nach Belieben filtern, ich kann die Daten aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten, mal aus der zeitlichen Perspektive, mal produktgetrieben. Dadurch erreiche ich schon viel und kann einige Rückschlüsse ziehen – allerdings bin ich, was die Kennzahlen und Darstellungen angeht, auf die Vorgaben angewiesen und kann ad-hoc keine eigenen Ideen einfließen lassen.

Ab Punkt (4) wird es dann spannend – ich habe die Möglichkeit, selbst eigene Analyseelemente in Form von Grafiken und Tabellen anzulegen, ich kann Dimensionen und Fakten so kombinieren, dass ich daraus weitere Einsichten ableiten kann – somit bin ich in der Lage, neue Zusammenhänge herzustellen, die mir und meinem Unternehmen Mehrwert liefern können.

Die Punkte (5) bis (8) stellen mir noch umfassendere Möglichkeiten zur Analyse bereit, was vom Einsatz wiederverwendbarer Masterelemente bis hin zum Einspielen eigener lokaler Daten (z.B. Excel) und der Bearbeitung des Datenmodells führt. Ich habe somit vollen Einblick in meine Daten und kann diese beliebig anreichern und aufbereiten, wiederum anderen zur Verfügung stellen, verteilen usw.

Last but not least
Sicherlich setzen diese Tätigkeiten einiges, nicht nur an Fachwissen, sondern auch an technischen Fertigkeiten voraus, und nicht jeder Anwender wird jede Funktion ausführen können.
Es gilt also, sich Gedanken über geeignet Rollenkonzepte zu machen.
Außerdem darf nicht unterschätzt werden, welchen Aufwand die Implementation einer Self-Service Umgebung im Unternehmen für die IT mit sich bringt (auch wenn diese später mal entlastet werden soll):

  • Auswahl eines oder mehrerer geeigneten BI-Tools – diese müssen anwenderfreundlich sein und den Anforderungen der verschiedenen Rollen, die es im Unternehmen gibt, gerecht werden
  • Konzeption und Aufbau der Data-Governance – Self-Service funktioniert nur dann, wenn man sich auf die Richtigkeit der Daten verlassen kann
  • Ein einfacher Zugang zu den Daten, sowie verständlich aufgebaute Grunddatenmodelle müssen Voraussetzung sein

Sind dies Voraussetzungen gemeistert, können Unternehmen durch die schnelleren Umsetzungszeiten in den Fachbereichen einen echten Mehrwert aus Self-Service BI generieren.
In unseren folgenden Blog-Beiträgen werden wir uns noch tiefer mit Self-Service BI auseinandersetzen und dabei folgende Aspekte beleuchten:

  • Self-Service BI aus Sicht des Business
  • BI-Funktionen im Detail
  • Einordnung der Qlik-Tools in Bezug auf Self-Service BI

 

Stehen Ihnen auch solche Hürden im Weg oder möchten Sie einfach Ihr System erweitern? Weitere Informationen rund um das Thema Business Intelligence (BI) finden Sie > hier

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[1] BARC: Forschungs- und Beratungsinstitut
[2] Herstellerunabhängige Community TDWI