Boehringer Ingelheim – Massendaten sicher nach FirstDoc migriert

Herausforderung

Die Pharmabranche muss durch immer häufigere Änderungen bei Prozessen, Geschäftsfeldern oder durch Übernahmen immense Anpassungskosten tragen. Deshalb stellen Unternehmen ihre hochgradig individualisierten elektronischen Dokumenten-Management-Systeme (DMS) auf standardisierte Systeme wie CSCs FirstDoc um. Dafür müssen oft riesige Datenbestände mit komplexen Dokumentenstrukturen und einer umfangreichen Versionshistorie in das neue System migriert werden. Boehringer Ingelheim zeigt, wie das mit dem migration-center der fme geht.

Boehringer Ingelheim betreibt seit über 13 Jahren ein individualisiertes EMC Documentum-System mit über 12 Mio. archivierten Dokumenten. Diese müssen in das auf Documentum basierende FirstDoc migriert werden. Dabei gilt es, vor allem drei große Herausforderungen zu meistern:

• Die große Anzahl von 12 Mio. Dokumenten aus mehreren Unternehmensbereichen muss sicher und fehlerfrei, d. h. unter Einhaltung aller regulatorischer Auflagen und unter Wahrung der vollen Revisionsfähigkeit umgewandelt werden.
• Bei der Übernahme der Dokumente sollen die historisch gewachsenen und sehr unterschiedlichen Strukturen jedes Unternehmensbereichs berücksichtigt werden. Außerdem ist es erforderlich, die vorhandenen Dokument-Attribute mit den Anforderungen von FirstDoc abzugleichen und bei der Umsetzung auch die gleichzeitig verbesserten Businessprozesse abzubilden.
• Während der sechs Monate dauernden Migration wird ohne Einschränkungen weiter im Altsystem gearbeitet und auch alle in dieser Zeit bearbeiteten Dokumente sollen nach der Umstellung in der neuen Version sofort verfügbar sein.