BMW Group
Die BMW Group ist Hersteller von Automobilen und Motorrädern der Weltmarken BMW, MINI und Rolls-Royce. Sie produziert Fahrzeuge und Motoren in Werken in Deutschland, Österreich, Großbritannien, USA und Südafrika. Weltweit beschäftigt die BMW Group über 100.000 Mitarbeiter, davon 3.300 im Komponentenwerk Landshut.
Herausforderung
Die Zentrale Standortlogistik des BMW Werks Landshut entschied im Zuge einer Prozessverbesserung, die Verwaltung der Lieferbelege in das Dokumentenmanagement-System Documentum zu integrieren, welches bereits für viele andere Aufgaben im Konzern erfolgreich eingesetzt wird. Eine besondere Herausforderung dabei war die Überführung des bestehenden Volumens von ca. 750.000 Dokumenten aus dem alten System. Auch die Scanfunktion musste durch eine auf Documentum abgestimmte Lösung ersetzt werden, mit der die zehn betroffenen Mitarbeiter die 250–500 pro Tag eingehenden Belege schnell und einfach erfassen können.
Anforderungen
Das hohe Datenvolumen im alten System machte eine manuelle Datenmigration unmöglich.
Das neue Dokumentenerfassungs-System (Scanclient) sollte Formularmasken für die Eingabe der Metadaten je nach Unterlagenart bereitstellen und diese mit der entsprechenden Unterlage verknüpft automatisch in Documentum abspeichern. Zur Erhöhung der Effektivität sollte sowohl die Bearbeitung von einzelnen Dokumenten als auch eine Stapelverarbeitung möglich sein, und schließlich wollte BMW die Recherche nach Belegen von jedem der Rechner im Werk ermöglichen.
Lösung
Für die Realisierung des Scanclients fiel die Entscheidung auf die Dokumentenerfassungssoftware InputAccel der zur EMC Software Group gehörenden Firma Captiva. Anders als viele andere Scanlösungen lässt sich InputAccel nahezu frei auf die individuellen Bedürfnisse des Anwenders zuschneiden. So konnte fme mit geringem Aufwand die Formularmasken für die Verschlagwortung konfigurieren. Durch den Einsatz der InputAccel Documentum Exportfunktion stellte auch die automatische Ablage der gescannten Dokumente in Documentum kein Problem dar.
Die Grundlage für die Datenübernahme bildete das von der fme entwickelte Produkt fme migration-center. Im Rahmen des Projekts wurde die Datenstruktur analysiert, die Daten ausgelesen und mithilfe des migration-center-Moduls »Autoimporter« nach Documentum importiert. Dabei wurden Metadaten, Zugriffrechte und Ablagestruktur berücksichtigt und die entsprechenden Objekte in Documentum automatisch angelegt. Der stets mitlaufende Protokollierungsjob ermöglichte eine durchgängige Überwachung und Nachvollziehbarkeit der gesamten Migration.
Für die Recherche nach Belegen entwickelte fme eine webbasierte Suchmaske, die direkten Zugriff auf Informationen in Documentum bietet. Mit dieser einfachen Webapplikation können nun etwa 40 Mitarbeiter, die regelmäßig mit dem Programm arbeiten, an beliebigen Rechnern innerhalb des Werks komfortabel und ohne großen Aufwand nach Lieferunterlagen suchen, ohne dass dafür auf diesen Clientrechnern aufwändig Programme installiert werden müssen.
Benefit
Alle Informationen, Metadaten, Rechte und sogar die Organisationsstruktur konnten mit Hilfe des fme migration-centers automatisch eingespielt werden.
Durch die Captiva Scansoftware können die eingehenden Unterlagen den Systemanforderungen entsprechend erfasst und abgelegt werden. Die auf die Aufgabe genau zugeschnittenen Erfassungsmasken und die Möglichkeit zur Stapelverarbeitung entlasten die für das Scannen verantwortlichen Mitarbeiter und ermöglichen so eine zeitnahe Erfassung aller Belege. Da besonderer Wert auf die einfache Bedienbarkeit gelegt wurde, konnte das neue System schon nach einer kurzen Einweisung voll genutzt werden.
Die neue Suchfunktion ermöglicht den Zugriff von jedem Rechner im Werk. Da keine spezielle Software auf dem Clientrechner mehr nötig ist, können weitere Mitarbeiter einfach und ohne zusätzliche Lizenzkosten für die Suche frei geschaltet werden.
Schon heute wird der Effekt des Systems vom Einkaufsmanagement als besonders positiv bewertet, als ein großer Schritt in Richtung auf ein modernes und effizientes Einkaufshandling.
Technologie
- BEA Application Server 8.1
- Captiva InputAccel 5.1
- Documentum Content Server 5.2.5 SP1
- Documentum WDK 5.2.5 SP1
- fme migration-center 1.2