Le Gouvernement du Grand-Duché de Luxembourg – Centre des Technologies de l’Information de l’Etat
Die Rolle des zentralen IT-Dienstleisters für den Luxemburgischen Staat wird vom Centre des technologies de l‘information de l‘Etat (CTIE) wahrgenommen. Neben der Bereitstellung von technischen Lösungen wie der allgemeinen Bürokommunikation für Organisationen des Luxemburgischen Staates übernimmt er auch planerische und koordinierende Aufgaben im Rahmen der Umsetzung der Verwaltungsreform.
Das Out-of-the-box-Programm migration-center für komplexe Bestandsdokumente
Das CTIE, Zentrum für Informationstechnologien des Staates Luxemburg, hat die neue ECM-Standardlösung für die ersten Verwaltungen bereits erfolgreich eingeführt. Dabei wurde für die vorhandenen Altlösungen nach dem besten Weg in die Neuorganisation gesucht. Für die Überführung der Bestandsdokumente in das Neusystem wurde das Out-of-the-box-Programm migration-center eingesetzt. »Wir haben die am Markt verfügbaren Tools geprüft und das migration-center für diese Projekte als das Beste ausgewählt«, erläutert Jean-Claude Olivier, Programm-Manager ECM des CTIE. Er benennt fünf Gründe, die für das migration-center ausschlaggebend waren:
- Es ist vielseitig konfigurierbar, funktioniert regelbasiert und erfüllt dadurch sämtliche Migrations-Anforderungen
- Es ist sehr flexibel nutzbar und wird der Komplexität und der Vielfalt der gewachsenen Strukturen gerecht
- Es ermöglicht eine konsistente Vorgehensweise für unterschiedliche Migrationsprojekte
- Es erlaubt eine sichere und automatisierte Migration von großen Datenbeständen
- Es sorgt für eine große Transparenz und garantiert die genaue Kontrolle der Migration
Schrittweise zur ECM-Migration
Die abgeschlossenen Migrationsprojekte wurden nach dem gleichen Vorgehensmodell umgesetzt. Zunächst wurde der vorhandene Dokumentenbestand sehr genau analysiert (Quellsystem, Anzahl der Dokumente, Dokumenttypen, Attribute, usw.). Darauf basierend wurde ein Mapping zur Abbildung der Bestandsdaten in SIDOC erstellt.
Aus der Beschreibung des Soll-Zustands ergab sich das Umsetzungskonzept, das nach und nach technisch spezifiziert wurde. Für die technische Umsetzung wurden für jeden Dokumenttyp und die jeweiligen Attribute im migration-center entsprechende Regeln definiert. In der sich anschließenden Testphase wurde mit einer geeigneten Testumgebung die Migrationsdefinition und Umsetzung geprüft. Dabei wurden die erarbeiteten Regeln mit allen Dokumenten verifiziert, von den Usern überprüft und bei Bedarf vorhandene Abweichungen korrigiert. Die Migration in das Produktivsystem erfolgte im nächsten Schritt in mehreren Phasen, um die Systeme nicht zu sehr zu belasten und den Usern ausreichend Zeit für die Validierung der Ergebnisse zur Verfügung zu stellen.
Einfache und komplexe Migrationen
Das CTIE musste bei den abgeschlossenen Projekten Dokumentenbestände aus unterschiedlich komplexen Strukturen und zum Teil mehreren unterschiedlichen Quellsystemen umstellen. So war ein Migrationsvorhaben mit 10.000 Dokumenten ein typisches, kleineres Projekt. Es wurde ausgewählt, um das Migrationstool genauer kennenzulernen und konnte bereits nach 1,5 Monaten abgeschlossen werden.
Beim nächsten, größeren Migrationsprojekt handelte es sich um ein komplexeres Vorhaben. Hier wurden aus dem Quellsystem Documentum 5.3 in sechs Monaten 500.000 Dokumente in sechs Teilmigrationen und sechs Testphasen umgesetzt. »Die Herausforderung lag darin, dass die komplette funktionale Logik des alten hierarchischen Systems in eine aufgabenbezogene Struktur überführt werden sollte. Dafür musste eine Vielzahl intelligenter Regeln entwickelt werden, um die Bestandsdokumente nach den Vorgaben eines neuen Aktenplans ablegen zu können«, berichtet der ECM-Programm-Manager des CTIE. Dabei galt es, eine recht komplexe Dokumentenstruktur umzusetzen. So mussten virtuelle Dokumente (»Virtual Documents«) mit mehreren Unterdokumenten aufgelöst und in eine neue Struktur von Einzeldokumenten überführt werden. Die Verbindung der so entstandenen Einzeldokumente erfolgte durch die gleichzeitige Verwendung der ursprünglichen Bezeichnung der virtuellen Dokumente sowie unter Verwendung von Relationen. Eine ähnliche Lösung wurde auch für E-Mails gewählt, die bisher mitsamt der Anlage in einem Dokument abgelegt wurden. Auch sie wurden in Einzeldokumente aufgelöst, separat indexiert und die Verbindung über die Dokumentennamen sowie Relationen beibehalten.
Leistungsfähiges und flexibles Migrationstool
Die Erfahrungen aus den erfolgten Umstellungen haben die erhoffte Leistungsfähigkeit und Flexibilität des Migrationstools bestätigt. »Wir waren mit dem migration-center in der Lage, auch komplexe Dokumentstrukturen sauber, sicher und nachvollziehbar zu migrieren. Das ist ein sehr großer Vorteil«, fasst Jean-Claude Olivier die Erfahrungen zusammen. Die Anforderungen etwa an die Umstrukturierungen der Dokumentenablage konnten mit dem vorhandenen Regelsystem erfüllt werden. Für weitergehende Anpassungen bietet das migration-center außerdem eine API-Programmierschnittstelle. Zusätzliches Know-how wurde von den Projektpartnern euroscript International und fme AG zur Verfügung gestellt. euroscript hat das CTIE im Rahmen der Analysetätigkeiten zu Migrationsvorhaben in den Verwaltungen sowie bei der technischen Umsetzung unter Einsatz des migration-center unterstützt.
Jean-Claude Olivier vom CTIE zieht ein sehr positives Fazit: »Das Migrationstool hat unsere Erwartungen voll erfüllt. Es hat sich als sehr leistungsfähige Umstellungsplattform bewährt, mit der wir Dokumente aus allen möglichen Quellen sicher migrieren konnten. Dadurch sind wir bei Beratung und Entwicklung im Budget geblieben.« Mehr Zeit als erwartet, benötige die Validierung der Ergebnisse durch die User. Er betont im Projektablauf die Bedeutung einer sorgfältigen Analyse: »Die Qualität der Analyse zu Beginn des Vorhabens entscheidet ganz wesentlich über den weiteren Verlauf und Erfolg des Projekts. Werden in dieser Phase beispielsweise Komplexitäten eines Dokumenttyps übersehen, so erhöht sich der nachträgliche Lösungsaufwand um ein Vielfaches.«
Technologie
- migration-center 3.2.3
- EMC Documentum D2
- File system (Windows)
